Как уменьшить дебиторскую задолженность

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как уменьшить дебиторскую задолженность». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Основной задачей подобного менеджмента является минимизация разрыва между текущими средствами компания, и задолженностью в ее пользу. Ведь дебиторка – это, по сути, как раз долг, которым облагаются клиенты и контрагенты проекта. Возникает он по различным причинам, предоплата за товар, продажа ТМЦ с отсроченным платежом, обязательное возмещение ущерба, которое затягивается и другие факторы.

Условно дебиторку делят на несколько групп. В первую очередь популярно разделение на коммерческую и некоммерческую. Первая группа – это стандартный долг в денежной форме, например, когда товар уже отправлен, а оплата за него пока еще не поступала. А некоммерческая – это задолженность, сформировавшийся из-за неоформленной отчетности. Деньги уже поступили, но использовать их невозможно, ведь в базе их просто нет. Также дебиторку делят на денежную и документную. Первая – обычный финансовый долг, а вторая – это незакрытые первичной отчетностью расходы.

Цели управления дебиторской задолженностью в балансе всех обозначенных видов.

Пути уменьшения проблемной дебиторки

В любом бизнесе присутствует дебиторская задолженность и это нормально, пока ее объем не превышает предельно допустимые значения. Управление дебиторкой с целью ее оптимизации – одно из приоритетных направлений финансовой деятельности предприятия. Чем меньше сумма долгов контрагентов перед компанией и лучше оборачиваемость дебиторской задолженности, тем больше у компании свободных средств для операционной деятельности и развития. Идеальный вариант – работа по предоплате. Но это выгодно продавцу и невыгодно покупателю. В большинстве компаний доля контрагентов, которые работают по предоплате, очень незначительна. Поэтому задача менеджеров предложить такие условия сотрудничества, которые заинтересуют клиентов в оплате по факту поставки или предоплате. Часто для этого используют дополнительные скидки или бонусы.

Претензионно-исковая работа с должниками

Подробный и грамотный договор — это прекрасно, но за его исполнением нужно следить. Необходимо контролировать своевременную отгрузку товара, его движение до покупателя и сохранность в пути, время доставки покупателю и его действия по приемке и оформлению документов. Для этого необходимо выделить специальных сотрудников и подготовить Положение об исполнении договоров, в котором подробно описать кем, как и что контролируется, или включить этот раздел в Положение о договорной работе.

Если несмотря на проверки, подробный договор, контроль его исполнения, оплата не производится, наступает время претензионно-исковой работы.

Важно: не допускайте затягивания направления претензии нерадивому покупателю. Направляйте претензию как можно скорее после нарушения сроков оплаты.

Претензионно-исковая работа в организации — это комплекс мер, направленных на урегулирование споров с контрагентами по поводу нарушения договорных обязательств одной из сторон. Она охватывает весь цикл действий от выявления нарушения до удовлетворения претензии (добровольного или принудительного). Само по себе предъявление претензии сразу после просрочки говорит должнику о том, что у вас дело поставлено серьезно и договориться или увещевать просто некого — все делается системно, и менеджер, с которым работает должник, не может ни на что повлиять, даже если захочет. Кроме того, должник понимает, что за неудовлетворенной претензией сразу последует иск в суд. Чтобы усилить этот эффект, нужно в договоре установить короткий срок рассмотрения претензий, который будет начинаться с даты отправки претензии должнику, а не от даты ее получения. В этом нет ничего предосудительного. Добросовестный партнер сможет заплатить или внятно объяснить причины неплатежа и обозначить сроки погашения претензии. Ему для этого нужно два-три дня. А если нет, то и месяц не поможет.

Управление дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью представляет собой часть общего управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности, обеспечении своевременной ее инкассации. В основе квалифицированного управления дебиторской задолженностью фирмы лежит принятие финансовых решений по следующим фундаментальным вопросам:

• учет дебиторской задолженности на каждую отчетную дату;
• диагностический анализ состояния и причин, в силу которых у фирмы сложилось негативное положение с ликвидностью дебиторской задолженности;
• разработка адекватной политики и внедрение в практику фирмы современных методов управления дебиторской задолженностью;
• контроль за текущим состоянием дебиторской задолженности.

Как управлять дебиторской задолженностью

В первую очередь, показатели нужно планировать, а не пускать на самотёк.

Например, сейчас у вас доля дебиторской задолженности по отношению к активам — 20%. В следующем году вы ходите снизить этот показатель в полтора раза. Предполагается, что выручка в следующем году будет примерно 50 млн руб. Посчитаем, какая для этого должна быть среднегодовая дебиторка в следующем году:

50 Х 20% / 1,5 = 6,7 МЛН РУБ. — к этой цифре дебиторки нужно стремиться в следующем году.

Для этого можно изменить условия договоров с контрагентами:

• своим покупателям давать отсрочки на меньшие суммы или на меньший срок;
• поставщикам не выдавать авансы или выдавать в меньшем размере.

Дебиторская задолженность возникает в тот момент, когда компания реализует свою продукцию или услуги с отсрочкой платежа. Фактически это кредитование клиентов на срок, указанный в договоре. Для покупателей это дополнительный бонус (беспроцентный кредит), а для компании – замороженные денежные средства и риск невозврата платежа.

В условиях конкуренции для удержания клиентов и увеличения продаж – это необходимая мера. Такой способ также используется компаниями при расширении рынков сбыта и для привлечения новых покупателей. Сделка подтверждается подписанием договора или акта выполненных работ, которые теоретически гарантируют возврат денежных средств компании-кредитору.

В среднем дебиторская задолженность может составлять 80-90% от объема продаж, поэтому вопрос оптимизации долгов контрагентов – один из ключевых в любой компании. При управлении дебиторкой решаются две разные задачи: как увеличить продажи и снизить риски невозврата денежных средств дебиторами. Или другими словами – как усидеть одновременно на двух стульях.

Существует также кредиторская задолженность перед поставщиками и банками. Главное условие, которое нужно соблюдать в финансовой деятельности компании, — сумма дебиторской задолженности всегда должна быть меньше, чем сумма кредиторской задолженности.

Пути уменьшения проблемной дебиторки

В любом бизнесе присутствует дебиторская задолженность и это нормально, пока ее объем не превышает предельно допустимые значения. Управление дебиторкой с целью ее оптимизации – одно из приоритетных направлений финансовой деятельности предприятия. Чем меньше сумма долгов контрагентов перед компанией и лучше оборачиваемость дебиторской задолженности, тем больше у компании свободных средств для операционной деятельности и развития. Идеальный вариант – работа по предоплате. Но это выгодно продавцу и невыгодно покупателю. В большинстве компаний доля контрагентов, которые работают по предоплате, очень незначительна. Поэтому задача менеджеров предложить такие условия сотрудничества, которые заинтересуют клиентов в оплате по факту поставки или предоплате. Часто для этого используют дополнительные скидки или бонусы.

Дебиторка и кредиторка за год в ф. 1 баланса и в других формах годовой отчетности

В зависимости от срока погашения кредиторку делят на долгосрочную (более года) и краткосрочную (менее года) и, в соответствии с этой классификацией, показывают в бухгалтерском балансе. Кредиторская задолженность в балансе – это либо долгосрочное обязательство, которое отражается в разделе IV, либо краткосрочное обязательство, которое отражается по строке 1520 раздела V.

Дополнительную информацию о порядке заполнения бухгалтерского баланса читайте в статье «Заполнение формы 1 бухгалтерского баланса (образец)».

Дебиторская задолженность отражается по строке 1230 в разделе II бухгалтерского баланса.

Подробнее об отражении в балансе дебиторки и порядке расшифровки статьи 1230 читайте в статье «Расшифровка строк бухгалтерского баланса (1230 и др.)».

Пример заполнения строки 1230 «Дебиторская задолженность» от КонсультантПлюс
Показатели по счетам 46, 62, 60, 70, 71, 73, 76 и 63 (дебетовые остатки по счетам 68, 69 и 75 отсутствуют).
Посмотреть пример полностью можно в К+, получив бесплатный пробный доступ.

Дебиторская и кредиторская задолженность – это важные показатели бухгалтерской отчетности предприятия, которые подлежат расшифровке в пояснениях к отчетности (п. 27 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утв. приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н). Расшифровка дебиторки и кредиторки интересует пользователей отчетности в первую очередь, т. к. эти активы и обязательства могут быть источниками рисков.

Рисунок 1 — Цикл оборотных активов

Проблема ликвидности (способность актива конвертироваться в денежные средства без значительной потери в цене) дебиторской задолженности – становится ключевой проблемой почти каждой организации. Она, в свою очередь, расчленяется на несколько проблем: оптимальный объем, оборачиваемость, качество дебиторской задолженности.

Решение этих проблем требует квалифицированного управления дебиторской задолженностью, что является одним из видов укрепления финансового положения фирмы. Опыт реформирования предприятий показывает, что меры по возврату дебиторской задолженности входят в группу наиболее действенных мер повышения эффективности за счет внутренних резервов предприятия и могут быстро принести положительный результат. Возврат задолженности в сжатые сроки – реальная возможность пополнения дефицитных оборотных средств. Управление дебиторской задолженностью может быть отождествлено с любым другим видом управления как процесс реализации специфических управленческих функций: планирования, организации, мотивации и контроля [12, с.55].

Дебиторская задолженность — важный компонент оборотного капитала. Под дебиторской задолженностью мы понимаем задолженность организаций и физических лиц данной организации (например, задолженность покупателей за приобретенный товар или оказанные услуги, задолженность подотчетных лиц за выданные им денежные суммы). Соответственно, организация и лица, являющиеся должниками данной организации называются дебиторами.

Дебиторская задолженность – это сумма долга, причитающаяся предприятию от других юридических лиц или граждан. Возникновение дебиторской задолженности при системе безналичных расчетов представляет собой объективный процесс хозяйственной деятельности предприятия.

По характеру образования дебиторская задолженность делится на нормальную и неоправданную. К нормальной задолженности предприятия относится та, которая обусловлена ходом выполнения производственной программы предприятия, а также действующими формами расчетов (задолженность по предъявленным претензиям, задолженность по подотчетным лицам, за товары отгруженные, срок оплаты которых не наступил). Неоправданной дебиторской задолженностью считается та, которая возникла в результате нарушения расчетной и финансовой дисциплины, имеющихся недостатков в ведении учета, ослабления контроля за отпуском материальных ценностей, возникновения недостач и хищений (товары отгруженные, но неоплаченные в срок, задолженность по недостачам и хищениям и др.).

Уровень дебиторской задолженности определяется многими факторами: вид продукции, емкость рынка, степень насыщенности рынка данной продукцией, принятая на предприятии система расчетов и др. Последний фактор особенно важен для финансового менеджера [10, с.39].

Основными видами расчетов являются продажа за наличный расчет и продажа в кредит. В условиях нестабильной экономики преобладающей формой расчетов становится предоплата.

Оплата за наличный расчет может быть выполнена рублями, с помощью кредитной карточки либо дебитной карточки. Кредитная карточка представляет собой пластиковую карточку с указанием имени владельца, присвоенного ему кода, личной подписи и срока действия карточки. Владелец карточки может совершать покупки в пределах некоторой суммы, оговоренной при выдаче карточки, даже в том случае, если в момент покупки она превышает остаток на его счете. В отличие от кредитной дебитная карточка не позволяет оплачивать покупки при отсутствии средств на счете покупателя.

Безналичные расчеты выполняются с помощью платёжных поручений (поручение хозяйствующего субъекта своему банку о перечислении указанной суммы другому хозяйствующему субъекту), платежных требований (требование продавца к покупателю оплатить поставленные ему по договору товары), аккредитивов (поручение банку поставщика, сделанное покупателем через свой банк об оплате счетов поставщика немедленно по получении документов об отгрузке продукции), расчётных чеков (документ, содержащий указание чекодателя банку о выплате означенной суммы предъявителю чека).

Большое значение имеют отбор потенциальных покупателей и определение условий оплаты товаров, предусматриваемых в контрактах.

Отбор осуществляется с помощью неформальных критериев: соблюдение платежной дисциплины в прошлом, прогнозные финансовые возможности покупателя по оплате запрашиваемого им объема товаров, уровень текущей платежеспособности и так далее.

Специфический элемент дебиторской задолженности — векселя к получению, являющиеся по существу ценными бумагами (коммерческие ценные бумаги). Одной из задач по управлению дебиторской задолженностью являются определение степени риска неплатежеспособности покупателей, расчет прогнозного значения резерва по сомнительным долгам, а также предоставление рекомендаций по работе с фактически или потенциально неплатежеспособными покупателями.
Денежные средства и ценные бумаги — наиболее ликвидная часть текущих активов — также являются составляющей оборотного капитала. К денежным средствам относятся деньги в кассе, на расчетных и депозитных счетах. Ценные бумаги, составляющие краткосрочные финансовые вложения, включают: ценные бумаги других предприятий, государственные казначейские билеты, государственные облигации и ценные бумаги, выпущенные местными органами власти.
Выбирая между наличными средствами и ценными бумагами, решается задача, подобная той, которая решается по производству. Всегда существуют преимущества, связанные с созданием большого запаса денежных средств, — они позволяют сократить риск истощения наличности и дают возможность удовлетворить требование оплатить тариф ранее установленного законом срока. С другой стороны, издержки хранения временно свободных, неиспользуемых денежных средств гораздо выше, чем затраты, связанные с краткосрочным вложением денег в ценные бумаги (в частности, их можно условно принять в размере неполученной прибыли при возможном краткосрочном инвестировании). Таким образом, необходимо решить вопрос об оптимальном запасе наличных средств.

Кредиторская задолженность — неосуществленные платежи по возникшим обязательствам (поставщикам — за приобретенные товары, работы, услуги; налоговым органам — по суммам начис­ленных налогов; своим работникам — по суммам начисленной заработной платы и т.п.).

К текущим обязательствам относится краткосрочная кредиторская задолженность, прежде всего банковские ссуды и неоплаченные счета других предприятий. Так кредиторская задолженность может возникнуть, если материалы в организацию поступают раньше, чем она их оплатила [8, с.35].

В условиях рыночной экономики основным источником ссуд являются коммерческие банки. Как правило, банки требуют документального подтверждения обеспеченности запрашиваемых кредитов товарно-материальными ценностями заемщика. Альтернативный вариант заключается в продаже предприятием части своей дебиторской задолженности финансовому учреждению с предоставлением ему возможности получать деньги по долговому обязательству. Следовательно, одни предприятия могут решать свои проблемы краткосрочного финансирования путем залога имеющихся у них текущих активов, другие — за счет частичной их продажи.

В составе кредиторской задолженности выделяются обязательства:

— перед поставщиками и заказчиками за поставленные материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги;

— по векселям, выданным поставщикам, заказчикам и прочим кредиторам в обеспечение поставок их продукции;

— перед работниками по оплате труда (начисленная, но не выплаченная заработная плата);

— перед социальными фондами по выплатам на государственное социальное страхование, в пенсионный фонд, в фонды медицинского страхования и занятости;

— перед бюджетом по всем видам платежей;

— перед сторонними организациями и физическими лицами по авансам, полученным в соответствии с договорами и контрактами.

Многообразие субъектов взаимоотношений предприятия по расчетам по кредиторской задолженности, с учетом различного механизма их правового регулирования и организационных схем осуществления, свидетельствует о сложности проблемы эффективного управления ею. Действительно, текущее финансовое благополучие предприятия в значительной мере зависит от того, насколько своевременно оно отвечает по своим финансовым обязательствам.

Важность анализа и управления кредиторской задолженностью обусловлена еще и тем, что, составляя значительную долю текущих пассивов предприятия, ее изменения заметно сказываются на динамике показателей его платежеспособности и ликвидности [14, с.129].

Анализ кредиторской задолженности предприятия проводится на основе использования его финансовой отчетности, в частности бухгалтерского баланса и расшифровок к балансу.

Кредиторская задолженность делится на краткосрочную или долгосрочную кредиторскую задолженность (долгосрочные и краткосрочные пассивы).

К долгосрочным пассивам относятся:

— долгосрочные кредиты банка, используемые для капитальных вложений на длительный срок: на приобретение дорогостоящего оборудования, строительство зданий, модернизацию производства;

— долгосрочные займы, отражающие долгосрочные кредиты (кроме банковских) и другие привлечённые средства на срок более одного года, в том числе по выпущенным предприятием долгосрочным облигациям и выданным долгосрочным векселям.

К краткосрочным пассивам относятся:

— обязательства, которые покрываются оборотными средствами или погашаются в результате образования новых краткосрочных обязательств. Эти обязательства погашаются в течение сравнительно короткого периода времени (обычно в течение года). Краткосрочные обязательства приводятся в балансе либо по их текущей цене, отражающей будущие затраты наличных средств для погашения этих обязательств, либо по цене на дату погашения долга.

В краткосрочные обязательства включаются такие статьи, как счета и векселя к оплате, возникающие в результате предоставления предприятию кредита, долговые свидетельства о получении компанией краткосрочного займа; задолженность по налогам, являющаяся по существу формой кредита, предоставляемого государством данной компании; задолженность по заработной плате; часть долгосрочных обязательств, подлежащая погашению в текущем периоде.

1.2 Этапы управления дебиторской и кредиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью складывается из четырех последовательных этапов.

Первый этап — установление предприятием нормальных условий продаж своей продукции и закупок продукции постав­щиков. На этом этапе менеджерам необходимо решить, каковы будут продолжительность периода оплаты за отгруженную про­дукцию и величина наценки за фактическое кредитование поку­пателя [28, с.36].

Второй этап — оценка кредитоспособности каждого покупа­теля. Существует множество различных источников информации о покупателе — собственный опыт работы продавца, опыт других заимодавцев, оценка кредитного агентства, проверка в банке покупателя, рыночная цена на ценные бумаги покупателя, анализ финансовой отчетности покупателя. Предприятия, имеющие дело с большими объемами кредитной информации, обычно сводят раз­личные источники воедино, пользуясь для этого формальными системами кредитной оценки, которые позволяют отделить погра­ничные случаи от очевидных.

Третий этап — определение формы договора с покупателем. Наиболее рискованная форма продаж — транспортная накладная или продажи по открытому счету, когда письменный договор между поставщиком и покупателем не составляется, а свидетель­ствами того, что покупатель должен продавцу деньги, являются запись в бухгалтерских книгах продавца и счет с накладной, подписанные покупателем. Поэтому в условиях, когда нормы контрактной этики не стали императивом хозяйств жизни, необходимо составление более детальных и формализованных до­говоров. В развитых странах, а также в международной торговле в качестве инструментов управления дебиторской задолженно­стью используются коммерческий вексель, акцептованный тор­говый вексель и аккредитив.

Коммерческий вексель действует следующим образом. Прода­вец составляет вексель, обязывающий покупателя оплатить товар, и посылает его в банк покупателя вместе с документами об отгрузке. Если требуется немедленный платеж, то такой вексель определяется как предъявительский переводный вексель, оплачиваемый немедленно по предъявлении. В противном случае он определяется как срочный переводный вексель, оплачиваемый через определенное время. В зависимости от того, является ли вексель предъявительским или срочным, покупатель либо платит, либо признает задолженность, добавляя слово «акцептовано» («принято») и свою подпись. Банк затем передает отгрузочные документы покупателю, а деньги или акцептованный торговый вексель — продавцу. Последний может держать акцептованный торговый вексель до даты погашения или использовать его в ка­честве обеспечения займа.

Экспортер, которому необходима более высокая степень уверенности в платежеспособности покупателя, может попросить его самого или его банк оформить безотзывной аккредитив. В этом случае банк посылает экспортеру уведомление о том, что в его пользу открыт кредит в банке экспортера. Затем экспортер составляет переводный вексель на банк покупателя и представ­ляет его в свой банк вместе с аккредитивом и отгрузочными документами. Банк экспортера организует акцептование векселя или выплату денег и пересылает документы в банк покупателя.

После оценки кредитоспособности покупателя и опреде­ления формы договора с ним необходимо установить его «чув­ствительные» лимиты кредита. При этом следует помнить, что работа менеджера по управлению дебиторской задолженности состоит не в том, чтобы минимизировать количество сомнитель­ных долгов, а в том, чтобы максимизировать прибыль. Это означает, что менеджер должен увеличивать лимиты кредита покупателя до тех пор, пока вероятность оплаты, умноженная на ожидаемую прибыль, превышает вероятность неоплаты, умноженную на себестоимость товаров. Поэтому часто имеет смысл принять «пограничного» подателя заявки на кредит, если есть вероятность, что он может стать постоянным и надежным покупателем.

Четвертый этап — контроль за исполнением дебиторами своих обязательств по оплате дебиторской задолженности. Необ­ходимо проявлять твердость с неплательщиками.

Управление кредиторской задолженностью — это комплекс мероприятий по формированию и контролю за состоянием креди­торской задолженности предприятия, направленных на увеличе­ние объемов выпуска и минимизацию процентных выплат.

Одним из основных источников краткосрочного финанси­рования являются банковские кредиты в разнообразных формах. Наиболее простая из них — необеспеченные ссуды. Предприя­тия, которым часто требуются краткосрочные банковские кре­диты, могут договориться с банком об открытии кредитной линии. Это позволяет им занимать деньги в любой момент в пре­делах установленного лимита. Кредитная линия открывается обычно на год и становится объектом пристального внимания кредитного комитета банка. Банки тревожатся, если кредитная линия используется для долгосрочного финансирования проек­тов предприятия. Обычно они требуют периодически «подчи­щать» задолженности предприятия по кредитной линии.

Часто условием предоставления кредита является залог. Наи­более ликвидный залог — ценные бумаги. Однако банк может принять и «изменяющийся залог» в виде дебиторской задол­женности или запасов. В этом случае банк может принять меры предосторожности, чтобы удостовериться в реальной иден­тификации залога, и в том, что он находится под контролем. Например, когда предприятие занимает под дебиторскую задол­женность, оно обязано информировать банк обо всех продажах товаров, итоговые счета дебиторов должны быть заложены в банк.

Когда клиенты платят по счетам, деньги поступают на спе­циальный залоговый счет, находящийся под банковским конт­ролем. Точно так же, когда предприятие занимает деньги под за­пасы сырья, банк будет настаивать на их хранении в независимой складской компании. Пока у банка находится складское свиде­тельство на товары, они не могут быть реализованы без банков­ского разрешения.

Ставка процента, которую банки устанавливают по кредитам, должна быть достаточна для покрытия не только альтерна­тивных издержек на привлечение заемного капитала, но также издержек кредитного отдела банка. В результате крупные постоян­ные заемщики приходят к выводу, что дешевле действовать, минуя банковскую систему и выпуская собственные краткосроч­ные обязательства в виде ценных бумаг. Основная форма такого заимствования — облигации.

1.3 Методы управления дебиторской и кредиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью непосредственно влияет на прибыльность компании и определяет дисконтную и кредитную политику для малоэффективных покупателей, пути ускорения востребования долгов и уменьшение безнадежных долгов, а также выбор условий продажи, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств [11, с.21].

К приемам управления дебиторской задолженностью относятся: учет заказов, оформление счетов и установление характера дебиторской задолженности. Среди подлежащих рассмотрению моментов есть некоторые, требующие особого внимания, например необходимость поиска путей сокращения среднего промежутка времени между завершением операции по продаже товара и выпиской счета-фактуры покупателю. Также должны оцениваться возможные издержки, связанные с дебиторской задолженностью, т. е. упущенная выгода от не использования средств, вместо их инвестирования.

Управление дебиторской задолженностью связано с двумя видами резервов времени — на выписку счета-фактуры и отправку почтой. Время на выписку счета — это количество дней от отправки товара покупателю и до высылки счета. Очевидно, что компании следует отправлять счета одновременно с товаром. Время почтовой доставки — между подготовкой счета-фактуры и получением его покупателем. Время почтового прохождения документов может быть сокращено за счет децентрализации выписки счета-фактуры и почтовой отправки (используя службу срочных почтовых отправлений для крупных счетов-фактур с вручением в предусмотренные сроки либо предоставляя скидки за авансовые платежи).

Ключевым моментом в управлении дебиторской задолженностью является определение сроков кредита (предоставляемого покупателям) которые оказывают влияние на объемы продаж и получение денег. Например, предоставление более продолжительных сроков кредита, вероятно, увеличит объем продаж. Сроки кредита имеют прямое отношение к затратам и доходу, связанным с дебиторской задолженностью. Если сроки кредита жесткие, у компании будет меньше инвестированных денежных средств в дебиторскую задолженность и потерь от безнадежных долгов, но это может привести к снижению объемов продаж, уменьшению прибылей и негативной реакции покупателей. С другой стороны, если сроки кредита неконкретные, компания может добиться увеличения объемов продаж и большего дохода, но и рискует увеличить долю безнадежных долгов и большими затратами, связанными с тем, что малоэффективные покупатели затягивают оплату. Сроки дебиторской задолженности следует либерализовать, когда вы хотите избавиться от избыточных товарно-материальных запасов или устаревшей продукции либо если вы работаете в отрасли промышленности, товары которой предназначены для сезонных продаж (например, купальные костюмы). Если ваш товар является скоропортящимся, вы должны использовать краткосрочную дебиторскую задолженность и по возможности практиковать оплату при поставке.

При оценке платежеспособности потенциального покупателя следует учитывать честность покупателя, финансовую устойчивость и имущественное обеспечение. Кредитную надежность покупателя можно оценить количественными методами анализа регресса, который рассматривает изменение зависимой переменной, имеющей место при изменении независимой (информативной) переменной. Этот метод особенно полезен, когда вам требуется оценить большое количество некрупных покупателей. Следует тщательно оценивать возможные потери по безнадежным долгам, если ваша компания продает товары многим покупателям и длительное время не меняет свою кредитную политику.

Продление кредита влечет за собой дополнительные расходы: административные расходы деятельности кредитного отдела, компьютерной службы, а также комиссионные, выплачиваемые специальным агентствам, определяющим кредитоспособность заемщиков или качество ценных бумаг.

Достаточно полезна информация, полученная от кредитных бюро розничной торговли и профессиональных кредитных справочных служб.

Имеется много способов максимизировать доходность дебиторской задолженности и свести к минимуму возможные потери: выставление счетов, оценку финансового положения клиентов и перепродажу права на взыскание долгов.

Существует несколько способов выставления счетов [11, с.80].

При циклическом составлении счетов они выставляются покупателям в различные периоды времени. При такой системе покупатели с фамилиями, начинающимися на “А” могут быть первыми, кому выставляются счета в первый день месяца, тем, чьи фамилии начинаются на “Б”, счета будут выставлены во второй день и так далее. Счета покупателям должны быть отправлены в течение двадцати четырех часов со времени и составления.

Для ускорения взимания платежей можно направлять счета- фактуры покупателям, когда их заказ еще обрабатывается на складе. Можно также выставлять счет за услуги с интервалами, если работа выполняется в течение определенного периода, или начислять гонорар авансом, что предпочтительнее осуществления платежей по окончании работы. Во всяком случае, вы должны составлять счета на крупные суммы немедленно.

Когда бизнес развивается пассивно, могут применяться сезонные датирования выставления счетов: предлагается продление срока платежей для стимулирования спроса среди покупателей, неспособных произвести платежи раньше, чем в конце сезона.

Перед предоставлением кредита необходимо тщательно анализировать финансовые отчеты покупателя и получать рейтинговую информацию от финансовых консультативных фирм. Необходимо избегать высоко рискованной дебиторской задолженности, такой как в случае с покупателями, работающими в финансово неустойчивой отрасли промышленности или регионе. Также предприятию необходимо быть осторожным с клиентами, которые работают в бизнесе менее одного года (около 50 процентов коммерческих предприятий терпят крах в течение первых двух лет). Как правило, потребительская дебиторская задолженность связана с большим риском неплатежа, чем дебиторская задолженность компаний. Следует модифицировать лимиты кредитования и ускорять востребование платежей на основании изменений финансового положения покупателя. Для этого можно удержать продукцию или приостановить оказание услуг, пока не будут произведены платежи, и потребовать имущественный залог в поддержку сомнительных счетов (стоимость имущественного залога должна равняться или превышать остаток на счете). Если необходимо, следует воспользоваться помощью агентства по сбору платежей для востребования денежных средств с не подчиняющихся покупателей.

Необходимо классифицировать дебиторские задолженности по срокам оплаты (расположить их по времени, истекшему с даты выставления счета) для выявления покупателей, нарушающих сроки платежа, и облагать процентом просроченные платежи. После того как будут сравнены текущие, классифицированные по срокам дебиторские задолженности, с дебиторскими задолженностями прежних лет, промышленными нормативами и показателями конкурентов, можно подготовить отчет об убытках по безнадежным долгам, показывающий накопленные убытки по покупателям, условиям продажи и размерам сумм и систематизированный по данным о подразделении, производственной линии и типе покупателя (например, отрасли промышленности). Потери безнадежного долга обычно выше у малых компаний.

Можно прибегнуть к страхованию кредитов, эта мера против непредвиденных потерь безнадежного долга. При решении, приобретать ли такую защиту, необходимо оценить ожидаемые средние потери безнадежного долга, финансовую способность компании противостоять этим потерям и стоимость страхования.

Можно перепродать права на взыскание дебиторской задолженности, если это приведет к чистой экономии. Однако при сделке факторинга может быть раскрыта конфиденциальная информация.

При предоставлении коммерческого кредита следует оценить конкурентоспособность предприятия текущие экономические условия. В период спада кредитную политику следует ослабить, чтобы стимулировать бизнес. Например, компания может не выставлять повторно счет покупателям, которые получают скидку при оплате наличными, даже после того, как срок действия скидки истек. Но можно ужесточить кредитную политику в условиях дефицита товаров, поскольку в такие периоды компания, как продавец, имеет возможность диктовать условия.

В целом управление дебиторской задолженностью включает:

1) анализ дебиторов;

2) анализ реальной стоимости существующей дебиторской задолженности;

3) контроль за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности;

4) разработку политики авансовых расчетов и предоставления коммерческих кредитов;

5) оценку и реализацию факторинга.

1) Анализ дебиторов предполагает, прежде всего, анализ их платежеспособности с целью выработки индивидуальных условий представления коммерческих кредитов и условий договоров факторинга. Уровень и динамика коэффициентов ликвидности могут привести менеджера к выводу о целесообразности продажи продукции только при предоплате или, наоборот — о возможности снижения процента по коммерческим кредитам и т.п.

2) Анализ дебиторской задолженности и оценка ее реальной стоимости заключается в анализе задолженности по срокам ее возникновения, в выявлении безнадежной задолженности и формировании на эту сумму резерва по сомнительным долгам.

Определенный интерес представляет анализ динамики дебиторской задолженности по срокам ее возникновения и/или по периоду оборачиваемости. Подробный анализ позволяет сделать прогноз поступлений средств, выявить дебиторов, в отношении которых необходимы дополнительные усилия по возврату долгов, оценить эффективность управления дебиторской задолженностью.

3) Соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей — характеристика финансовой устойчивости фирмы и эффективности финансового менеджмента. В практике финансовой деятельности российских фирм зачастую складывается такая ситуация, которая делает невыгодным снижение дебиторской задолженности без изменения кредиторской (обязательств). Уменьшение дебиторской задолженности снижает коэффициент покрытия (ликвидности), фирма приобретает признаки несостоятельности и становится уязвимой со стороны Государственных органов и кредиторов. Вспомним, что баланс предприятия считается неплатежеспособным, если:

1) объем оборотных средств на конец периода : краткосрочная задолженность на конец периода 2) объем источников объем внеоборотных собственных доходов — активов на конец периода : объем оборотных средств на конец периода Дебиторская задолженность — элемент оборотных средств, ее уменьшение снижает коэффициент покрытия. Поэтому финансовые менеджеры решают не только задачу снижения дебиторской задолженности, но и ее сбалансированности с кредиторской.

При анализе соотношения дебиторской и кредиторской задолженности необходим анализ условий коммерческого кредита, предоставляемого фирме поставщиками сырья и материалов.

На уровень дебиторской задолженности влияют следующие основные факторы:

— оценка и классификация покупателей в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности клиентов, истории кредитных отношений и предполагаемых условий оплаты;

— контроль расчетов с дебиторами, оценка реального состояния дебиторской задолженности;

— анализ и планирование денежных потоков с учетом коэффициентов инкассации.

Для определения инвестиции в дебиторскую задолженность применяется расчет, который учитывает годовые объемы продаж в кредит и срок неоплаты дебиторской задолженности.

Делая обобщение можно сделать вывод, что в основе управления дебиторской задолженностью лежит два подхода:

1) сравнение дополнительной прибыли, связанной с той или иной схемой спонтанного финансирования, с затратами и потерями, возникающими при изменении политики реализации продукции;

2) сравнение и оптимизация величины и сроков дебиторской и кредиторской задолженностей. Данные сравнения проводятся по уровню кредитоспособности, времени отсрочки платежа, стратегии скидок, доходам и расходам по инкассации.

Оценка реального состояния дебиторской задолженности, т. е. оценка вероятности безнадежных долгов — один из важнейших вопросов управления оборотным капиталом. Эта оценка ведется отдельно по группам дебиторской задолженности с различными сроками возникновения. Финансовый менеджер может при этом использовать накопленную на предприятии статистику, а также прибегнуть к услугам экспертов-консультантов.

Как уже было сказано, одним из важных моментов в управлении оборотным капиталом является определение разумного соотношения между дебиторской и кредиторской задолженностями. При этом необходимо проводить оценку не только своих собственных условий кредитования покупателей, но и условий кредита поставщиков сырья и материалов, с точки зрения уменьшения затрат или увеличения дополнительного дохода, получаемого предприятием при использовании скидок.

Таким образом, система скидок способствует защите предприятия от инфляционных убытков и относительно дешевому пополнению оборотного капитала в денежной или натуральной форме.

Таким образом, для того чтобы определить, следует ли покупателю предоставлять скидку за авансовые выплаты остатков на счетах, финансовому менеджеру следует сравнить доход от денежных средств, получаемых в результате ускоренных платежей, с суммой скидки.

Для того чтобы решить, следует ли компании давать кредит малоэффективным покупателям, надо сравнить доход от дополнительных продаж с дополнительными издержками, связанными с дебиторской задолженностью. Если у компании есть резервные производственные мощности, дополнительный доход является маржинальной прибылью с новых продаж, так как постоянные затраты в этом случае не меняются. Дополнительные расходы по дебиторской задолженности объясняются возможным увеличением безнадежных долгов и вложением денежных средств в дебиторскую задолженность на более продолжительный период времени.

1.4 Оптимизация дебиторской задолженности

Во-первых, разберемся, что такое дебиторская задолженность, и какими величинами она характеризуется. По своей сути, дебиторская задолженность это, конечно, вложение капитала. Фактически, фирма платит за товар вместо клиента в момент перехода права собственности на товар при заключении сделки купли-продажи. Формально можно было бы считать, что товар продается только в момент оплаты, а до этого товар как бы находится на складе. Однако фирма не может распоряжаться этим товаром, например, продать его. Поэтому экономически более осмысленно считать дебиторскую задолженность вложением капитала по аналогии с вложениями в запасы товаров, в основные средства, в ценные бумаги и т.д. Все это и отражает актив баланса фирмы.

Основными характеристиками дебиторской задолженности будут являться величина дебиторской задолженности и среднее время оборота дебиторской задолженности.

Выражение для прибыли:

(1.1) Любое предприятие встречается с проблемой непогашения дебиторской задолженности. Конечно, у покупателя могут быть различные веские причины, но кого это волнует? Компания желает взыскать свои деньги за предоставленный товар. Возврат дебиторской задолженности можно осуществлять разными методами, например, нанять мафию, ну а если законно, то лучше предъявить претензию или обратиться в судебные органы. Если вы решили уладить конфликт полюбовно, вам следует направить претензию должнику, чтобы четко изъяснить вашу позицию и выяснить имеет ли он какие-либо обоснованные возражения. В обращении взыскания дебиторской задолженности нужно указать следующие пункты: Требование уплаты долга Подробный расчет суммы возникшего долга Расчет начисления процентов Крайний срок погашения задолженности Предупреждение об обращении в суд Помимо этого, под претензией должна стоять подпись уполномоченного лица, так же следует приложить копии всех документов, имеющих отношение к задолженности. Если должник получил ваше письмо (должны быть доказательства) и не отреагировал в установленные сроки, то со спокойной совестью вы можете обращаться в суд с требованием возврата дебиторской задолженности. Построение системы учета и контроля дебиторской задолженности Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация: данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент; время просрочки платежа по каждому из счетов; размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов; кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита). Личный опыт Антон Ходарев, финансовый директор компании “Русский уголь” (Москва) Можно порекомендовать при управлении дебиторской задолженностью также учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед вашим дебитором. Зачастую оказывается, что можно провести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность. В нашей компании такими взаимозачетами погашается порядка 5-6% текущей дебиторской задолженности. В большинстве случаев такая информация может быть получена путем доработки настроек системы бухгалтерского учета. Но прежде чем приступать к доработке типовых установок бухгалтерских программ, следует определить принципы контроля сроков исполнения обязательств компаниями-дебиторами. Таблица 2 Критический срок оплаты по выставленным счетам для ООО “Покупатель” на 12.02.05 № счета-фактуры Дата Сумма, тыс. руб. Дата отгрузки Стоимость отгруженной продукции, тыс. руб. Условия оплаты Время в пути, дн. Отсрочка по договору, дн. Критический срок оплаты 103 25.12.04 100 27.12.04 100 От даты получения 12 5 13.01.05 109 27.12.04 600 29.12.04 200 От даты отгрузки – 10 08.01.05 29.12.04 200 – 15 13.01.05 29.12.04 150 – 20 18.01.05 29.12.04 50 – 25 23.01.05 141 03.01.05 650 08.01.05 650 От даты получения 2 10 20.01.05 09.01.05 150 12 10 31.01.05 Автоматизация управления дебиторской задолженностью По нашему мнению, для среднего по размерам предприятия приемлемо создавать программу учета и контроля дебиторской задолженности в Access. В компании, условно названной ООО “Посредник”, система управления дебиторской задолженностью была создана в Access. Этого оказалось вполне достаточно, чтобы контролировать дебиторскую задолженность по 600 клиентам, при этом ежедневно выставлялось порядка 20-30 счетов. Очевидно, что, для того чтобы система работала, необходимо постоянно обновлять данные о платежах, произведенных отгрузках и т. д. Личный опыт Антон Ходарев У нас на текущий момент учет дебиторской задолженности осуществляется в Access и Excel. Данные по дебиторам выгружаются автоматически из 1С. Однако нужно сказать, что при достаточно большом количестве клиентов и ежедневно выписываемых накладных ресурсов Access недостаточно. Поэтому мы планируем внедрять специализированную информационную систему, разрабатываемую под наш заказ. Но для обкатки системы управления дебиторской задолженностью до внедрения громоздких систем класса ERP нужно попробовать реализовать разработанные правила учета в Excel или Access. Алексей Федосеев, директор по информационным проектам компании “Инталев” (Москва) Если покупателей больше ста или количество отгрузок в день свыше пяти, ведение учета всей информации по дебиторской задолженности в Excel становится экономически не обоснованным. При этом проблема даже не в бо’льших затратах на ручной учет, а в цене неправильного ввода данных и скорости предоставления результатов. При автоматизации управления дебиторской задолженностью до начала внедрения надо решить несколько вопросов. Нужно определить, какая информация необходима менеджменту для контроля и анализа дебиторской задолженности, а также постараться учесть планы изменения методов продаж (отгрузок) и условий предоставления отсрочки платежа. Кроме того, следует решить ряд технических вопросов, на основании которых специалисты компании, осуществляющей автоматизацию, смогут понять, какой производительностью должна обладать информационная система. К техническим вопросам могут быть отнесены: – количество учетных операций в день; – количество работников, задействованных в системе; – требования к объемам архива данных; – необходимость интеграции с другими используемыми в компании программными продуктами. Практически в каждой информационной ERP-системе есть достаточный функционал для управления дебиторской задолженностью, и вопрос лишь в грамотной формализации требований и настройке. В процессе внедрения системы необходимо проанализировать все процессы, связанные с оплатой, отгрузкой и выставлением счетов, чтобы исключить возможность их осуществления без контроля лимитов и принятых регламентов управления дебиторской задолженностью. Александр Антипов, директор по развитию бизнеса СМБ компании SAP в странах СНГ и Балтии (Москва) Одно из основных требований, предъявляемых к информационной системе управления дебиторской задолженностью, – способность структурировать покупателей на группы по степени надежности. Для оценки надежности того или иного дебитора необходимо изучить статистические данные, характеризующие полноту и своевременность погашения задолженности в предыдущие периоды. Информационная система, при помощи которой осуществляется управление дебиторской задолженностью, должна позволять учитывать дату признания дебиторской задолженности, условия отгрузки по каждому контрагенту, а также срок исполнения обязательств. Современные информационные системы помимо перечисленного позволяют: – автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок; – автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения; – на основании договорных условий начислять пени и штрафы; – оперативно обновлять данные о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от компаний-дебиторов. Основная причина, по которой многие компании отказались от ведения учета и контроля дебиторской задолженности в Excel, связана с трудностью оперативного обновления данных и настройки обязательных для исполнения процедур утверждения. Рассмотрим типовую ситуацию в торговой компании, в которой ведением платежей и выверкой балансов с покупателями занимается бухгалтерия, а отгрузками – менеджеры по продажам. Менеджерам приходится согласовывать каждую отгрузку с бухгалтерией, чтобы не допустить превышения кредитных лимитов. А бухгалтерия в свою очередь должна всегда иметь актуальные данные по задолженности клиента. Этот дополнительный этап согласования может привести к возможным человеческим ошибкам и излишнему напряжению из-за конфликта интересов. Выходом из сложившейся ситуации может стать автоматический контроль за дебиторской задолженностью в комплексной системе управления компанией. Выбирая систему для автоматизации предприятия, необходимо проверить, входят ли в ее состав стандартные инструменты управления дебиторской задолженностью, которые в дальнейшем нужно будет только настроить под конкретные требования компании. Примером таких систем являются решения для управления предприятиями среднего и малого бизнеса, предлагаемые компанией SAP. Надо отметить, что при внедрении той или иной автоматизированной системы очень помогает наличие в ней модуля управления дебиторской задолженностью, который нужно только настроить под конкретные нужды компании. Такой подход реализован в SAP. Это экономит время и деньги. Наталья Тимофеева У нас в компании используется собственное программное обеспечение, которое охватывает все отделы предприятия, в том числе в нем есть модуль учета и контроля дебиторской задолженности. В системе предусмотрена программа предупреждения о превышении лимитов и сроков исполнения обязательств. Что подразумевает собой дебиторская задолженность Что такое дебиторская задолженность Дебиторская задолженность – это сумма всех долговых обязательств контрагентов перед вами. Степень серьезности такой задолженности определяется для каждой компании индивидуально. Определенные организации не могут существовать без дебиторки и ее наличие расценивается как положительный результат. Но в других фирмах, заполненная строка дебиторской задолженности в балансе говорит об ухудшении дел компании. Работа с дебиторской задолженностью позволяет определить степень выполнения обязательств ваших контрагентов и помогает своевременно принять меры для сохранения денежных средств компании. Стандартная дебиторская задолженность представляет: неоплаченные счета контрагентов за предоставленные вами продукты; заранее оплаченные страховые взносы и налоги (или переплата по ним); санкции, введенные вами, за нарушения условий договоров; внесенные авансы поставщикам и подрядчикам; компенсации, внесенные за нанесения ущерба вашей фирме; А также иные различные задолженности других компаний и органов перед вами. Для улучшения ее показателей, каждая компания предпринимает собственные меры и методы. Важно обращать внимание даже на небольшие задолженности, так как они способствуют быстрому увеличению общей суммы невыплаченных денежных средств. Как работать с дебиторской задолженностью? Полный цикл работы с дебиторской задолженностью включает в себя несколько этапов. Этот пункт, как и следующий, следует выполнить еще до того как компания станет вашим контрагентом. Во-первых, вам следует тщательно проверить будущих дебиторов на платежеспособность. Наличие неоплаченных счетов, большой размер кредиторской задолженности и невыполненные обязательства перед налоговой службой свидетельствуют о низкой способности выплачивать вам долг. Проанализируйте финансовое положение компании. Ваш дебитор должен быть надежным и стабильным. Далее подготовьте грамотный договор, который выступит вам гарантией получения оплаты за предоставленные товары или услуги. Пропишите точный срок погашения, возможность рассрочки, начисление процентов за просроченные дни неуплаты и порядок выплаты денежных средств. После заключения договора с контрагентом, контролируйте своевременность выплат, соблюдение обязательств и наличие всей оговоренной суммы. Если вы видите, что платежеспособность вашего дебитора снижается, незамедлительно примените всевозможные меры по снижению риска невыполнения обязательств. В случае, когда контрагент все же перестал выплачивать долг, обратитесь в государственные органы, которые помогут вам взыскать долг с нечестного дебитора. Еще одним способом вернуть свои законные деньги является продажа дебиторской задолженности третьим лицам. Для улучшения и ускорения работы с дебиторской задолженностью, создайте собственные критерии для дебиторов, исходя из вашей практики. Это повысит шансы на работу с добросовестными контрагентами и снизит риск появления большой дебиторской задолженности. Что случиться, если не проводить работы с дебиторской задолженностью Если компания не будет проводить своевременные работы по ее уменьшению, это приведет к: ухудшению вашего положения на рынке – ведь у компании не будет хватать собственных денежных средств для совершения определенных сделок, сотрудничества с другими компаниями и оплату налоговых обязательств; вы не сможете достойно конкурировать на рынке. Неоплаченные средства могли пойти на разработку новых продуктов и улучшение уже существующих; увеличению риска потерять устойчивое финансовое положение – у компании существуют собственные обязательства перед другими организациями, которые нужно выполнять в срок. А из-за нехватки денежной наличности вы не сможете это осуществить. Похожие записи: Как доказать отцовство вне брака и записать в свидетельство о рождении ребенка Как получить сельскую надбавку к пенсии Бабушка хочет оставить мне свою квартиру: как лучше оформить собственность