Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «5.8. Нормирование труда и расчет численности персонала». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимая штатная численность персонала в нашем случае не зависит от применяемого режима работы, так для ее расчета используется всего две величины — количество часов. которое нужно отработать, чтобы отгрузить продукцию в заданном объеме, и норма рабочего времени по производственному календарю.
Чтобы рассчитать численность сотрудников склада для штатного расписания, сначала определяем, сколько часов они должны отработать в сентябре месяце, для которого мы делаем расчет штатной численности.
Для этого наш плановый объем (39288 единиц товара) делим на норму выработки (52 единицы товара в час) — 39288/52=756 часов.
756 часов — это количество рабочих часов, за которое будут отгружены 39288 единиц товара.
В сентябре норма времени по производственному календарю для 40-часовой рабочей недели составляет 176 рабочих часов.
Для расчета нужного количества сотрудников склада делим количество рабочих часов, которые нам нужны на отгрузку планового объема (756), на норму рабочего времени по производственному календарю сентября (176 часов) — 756/176=4,3 (сотрудника).
Итак, по нашим расчетам, для выполнения работы нам хватит 4-х работников.
Если поделить на четверых 0,3 недостающей штатной единицы, то получится, что нагрузка на одного сотрудника составит 108%.
0,3/4*100=108%
Это соответствует переработке на 40 минут ежесменно, при превышении значения загрузки, равного 115% количество штатных единиц целесообразно увеличить до 5.
Нужно ли оптимизировать численность
Итак, менеджмент компании получил проранжированный список статей затрат в котором затраты на персонал занимают топовое место. Напрашивается очевидный вопрос: на сколько завышена численность, сколько процентов работников можно сократить? Чтобы ответить на данный вопрос, компании проводят внутренний бенчмарк численности (факторный анализ без построения математической модели численности), который указывает на завышенные нормы управляемости и/или сильную разницу в численности при практически одинаковых технологиях[4]. Например,
- почти у всех заместителей по 2 секретаря, а у некоторых 3;
- в филиале «А» 5 кассиров, а филиале «Б» — 7.. при этом оба филиала обслуживают одинаковое количество клиентов;
- в регионе А команда закупок состоит из 2 человек и производят закупки на 50 млн руб, а в регионе Б 4 специалиста + начальник отдела и закупают то всего на 10 млн руб.
Конечно, после получения предварительных математических выкладок руководитель, курирующий направление по которому получен бенч, должен прояснить «производственную необходимость» численности работников, и вот примеры таких объяснений:
- топ-менеджеры с 3 секретарями «важнее и статуснее», чем другие;
- в филиале А кассиры обсуживают только физ. лиц, а в филиале Б – как физ. лиц так и юр. лиц;
- в регионе А закупки происходят некачественно, в документах много ошибок, по сравнению с регионом Б.
Распространенные ошибки в терминологии
Хочется подчеркнуть, что в литературе и популярных русскоязычных статьях про нормирование к методам нормирования ошибочно относят «анализ технологической документации», «нормирование по функциям», «экспертный метод нормирования».
Анализ технологии – всего лишь конкретный пример применения аналитики. В данном случае мы проанализировали технологическую документацию, а в другом случае навыки персонала, а в третьем – операционные карты…анализ тех или иных данных не является методом нормирования.
Нормирование по функциям – это термин, показывающий, относительно чего происходит нормирование труда. Мы можем определить нормативную численность, как подразделения, так и функции. Например, определить нормативную численность кадровиков в компании (при территориально-распределённой сети филиалов с численностью 500+ ш.е. каждого филиала и штаб-квартирой в 2000+ ш.е.) или определить численность кадровиков только в определённом месте (например, штаб-квартире) – это разные задачи. В первом случае идет нормирование функции, во втором конкретного подразделения (при этом методы и инструменты нормирования могут быть одинаковыми).
Экспертный метод нормирования – тут немного сложнее. Давайте рассмотрим пример:
«Обеспечение информационной защиты занимает 50% рабочего времени. Для обеспечения информационной защиты необходимо 3 работника».
- «50% рабочего времени» – это затраты времени, определенные экспертным путем;
- «50% рабочего времени уходит на обеспечение безопасности» – это сложный драйвер трудозатрат, который также определен экспертным путем;
- «Нам нужно 3 работника» – это численность, которая определена экспертным путем.
Нормирование и учет численности персонала
Нормирование численности персонала является ключевым, опорным звеном всей системы управления персоналом. Грамотное, научно обоснованное решение возникающих здесь проблем позволяет не только рассчитать потребную численность работающих по профессиям, квалификации, осуществить расстановку людей по подразделениям и тем самым заложить количественную базу для формирования системы управления персоналом. Оно в значительной мере предопределяет успешность всей производственной деятельности коллектива организации. Расчеты численности потребуются уже на стадии заключения договоров на поставку, при определении сроков выполнения заказов, допустимых предельных издержек на рабочую силу, цены выпускаемой продукции. Без расчетов численности работающих невозможно правильно организовать само производство, определить производственные мощности подразделений, осуществить взаимоувязку в их работе. Вместе с тем расчеты численности работающих имеют не только экономическое, но и важное социальное значение. Практика убедительно показала, что большинство конфликтов в организациях возникают именно из-за ошибок в нормировании труда, в расстановке людей, из-за существования так называемых «выгодных» и «невыгодных» норм и расценок. Переход к рынку резко обострил проблемы нормирования труда, потребовал поиска новых подходов к его организации. Рынок и конкуренция повысили значимость норм труда, принципиально поменяли их роль в деятельности организаций .
В условиях административно-командной системы и централизованного планирования организации старались заложить в нормы побольше резервов и тем самым обеспечить себе спокойную жизнь, гарантированное выполнение плана, получение премий и наград. Таким образом, нормы труда выступали как одно из главных средств сокрытия резервов производства. Подобная практика получила свое отражение и теоретическую поддержку в экономической литературе, в справочниках, учебниках, где норма труда трактовалась как мера затрат труда на изготовление единицы продукции или выработка продукции в единицу времени, выполнение заданного объема работ или обслуживание средств производства в определенных организационно-технических условиях. Такая формулировка позволяла монополистам закладывать в расчеты при планировании выгодные для себя нормы, ссылаясь на свои особые организационно-технические условия. Поэтому не случайно численность работающих в отечественных организациях в несколько раз превышала численность работников в аналогичных организациях в развитых странах.
Рынок и конкуренция не приемлют любые нормы, складывающиеся в «определенных организационно-технических условиях», а признают только общественно необходимые затраты труда. В условиях рынка норма превращается из средства сокрытия резервов в инструмент выявления возможностей для сокращения затрат труда и численности персонала, для повышения конкурентоспособности организации. Коллективам организаций теперь нужно ориентироваться уже не на свои «организационно-технические условия», а сравнивать затраты труда с результатами, достигнутыми конкурентами. В отечественных организациях для расчета численности рабочих применяются следующие виды норм: нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания, нормы времени обслуживания, нормы численности.
В практике работы наиболее часто применяются нормы времени, так как рабочее время является всеобщим измерителем количества затраченного труда. Кроме того, затраты рабочего времени закладываются и в основу расчетов норм выработки, норм обслуживания и норм численности персонала. Под нормой временипонимаются общественно необходимые затраты времени на выполнение единицы работы одним рабочим или группой рабочих соответствующей квалификации. Норму времени, установленную на операцию или единицу изделия, называют нормой штучного времени (см. раздел2.4.4).Величина штучной нормы времени складывается из затрат времени на работу машин и механизмов, действий рабочего и перерывов, без которых невозможно выполнить заданную работу. В общем виде состав штучной нормы Тшт можно представить следующей формулой:
Тшт = Т0 + ТВ + Т06 + ТОтд + ТПТ , (8.8)
где ТО – основное время;
ТВ – вспомогательное время;
Тоб – время обслуживания рабочего места;
ТОтд – время на отдых и личные надобности;
ТПт – время неустранимых перерывов, установленных технологией и организацией производства.
Величина основного времениопределяется расчетным путем с помощью соответствующих нормативов. При этом наивыгоднейшие режимы работы оборудования устанавливаются в процессе разработки технологического процесса и должны обеспечивать соблюдение технических требований к оборудованию, инструменту, изделию, оптимальные затраты времени и минимальную себестоимость обработки. Так, например, при нормировании станочных работ величину основного времени ТО можно определить по формуле:
Т О = (L × i) / (n × S), (8.9)
где L – расчетная длина обработки;
i – число проходов;
n – число оборотов шпинделя станка;
S – подача за один оборот шпинделя.
Величина вспомогательного времени,затрачиваемого рабочим на выполнение дополнительных действий, без которых невозможно осуществить основную задачу технологического процесса (установить деталь, закрепить деталь, включить, выключить оборудование, подвести инструмент в рабочую зону и т. п.), рассчитывается с помощью соответствующих нормативов времени либо на основании данных хронометражных наблюдений. В массовом производстве нормирование вспомогательного времени ведется детально – по отдельным приемам (установить деталь в приспособление, закрепить деталь, открепить деталь, снять деталь и т. п.). В серийном производстве расчет ведется с помощью укрупненных комплексов приемов (время на установку и снятие детали; время, затрачиваемое на переход; например, от одного устройства к другому, на изменение режимов работы оборудования и т. п.).
Определение численности персонала на основе нормативов
Комплектование штата организации невозможно без определения потребности в рабочей силе; это начальный этап планирования кадров. Один из способов такого планирования основан на нормативах численности персонала.
Этот норматив представляет собой установленное (локальными или типовыми нормами) количество работников определенной профессиональной или квалификационной группы, необходимое для выполнения конкретного объема работ либо производственных (управленческих) функций при имеющихся организационно-технических условиях.
Обычно нормативы численности имеют вид расчетных зависимостей либо нормативных таблиц, составленных на их основе. Рассчитываются они по определенным методикам. Следует отметить, что их точность оставляет желать лучшего.
Установление норм труда
Нормы труда определены нормативными материалами, к которым следует отнести нормативы по труду. Нормативы по труду представляют собой установленные величины трудозатрат на реализацию каких-либо частей работы, обслуживание техники, рабочего места, структурных подразделений и бригады, а также числа трудящихся, необходимого для осуществления функций управления и объема труда, который принят за единицу измерения. Нормативы по труду определяются конкретными организационно-техническими условиями и факторами производства.
Также к нормативам по труду следует отнести нормативы режимов использования оборудования и техники, по каким установлен оптимальный характер течения рабочего процесса и определено основное время (машинно-ручное и машинное).
Нормативные материалы являются основой для определения обоснованных норм трудозатрат. К ним предъявляются следующие требования:
- соответствие современному технологическому уровню;
- обеспечение высокого качества определяемых трудовых норм;
- соответствие определенному уровню точности;
- обеспечение оптимального уровня интенсивности труда;
- удобство расчета трудозатрат и вычисления трудоемкости;
- обеспечение применения в автоматизированных системах.
При этом установление норм труда производится:
- на отдельные операции;
- на взаимосвязанные группы операций;
- на комплекс работ.
В соответствии с этим определены понятия операционной, укрупненной и комплексной норм труда. Степень разделения или укрупнения норм определена условиями трудового процесса на производстве.
Организация нормирования труда на предприятии – в чем суть?
Организация нормирования труда на предприятии – это процесс анализа трудовой деятельности работников и установления норм труда для каждого конкретного участка или рабочего места.
Объектом нормирования труда являются трудовые действия, движения и операции работников, которые измеряются с помощью временной шкалы (в секундах, часах, минутах). Целью измерения обычно является расчет оптимального времени на осуществление той или иной рабочей операции. Затраты времени рабочего на единицу производимой им продукции называют нормой времени. Обратно пропорциональная величина – норма выработки, — это плановое количество изделий, полуфабрикатов или продукции, которое может произвести рабочий за период времени (за час или за смену).
Организация нормирования труда на предприятии решает задачи:
- Планирования максимально возможных объёмов производства на текущую численность персонала;
- Планирования оптимальной численности персонала на ожидаемый план производства;
- Выдача рабочим производственных заданий с учётом норм;
- Оптимизация производственных процессов в результате анализа трудовой деятельности работников (во время нормирования);
- Повышение производительности труда путём последовательного пересмотра норм;
Формула нормы численности отличается в зависимости от ситуации.
Для варианта 1.
Берется базовая численность работников (за предшествующий период), умножается на коэффициент планируемого роста производства (например, 1,2):
Nбазов * 1,2 = N требуемое количество рабочих.
Для варианта 2 рассмотрим пару примеров, А и В.
Пример А. По выработке (за месяц).
Планируется изготовить в месяц 144 конструкции. По нормативам установлено, что в месяц 1 человек способен изготовить 15 конструкций. Нормативы бывают как недовыполнены, так и перевыполнены: речь идет о коэффициенте выполнения норм, который высчитывается ретроспективно. Возьмем пример, когда нормы перевыполняются — тогда коэффициент выше 1, например, 1,2. Получится:
144 /15/1,2 = 8 (необходимое количество рабочих для производства 144 конструкций в месяц).
Иногда в числитель добавляют еще коэффициент невыходов (например, 1,1) — тогда расчет следующий:
144 * 1,1 /15/1,2 = 8,8 (таким образом, лучше иметь 9 рабочих — тогда план месяца по выработке выполнят, даже если кто-то из рабочих заболеет).
Пример Б. По времени обслуживания (за месяц).
Формула сходна, но коэффициент выполнения не используется.
Данные для расчетов: общая трудоемкость в часах (высчитывается как сумма всех видов работ, умноженных на продолжительность каждого вида работ); продолжительность рабочего времени 1 работника в часах за месяц; коэффициент невыходов.
Допустим: трудоемкость 1560 часов; в месяце — 164,1 рабочих часа (среднее число в 2022 году для 40 часовой недели); коэффициент невыходов —1,2. Тогда:
1560 / 164,1 * 1,2 = 11,4 рабочих (рекомендуется округлить в меньшую сторону).
Определение численности персонала на основе нормативов
Комплектование штата организации невозможно без определения потребности в рабочей силе; это начальный этап планирования кадров. Один из способов такого планирования основан на нормативах численности персонала.
Этот норматив представляет собой установленное (локальными или типовыми нормами) количество работников определенной профессиональной или квалификационной группы, необходимое для выполнения конкретного объема работ либо производственных (управленческих) функций при имеющихся организационно-технических условиях.
Обычно нормативы численности имеют вид расчетных зависимостей либо нормативных таблиц, составленных на их основе. Рассчитываются они по определенным методикам. Следует отметить, что их точность оставляет желать лучшего.
Как рассчитать штатную численность работников
Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:
Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)
где Ов — плановый объем работ или выручки;
Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);
Впл — плановая выработка на одного работника;
Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.
Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).
Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2021 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2020 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.
Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).
Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора
Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:
Кн = 1 + Дн
где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;
Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100 .
С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.
Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.
В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).
Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.
Пример введения норматива численности работников отдела кадров
Рассмотрим пример введения локальных норм труда в виде норматива численности работников отдела кадров, используя для этого типовую методику расчета нормативов времени для тех или иных кадровых работ (табелирование, прием, перевод, увольнение и т. д.).
Специфика трудовой деятельности кадровиков настолько различается в разных организациях (от работы табельщика до выполнения обязанностей инженера по подготовке кадров), что вопрос о нормировании их труда является первоочередным. Нередко на кадровиков возлагаются обязанности различных служб (например, обязанность ежедневно получать корреспонденцию организации на почте), которые работодателю формировать нецелесообразно. Поэтому нормирование труда работников кадровой службы — непростая задача.
В связи с таким положением дел хотим обратить внимание на межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78 и действовавшие до 1997 года (далее — Межотраслевые нормативы). В отсутствие иных аналогичных современных актов общего характера данные нормативы по-прежнему актуальны. В период их действия они носили рекомендательный характер и сейчас также могут быть использованы в этом юридическом статусе. Единственное, нужно учесть требование ст. 160 ТК РФ — нормы труда устанавливаются в соответствии с достигнутым к настоящему времени уровнем техники, технологии, организации производства и труда.
В основу самостоятельной разработки работодателем, например, нормативов времени на каждый вид производственной операции, выполняемой кадровиком, могут быть заложены такие данные, как:
— фотохронометражные наблюдения трудоемкости работы — полученные силами специалистов по нормированию труда;
— обобщенные результаты анализа и исследования затрат времени на работы по комплектованию и учету кадров — силами экономистов по труду;
— данные оперативного учета и отчетности — силами технических исполнителей по учету труда, например, нарядчиков;
— технические расчеты времени пооперационности видов выполняемой работы — силами инженеров-технологов или инженеров-нормировщиков;
— обобщенные результаты анализа трудовых процессов в целях рационализации приемов и методов труда и организации рабочих мест кадровиков — силами инженеров по рационализации производственных процессов и повышения эффективности изобретений.
При этом работодатель должен учитывать особенности психологии работников с разными субъективно-эмоциональными характеристиками, чтобы вывести усредненный норматив для абстрактного работника отдела кадров. Так, из усредненного норматива фактического баланса рабочего времени (который можно рассчитать по многочисленным методикам) следует, что перерывы на отдых и личные надобности, как правило, составляют 3% рабочего дня, потери рабочего времени, не зависящие от работника, — 6%, выполнение несвойственных работ — 2% и основная работа — 89%. Значит, при расчете фактических затрат труда кадровика нужно вносить поправочные коэффициенты, учитывающие следующие виды работ: «повседневные, текущие», «периодически повторяющиеся», «нерегулярные», «редко встречающиеся», а также «планируемые» и «непланируемые».
Степень физической нагрузки и напряженности труда кадровика рассчитывается по результатам анализа на основе изучения данных фотохронометражных наблюдений, статистических данных о результатах работы по приему и оформлению соискателей работы, графика использования рабочего времени, опроса работников кадровой службы.
Потом на каждом рабочем месте отдела кадров нужно выявить следующие характеристики трудового процесса:
— техническое обеспечение — характеризуется степенью отладки и надежности применяемого оборудования и программного обеспечения;
— организация труда — определяется уровнем неритмичности и неравномерности рабочей нагрузки в течение рабочего дня и отдельных дней рабочего месяца; нестабильности времени окончания работы (инспектор по кадрам должен начать работу по ПВТР с 9.00 и закончить в 18.00, но нередко какая-либо процедура, в частности, увольнения и выдачи трудовой книжки, вынуждает кадровика ожидать бывшего работника, например, стоящего в кассу за итоговым расчетом при увольнении, и после 18.00); вынужденным приоритетом одного вида работ над другим в зависимости от срочности этих работ, например, приоритетам приема на работу перед переводом внутри организации;
— кадровый состав — характеризуется периодами укомплектованности и недоукомплектованности штатов отдела кадров по отношению к штатной численности. Здесь же важно учесть уровень текучести кадров в отделе;
— условия труда — характеризуются соответствием микроклимата в помещении нормам по санитарно-гигиеническим характеристикам типовых рабочих мест, связанным со степенью нервно-эмоциональной и зрительной нагрузки, и степенью ответственности каждого работника за качественное выполнение своих функций;
— мотивация труда — характеризуется уровнем материальной заинтересованности в результатах своего труда, а именно уровнем заработной платы и стимулирующих выплат, установленных с учетом реально выполнимых напряженных производственных показателей;
— показатели результативности — характеризуются объемными показателями (количество принятых, обработанных, выданных документов), требованиями к качеству работы (отсутствие брака, возврата отчетов органами статистики), нормативами срока выполнения работ (при их наличии), отсутствием жалоб граждан и работников на работу отдела кадров и т. п.
Таким образом, самостоятельное нормирование труда — достаточно сложная задача. За основу нужно брать соответствующие методики, содержащие довольно-таки непростые математические формулы. Показатели, исходя из которых формируется задание работникам, обретают значительно большую объективно-оценочную силу, если применить научно-обоснованные нормативы, разрабатываемые региональными НИИтруда. Иначе остается творчески применить Межотраслевые нормативы, нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях, утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 06.07.1989 N 233/13-15, и нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 05.06.2002 N 39.