Запись об увольнении в трудовой книжке

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Запись об увольнении в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения

В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:

• на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
• сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
• раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.

Корректировки в бланках вкладышей такие:

• та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
• в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
• в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.

Требования к записям, заносимым в трудовую книжку

Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.

В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.

Правила оформления дубликата трудовой книжки

Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:

• а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;

• б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);

• в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;

• г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

• д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

• е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;

• ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.

Если работник увольняется, выдача трудовой книжки осуществляется в последний день его работы, тогда же делается запись об увольнении. Если выдача трудовой в дату увольнения невозможна, требуется направить работнику уведомление, что ему необходимо явиться и получить трудовую книжку, или дать согласие, чтобы ее отправили по почте. Отправление трудовой почтой возможно при письменном его согласии, причем по тому адресу, который указан работником в заявлении.

После того, как работнику направляется уведомление, касающееся получения трудовой книжки, работодателя освобождают от ответственности, связанной с несвоевременной выдачей трудовой книжки. При наступлении смерти работника, в трудовую книжку вносят соответствующую запись, касающуюся прекращения трудового договора, а затем выдают ее члену семьи работника. При неполучении работниками трудовых книжек и дубликатов, они продолжают храниться работодателем до востребования.

На основании каких документов делается запись об увольнении?

Документами для расторжения договора по соглашению сторон являются само соглашение, подписанное сторонами, и приказ об увольнении, на основании которого он издается. Допустимо отсутствие соглашения, если действие договора прекращается по личному заявлению работника.

Именно приказ и является основанием для внесения в трудовую книжку записи. Поэтому его реквизиты заносятся в четвертую графу и содержат:

• наименование документа (приказ);
• его номер и дату.

Кроме приказа основанием может являться иной нормативный акт организации, например, протокол общего собрания, либо решение. Сведения о нем обязательно отражаются в трудовой книжке.

Строгой формулировки текста записи не установлено, требованием лишь является указание причины увольнения и ссылки на нормативный документ. При этом не допускается использование сокращений. Рассмотрим несколько примеров записи в графе 3, и все они будут верными:

• Уволен по соглашению сторон, согласно пункту 1 части первой статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации;
• Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации;
• Уволен согласно пункту 1 части первой статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации (соглашение сторон).

Техническое оформление

• Числа вписываются арабскими цифрами, дата должна вноситься только в цифровом формате, недопустимо вписывать словесное название месяца;
• Вносить сведения необходимо, используя шариковую, перьевую или гелевую ручки. Чернила – черного, синего, фиолетового цвета. В тексте не должно быть сокращений;
• Зачеркивания запрещены. Исправления могут быть внесены только с указанием, что сведения недействительны;
• При формулировке текста нужно опираться на формулировки статей ТК РФ или иных законодательных документов с указанием номера статьи, части, пункта или абзаца соответствующего законодательного документа;
• Внося сведения о завершении действия договора (основание — инициатива работодателя), необходимо сделать ссылку на соответствующий пункт ТК РФ (при сокращении штата — на пункт Правил);
• Если иное не указано законом, договором или коллективным соглашением, то дата прекращения сотрудничества и будет последним днем работы увольняемого подчиненного в организации.

Неправильное внесение сведений об увольнении по сокращению и последствия

Важно Серьезным нарушением считается несвоевременное внесение информации в документ. Руководителю при этом нарушении грозит административное наказание по ст. 5.27 КоАП РФ.

Как нарушения рассматриваются неверно заполненные дата, должность и причина увольнения. Должна указываться дата увольнения (окончание действия трудового договора), а не дата внесения записи об этом и не дата издания приказа об увольнении работника.

Дата указывается без предлога «с» во избежание разночтений. Название должности должно полностью совпадать с прописанным в договоре. Формулировка причины может быть выбрана следующая: «уволен…», «договор прекращен…», «договор расторгнут…». Все три формулировки признаются верными.

Важно Нарушением будет считаться отсутствие внесенной информации о завершении трудового договора. По закону это означает, что подчиненный продолжает трудиться, следовательно, ему нужно регулярно начислять заработную плату. В свою очередь у сотрудника при отсутствии надлежащей записи могут возникнуть проблемы при устройстве на новое место.

Еще одним нарушением будет неверное исправление записи. Как указано в Инструкции (п. 1.2), если в трудовой (раздел «Сведения о работе») в исправления в графе №3 не вносилась формулировка «Запись за №… недействительна», а текст исправлялся любыми другими способами, то нарушение этого требования приведет к признанию документов недействительным.

Информация В некоторых случаях, если неправильно внесенная запись мешает точному расчету страхового стажа работника, то он имеет право обратиться в суд. Финансовые издержки по восстановлению трудовой в этом случае сотрудник может в судебном порядке возложить на нанимателя.

Порядок ведения трудовой книжки

Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.

Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).

Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).

В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).

Правила заполнения трудовых книжек в 2020 году

Основная часть документа, в которую вносится информация о трудоустройстве работника, а также его увольнении, представлена в виде таблицы, состоящей из 4 граф. Оформление ТК при увольнении сотрудника по собственному желанию выглядит следующим образом:

1. В первой графе указывается порядковый номер записи (кроме того, по всему документу проставлена «сквозная» нумерация).
2. Во вторую графу вписывается дата. Месяц и день должны быть обязательно проставлены двузначным числом, а год – только четырёхзначным (например, 06.02.2020).
3. В третьей графе записывается основная причина и основания, согласно которым работник увольняется. При этом, каждая из таких причин должна сопровождаться ссылкой на статью, пункт и номер части.
4. В последней, четвёртой графе, должны быть записаны реквизиты приказа о расторжении трудового договора нанимателя с сотрудником.

Под перечисленными основаниями со ссылками на статьи действующего законодательства РФ (обязательно проверьте, действует ли данное положение, не было ли она изменено или исключено из законодательной базы) работник-кадровик, который заполняет трудовые книжки ставит свою подпись вместе с подписью увольняемого сотрудника, выражая таким образом своё ознакомление и согласие со всеми перечисленными пунктами и причинами увольнения. После этого страница должна быть заверена фирменной печатью организации нанимателя, если таковая имеется.

Напоминаем, что все данные вносятся в документ с максимальной чёткостью и аккуратностью, ведь порой даже незначительная пометка или помарка может выступить основанием для судебных разбирательств в будущем.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1. При утрате книжки возникает необходимость восстановления записей. Куда может обратиться гражданин для получения дубликата?

В кадровом делопроизводстве наличие трудовой книжки является обязательным условием найма. Документ, утерянный физическим лицом, может быть восстановлен в форме дубликата на основании сведений ПФР, путем обращения к работодателям или по решению суда при ликвидации предприятия. Осложняет ситуацию условия внесения данных в ПФР. Сведения о трудоустройстве имеются в фонде только после введения персонифицированного учета. Обращение в ПФР или архив (при отсутствии более ранних данных в фонде) производится также через судебный орган.

Вопрос № 2. Может ли работник, отработавший 1 день, забрать трудовую книжку без записи?

При найме лица предприятие обязано в течение 5 дней записать в трудовую книжку сведения о приеме с ссылкой на приказ. Если текст о приеме внесен в документ, отмена записи не производится. При увольнении в периоде испытательного срока будет внесена соответствующая запись. Если работодатель не успел оформить полностью лицо, то прекращение трудовых отношений (по договоренности) может не быть подкреплено документально.

Причины по которым могут списать трудовые книжки

Все время пока сотрудник трудится в компании, в кадровом отделе хранится его трудовая книжка, а руководитель обеспечивает ее верное ведение и заполнение, которое регламентируется следующими законодательными актами:

• Приказом Минфина РФ №117н «О трудовых книжках» от 22 декабря 2003 года (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»);
• Постановлением Правительства РФ №225 от 16 апреля (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
• Постановлением Минтруда РФ №69 от 10 октября 2003 года (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219).

Новые правила ведения электронной трудовой книжки

В связи с появлением ЭТК на руководителей предприятий возлагается обязанность передавать в ПФР отчетность о деятельности своих сотрудников. Отчеты имеют формы СЗВ-ТД. Сегодня документ несколько видоизменился в сравнении с 2020 годом, в нем появились следующие разделы:

• Пятизначный код выполняемой функции согласно Общероссийскому классификатору занятий. Заполнение этой графы является строго обязательным.
• Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера или на территории, приравненной к нему, эта информация также заносится в ЭТК.

Заполнение формы производится для каждого сотрудника организации. Форма предоставления отчетности напрямую зависит от численности штата в предыдущем месяце (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):

• Если штат превышает 25 человек – оформление отчета по форме СЗВ-ТД осуществляется только в электронном виде.
• Если на предприятии работает менее 25 сотрудников, — можно подать отчет как в электронном, так и в бумажном виде.

Похожие записи:

• Как и зачем оформлять в собственность придомовую территорию
• Утрата права на УСН
• Возврат госпошлины при отказе от иска в ГПК и АПК