ФНС доработала формат универсального передаточного документа

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ФНС доработала формат универсального передаточного документа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Итак, новая форма УПД с 01.07.2021 года должна включать обязательный реквизит для счета-фактуры — строку 5а «Документ об отгрузке». Также в соответствии с Постановлением Правительства РФ №534 от 02.04.2021г. (об изменении счета-фактуры) нужно обновить некоторые графы.

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

• при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;

• при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

• 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;

• 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;

• 0510451 – требование-накладная;

• 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;

• 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;

• 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

• 0509211 – карточка учета капвложений;

• 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Законом допускается заполнение электронной формы УПД. Для этого нужно иметь квалифицированную ЭЦП всем сторонам сделки. Иных существенных требований не предусмотрено.

Заполнение электронной версии универсального передаточного документа не отличается от бумажного варианта — также нужно заполнять сведения, соответствующие статусу 1 или статусу 2.

Возможность применения электронных УПД должна быть прописана:

• в учётной политике предприятий;
• в договоре — в качестве одного из условий обмена документами.

В документе подробно описаны поправки в бланк, в графах ставятся новые данные, изменения в УПД с 1 июля 2021 года:

• 1 — порядковый номер строки с товарами, работами и услугами;
• 1а — наименование товаров, работ или услуг;
• 1б — код товара, указываемый при вывозе за пределы России на территорию ЕАЭС;
• 11 — номер партии прослеживаемого товара;
• 12 — код количественной единицы прослеживаемого товара;
• 12а — условное обозначение количественной единицы;
• 13 — количество прослеживаемого товара в соответствующих единицах.

Особые затруднения вызывает глава 5а.

Статус УПД – что это?

В универсальных передаточных документах статус является пояснением, и может применяться в следующих «качествах»:

• Статус Первый. Применяется при использовании универсальных передаточных документов как первичной документации и счета-фактуры;
• Статус Второй. Используется при применении УПД только в качестве первичной документации, исключительно для решения задач бухучета.

Соответственно, статус УПД указывает на то, какие цели поставлены перед универсальными передаточными документами в системе документооборота. Если при формировании УПД второй статус присваивается ошибочно, однако все требующиеся для СФ графы оформлены должным образом, применять универсальный передаточный документ для подачи на вычет разрешено. Конец формы

соответсьт

Универсальными передаточными документами со вторым статусом можно пользоваться:

• Комиссионерами, отгружая продукцию комитенту;
• Неплательщикам налога на добавленную стоимость. К примеру, предприятиям на упрощенной системе налогообложения. Т.к. работа с УПД не обязывает у расчету и выплате НДС.

Что изменилось с 01.07.2021

УПД – это счет-фактура, модифицированная добавлением в неё определенных дополнительных реквизитов, что позволяет универсальному передаточному документу совмещать элементы/функции СФ и ПД.

Изменения, внесенные в бланк счета-фактуры с 01.07.2021, действуют и для документальной формы УПД — необходимо учитывать корректировки, внесенные по причине предстоящего внедрения системы прослеживания определенных товаров, импортируемых на российскую территорию:

1. В новый бланк добавлена строка 5а, которая отображает информацию о соответствующем отгрузочном документе.
2. В табличную часть новой формы добавлена графа 1, в которой теперь фиксируются порядковые номера вносимых построчных записей.

Как заполнить с учетом новых правил

Если и счет-фактура, и первичная передаточная документация заменяются в конкретной организации универсальным передаточным документом, то указанному УПД всегда присваивается первичный статус (то есть статус 1).

При таком подходе все реквизиты УПД подлежат обязательному заполнению. Как известно, документ включает необходимые реквизиты первичной передаточной документации (это оговорено статьей 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011) и все обязательные реквизиты счета-фактуры (это регламентируется пунктом 5 статьи 169 Налогового кодекса РФ).

Если форма применяется исключительно как первичный документ, то такому УПД присваивается вторичный статус (то есть статус 2), что, в свою очередь, не предполагает обязательное заполнение всех его реквизитов. Строки, являющиеся необходимыми для счетов-фактуры, разрешено оставлять незаполненными в этом случае.

Если заполняется часть, которая отражает счет-фактурные реквизиты, её заполняют по правилам, регламентированным для счетов-фактур.

УПД подписывается руководителем и главным бухгалтером компании-продавца (как вариант, компании-исполнителя), а также работниками, отвечающими в этой компании за передачу/приемку ценностей (работ, услуг).

Кроме того, подписывается работниками, отвечающими за корректность оформления соответствующей сделки – как у продавца (исполнителя), так и у покупателя (заказчика).

Универсальный передаточный акт заполняют поставщики.

Если стороны работают по старой схеме, то порядок их взаимодействия таков: Исполнитель отгружает товары или выполняет работы или услуги, после чего заказчик их принимает. Если претензий нет, подписывают товарную накладную или акт. Только после подписания документации, подтверждающей факт поставки, выставляются платежные регистры — счет и счет-фактура для целей налогообложения.

Можно работать и по упрощенному варианту. Универсальный передаточный акт объединяет в себе функционал нескольких первичных документов. Некоторые поставщики соединяют в бланке реквизиты счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ.

Если заказчик не имеет претензий к отгруженным товарам, выполненным работам и услугам поставщика, то он подписывает УПД и сразу же оплачивает, не дожидаясь выставления отдельного расчетного регистра.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как скорректировать УПД, если в нем допущена техническая ошибка. Используйте эти инструкции бесплатно.

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2022 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Измененное УПД с 1 июля

С 1 июля 2021 года меняются формы счет-фактур, УПД, журналов их учёта, книг покупок и продаж. Это связано с вводом системы прослеживаемости импортных товаров.

ВАЖНО!!! ФНС не успела утвердить некоторые нормативные документы, связанные с прослеживаемостью товаров, поэтому ввод системы пока приостановили. В письме от 30.06.2021 № ЕА-4-15/9208@ ФНС сообщает, что нормы, установленные Законом № 371-ФЗ бизнесмены применять пока не обязаны, и что в течение года штрафов за нарушения этого закона не будет.

Счет-фактура с 1 июля. Данный документ дополнен новой строкой 5а «Документ об отгрузке N п/п» (Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ, постановление Правительства РФ от 02.04.2021 № 534).

Показатель этой строки позволяет идентифицировать (определять) документ об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав).

Формы УПД могут использовать любые организации и предприниматели, включая тех, которые не платят НДС. Например, организации, которые перешли на спец. режимы или используют освобождение по статье 145 НК, могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов. При этом, им не нужно заполнять:

• графу 7 «Налоговая ставка»;
• графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счет-фактуры УПД содержит в себе элементы:

• товарной накладной;
• товарного раздела товарно-транспортной накладной;
• накладной на отпуск материалов на сторону;
• акта о приеме — передаче объекта основных средств.

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю сумму НДС.

Перечень наиболее распространенных фактов хозяйственной жизни, в которых можно использовать УПД, есть в приложении 2 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Но этот перечень не закрытый. УПД может выполнять функцию любого первичного учетного документа, который подтверждает факт передачи ценностей. Единственное исключение – первичные документы, к форме которых есть специальные требования, установленные законодательством. Разъяснения об этом есть в письме ФНС от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623.

Использование универсальных документов не исключает возможность применять обычные счет-фактуры или товарные накладные. Даже если разные документы оформляются в рамках одного договора.

Кто оформляет универсальный передаточный документ

Составлением УПД можно оформить не только отгрузку конкретных товаров, но и передачу определенных имущественных прав. Помимо этого, с помощью данной формы часто оформляются факт оказания услуги или факт выполнения работы. При этом в одном и том же бланке разрешается указать сразу несколько операций, связанных друг с другом.

Типичные ситуации оформления универсальных передаточных документов:

1. Хозяйствующий субъект отгружает покупателю приобретенные товары, а затем самостоятельно осуществляет их монтаж (сборку) на территории данного покупателя. Стоимость проданных товаров и стоимость услуг их монтажа (сборки) прописываются отдельными позициями в УПД.
2. Одному и тому же заказчику хозяйствующий субъект доставляет груз и при этом осуществляет его экспедирование.
3. Посреднические операции, по условиям которых товары (ценности) передаются посреднику (например, комиссионеру) для последующей их реализации, но без перехода к такому посреднику права собственности на эти товары (ценности). Передачу товаров посреднику для реализации можно оформить составлением УПД, указав в нем реквизиты договора посредничества в качестве основания передачи.

Что представляет собой УПД

Согласно Письму ФНС № ММВ-20/3-96@ от 21.10.13 г. УПД – единый документ, объединяющий все обязательные реквизиты счет-фактуры и первичной формы. Бланк разработан в соответствии с нормами стат. 169 НК и стат. 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г.

Применение УПД носит рекомендательный характер. Предприятия вправе самостоятельно решать, каким образом вести документооборот хозопераций – с использованием универсального документа или в привычном формате. В свою очередь УПД можно оформлять для замены счет-фактуры и первичной формы (код статуса «1») или только в качестве первички (код статуса «2»). Подробные разъяснения по вопросам заполнения бланка приведены в приложениях к Письму ФНС. Так, составление УПД допускается в следующих случаях (перечень является открытым):

• При отгрузках продукции или товаров.
• При выполнении работ, а также на оказание услуг.
• По посредническим операциям (комиссия, агентские договора и т.д.).
• При транспортировке предмета сделки.
• При передаче имущественных прав и пр.

Если УПД заполнен по всем правилам и содержит обязательные данные, на основании этого документа можно принять к вычету НДС, обосновать расходы фирмы (в целях прибыли или другого налога), отразить в учете хозоперацию. В обязательном порядке составление универсального документа требуется закрепить в учетной политике организации.

Какие подписи должны стоять в УПД

В строках 10 и 15 расписываются лица со стороны поставщика и покупателя, занимающиеся отправкой и получением продукции. Должны указываться также их должности. В строке 13 и 18, где ставят подписи лица, которые отвечают за своевременное оформление операции с обеих сторон, также прописываются их должности. Если в них указаны те же лица, что в предыдущих строках, подписи можно не ставить.

Из граф заполняются 1, 2 и 2а, в которых указаны наименование товара, его код, единицы измерения. Например «Устройство дистанционного пуска ИП 535-07е «ПУСК», в графах 3 и 4 проставляется количество и цена устройства.

В строках 14 и 19 предусматриваются реквизиты лиц, занимающихся ведением бухучета, как у поставщика товара, так и покупателя и лиц, составлявших документ от их имени. Для ИП, работающего без печати, ее отсутствие на УПД не влечет за собой отказ в возмещении НДС, потому как она не предусмотрена ни для счета-фактуры, ни для первичной бухгалтерской документации. Но если она есть и отображаем название организации, тогда строки 14 и 19 не заполняются.

Какие компании могут применять универсальные передаточные документы

Универсальный передаточный документ могут применять любые организации и индивидуальные предприниматели в том числе и те, которые не платят налог на добавленную стоимость. Например, организации, перешедшие на специальные налоговые режимы (упрощенку, уплату единого сельскохозяйственного налога) или использующие освобождение от исполнения обязанностей налогоплательщика по НДС по статье 145 Налогового кодекса РФ. Все они могут применять универсальный передаточный документ в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). Правда, при этом таким организациям не нужно заполнять графу 7 «Налоговая ставка» и графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

При этом в графе 5 книги учета доходов и расходов можно указать стоимость покупки с учетом НДС. Сумму налога в таком случае укажите справочно в графе 3. То есть разбивать расходы на отдельные строки необязательно.

Кто должен принимать во внимание изменения в счете-фактуре

Для начала сразу разграничим тех, кто платит НДС и тех, кто не платит. Относящиеся ко второй категории обязаны выставлять УПД, если у них в обороте есть прослеживаемые товары. Но это всегда будет УПД со статусом «2», то есть отгрузочный документ, без функционала счета-фактуры (далее будем использовать сокращение с/ф).

Новые данные, введенные в счет-фактуру, следуют за изменениями законодательства. Например, указание в документе реквизитов документа отгрузки появилось в результате изменений, внесенных в ст. 169 НК РФ. Поэтому, во избежание последующих претензий контролеров по оформлению документов, советуем в любом бланке УПД ( как НДС-ном, так и безНДС-ном) учесть новшества. Пусть даже они и ни на что пока не влияют.

Напомним также, что форма УПД, предложенная ФНС, является только рекомендованной. Тот, кто ее использует, может по своему усмотрению добавлять графы и строки. Условие всего одно: если УПД выполняет функции счета-фактуры (статус «1»), в нем должны быть все данные и в той форме, как они присутствуют в обязательном бланке счета-фактуры.

Теперь посмотрим на новый бланк с/ф с 01.07.2021, попробуем его заполнить и представить, как будет выглядеть составленный на его основе УПД.

Универсальные передаточные документы

В 2020 г. УПД заполняется, как и прежде — по существующим до этого правилам отгрузки товаров и передаче работ и услуг.

Большая часть бланка УПД совпадает с бланками счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ. Но заполнение некоторых полей формы, относящихся к реквизитам непосредственно универсального передаточного документа, может вызвать затруднения. Воспользуйтесь нашими рекомендациями:

• Дата в УПД. В универсальном передаточном документе указываются три даты: дата оформления документа (строка 1), дата совершения акта хозяйственной деятельности (строка 11) и дата получения товаров или приемки работ/услуг (строка 16).

• Статус УПД. Если универсальный передаточный документ выполняет функции счета-фактуры, то ставится статус 1. При этом должны быть заполнены строка 7, графы 6, 7, 10, 10а, 11. Если УПД выполняет функции только товарной накладной или акта, то в нем проставляется статус 2, а указанные строки и графы не заполняются.

• Номер УПД. Универсальные передаточные документы со статусом 1 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией счетов-фактур. Универсальные передаточные документы со статусом 2 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией первичной документации.

• Подписи в УПД. В верхней части универсального передаточного документа, соответствующей счету-фактуре, ставят подписи руководитель предприятия (или индивидуальный предприниматель) и главный бухгалтер. В нижней части бланка, соответствующей акту или товарной накладной, ставятся подписи лиц, ответственных за отгрузку товара/передачу услуг, за получение товара /услуг, за оформление фактов хозяйственной жизни продавца и покупателя.

Похожие записи:

• Регламент техобслуживания Киа Рио 3: перечень работ и запчастей
• Теория и практика: изменения в сдаче экзаменов на права в 2023 году
• Какие льготы положены студентам молодаженам в 2024 году