Если подотчетник потерял кассовый чек в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если подотчетник потерял кассовый чек в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Термин «онлайн-касса» используется законодателем с 2016 г., когда понятие было включено в обновленную редакцию ФЗ №54. Отличительная особенность нового оборудования — функция автоматической выгрузки фискальных данных, поступающих в ФНС через платформы ОФД. Старые версии кассовых аппаратов не регистрируются с февраля 2017, поэтому использование подобной техники считается нарушением, квалифицируемым как неприменение ККТ.

Командированному выдали только суточные

Если командированному сотруднику выдали только суточные, авансовый отчет лучше оформить.

В данном случае подтверждать расходы на суточные чеками или иными первичными документами не требуется (письмо Минфина от 22.03.2006 № 03-03-04/1/271). Но, чтобы избежать доначислений по налогу на прибыль, НДФЛ и страховым взносам, безопаснее составить авансовый отчет на суточные.

В налоговом учете расходы на выплату суточных признают на дату, когда утвержден авансовый отчет (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК). Если документа нет, ИФНС может исключить суточные из расходов. Тогда доказывать, что авансовый отчет не нужен, придется в суде (постановление Четвертого ААС от 03.04.2014 № А78-4284/2013).

Авансовый отчет также нужен для расчета НДФЛ и взносов. Суточные в пределах нормативов не облагают налогом. Дата получения дохода в виде суточных сверх лимита — последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК). Если отчета нет, не понятно, как определить дату дохода, поэтому есть риск доначислений по НДФЛ и штрафа (ст. 123 НК).

Заполнили отчет на компьютере и вручную — так можно?

Авансовый отчет можно заполнять на бумаге или в электронном виде. Комбинированное заполнение также разрешено: часть разделов — с помощью компьютера, а другую часть — вручную.

Требования заполнять бланк первичного документа либо полностью от руки, либо полностью на компьютере в правилах бухучета нет. Сотрудники могут формировать основные данные авансового отчета на компьютере, а на бумаге достаточно его подписать. Главное, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты. Такой вывод следует из Закона № 402-ФЗ.

Электронные авансовые отчеты можно также хранить в электронном виде. Но в этом случае авансовый отчет сотрудник должен подписать электронной цифровой подписью (письмо Минфина от 12.04.2013 № 03-03-07/12250). Если у сотрудника нет электронной подписи, авансовый отчет обязательно распечатывайте на бумаге.

Как нужно действовать работодателю, если подотчетник потерял документы

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Работодатель решил принять к учету затраты подотчетного работника, ¦
¦ не подтвержденные документами? ¦
L-----------------T-------------------------------------T------------------
 Да Нет
 ¦/ ¦/
------------------+-----------------¬ ------------------+-----------------¬
¦ С выданной подотчетной суммы нужно¦ ¦ Сотрудник должен вернуть ранее ¦
¦ исчислить НДФЛ и обложить ее ¦ ¦ выданные ему подотчетные суммы, ¦
¦ страховыми взносами. При этом ¦ ¦при этом компании не нужно отражать¦
¦товары (работы, услуги), по которым¦ ¦ их в доходах. Объекта обложения ¦
¦ нет документов, на расходы при УСН¦ ¦НДФЛ и страховыми взносами по такой¦
¦ не списываются ¦ ¦ операции не возникает ¦
L------------------------------------ L------------------------------------

Схема Какие действия может предпринять работодатель

В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что, если сотрудник не смог представить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.

Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ). Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.

Подтверждение подотчетных сумм по командировочным расходам

При подтверждении коммерческих расходов необходимо иметь в виду следующие нюансы:

1. Чека за проживание может и не быть, так как гостиницы не используют кассы до 1 июля текущего года. В этом случае может быть предоставлен только счет на оплату
2. Если работник ездил в командировку на своей машине, то к отчету прикладываются чеки на топливо, путевка на маршрут поездки
3. Если сотрудник добирался до места назначения поездом или самолетом, то необходимо предоставить не только билет, но и документ, который подтвердит, что поездка действительно состоялась. Если использовался электронный билет, то необходимо предоставить его распечатку, а также посадочный талон. Если талона нет, то можно запросить у перевозчика, например, справку, которая подтвердит, что сотрудник действительно был в дороге. Нужно разъяснить работникам, что посадочный талон необходимо распечатывать в обязательном порядке и закрепить этот момент во внутренних документах компании, которые касаются командировочных расходов
4. Если работник находясь в командировке перемещался на такси, то нужно иметь чек на такую перевозку и прилагать его к авансовому отчету

Зачем к отчетным документам прикреплять чек на гостиницу?

Он является главным отчетным документом. Командировочные будут рассчитываться на основе его суммы. Также компания имеет право возместить НДС из бюджета, поэтому документ будет проверяться налоговой. В государственном учреждении чек на гостиницу особенно пристально изучается, чтобы исключить нецелевое применение денег. Для контроля представитель компании или налоговой может перезвонить в гостиницу либо сделать запрос по электронной почте.

Но даже таких мер вам не стоит бояться. У нас можно купить чек с действующим QR-кодом и с подтверждением, ведь все данные фиксируются в архиве гостиницы. Консьерж ими будет руководствоваться при необходимости дать ответ.

Мы предлагаем оригинальные документы, которые изготавливаются по всем требованиям законодательства в самые сжатые сроки. Вы сами можете установить даты выезда и заезда, выбрать стоимость номера и дополнительные услуги. Если вы еще в городе мы подвезём чек по удобному для вас адресу. Оплата производится только после того, как вы убедитесь, что документ оформлен правильно.

Если вы делаете заказ, по приезду домой, мы вышлем чек почтовой службой после оплаты. Для проверки фото документа высылается бесплатно по электронной почте. Цены демократичные. Постоянным клиентам – скидки! Порядочность, внимательность и пунктуальность гарантируем!

Предположим, что он утерян или пришел в негодность. На практике не существует нормативных документов, которые регулируют восстановление чека. Но существуют другие способы. Обратимся к ним:

• У каждого продукта есть свой порядковый номер. Он фиксируется во всех документах, включая сам чек. Это дает возможность изготовить его дубликат.
• Чтобы приступить к восстановлению документа следует вспомнить дату, ориентировочное время, список покупок и место, где были приобретены товары. Гражданин обращается в магазин и с помощью администратора в программе фиксации данных (чаще всего это 1С «Торговля и склад») найти порядковый номер вашего фискального чека.
• Для поиска делаем следующее. Заходим в раздел «Журналы», далее в подраздел «Журналы чеков ККМ». Выпадает список требуемых документов. Осталось определиться с датой и временем.
• Если воспользоваться поиском, то найти получится быстрее. Но для этого следует знать порядковый номер (артикул). Он должен совпадать целиком, иначе поиск сильно затянется или не удастся вовсе.
• Далее ответственное лицо распечатывает дубликат чека в двух экземплярах. Один остается в магазине, второй у гражданина. Следует понимать, что администрация не каждый раз идет на встречу в вопросе восстановления чека и возможен отказ. В таком случае покупатель может обратиться в суд.

Если на руках у гражданина есть товарный чек, то этого будет достаточно, чтобы решить вопрос с обменом или возвратом. Как правило, в магазине остается второй экземпляр. Его можно спросить у администрации торговой точки. Но, к сожалению, организация не обязана хранить дубликат товарного чека.

Подотчетник предъявил кассовый чек с перечнем товаров, нужно ли требовать товарный чек

Вместе с тем в письме ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@ «О документальном подтверждении расходов в целях налогообложения» обращено внимание, что Перечень обязательных реквизитов кассового чека ККМ не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности, в кассовом чеке ККМ отсутствуют такие реквизиты, как «наименование должности» и «подпись» лиц, совершивших хозяйственную операцию (письмо относилось к периоду действия Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 N 745).
Основанием для признания расходов на приобретение подотчетным лицом товаров в данном случае будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет с приложенным к нему кассовым чеком, содержащим перечень товаров. Товарный чек при этом может не прикладываться.

Подтвердить расходы подотчетное лицо может без чека?

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

В пункте 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ регламентированы единые требования к чекам для авансового отчета 2020 года. Норматив устанавливает более 20 реквизитов, к ним относятся:

• наименование организации и ИНН;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
• наименование документа и признак расчета;
• регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
• адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
• номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
• наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
• форма расчета;
• ставка и сумма НДС;
• система налогообложения;
• код товара.

Законодатели предусмотрели некоторые особенности, характерные для каждого вида фискальной документации.

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

Да, организация вправе учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложен только ТЧ (письмо Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017). Работодатель не несет ответственности за то, что продавец не соблюдает кассовое законодательство.

Можно ли принять расходы если подписи нет на товарном чеке

То есть товарный чек вмененщика одновременно подтверждает и приобретение, и оплату товарно-материальных ценностей. И на основании такого документа можно учесть расходы в целях налогообложения (Письма Минфина России от 06.09.2012 N 03-11-11/272, от 19.01.2010 N 03-03-06/4/2). В то же время однозначно сказать, что имеющийся у вас документ выдал именно плательщик ЕНВД, нельзя.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, – непосредственно после ее совершения.

Можно ли принимать к учету авансовый отчет с приложенными оправдательными документами (чеками, товарными чеками, квитанциями), дата выдачи которых совпадает с выходным днем

В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные авансовые отчеты утверждает руководитель учреждения.

Выдача денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по суммам, полученным ранее под отчет (п. 214 Инструкции N 157н). Аналогичные требования к выдаче под отчет денежных средств содержатся в п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение N 373-П).

Кассовая дисциплина в 2022 году

1. Поставлена на учет в налоговой инспекции;
2. Имеет корпус с нанесенным заводским номером;
3. Оборудована фискальным накопителем, в который передаются фискальные данные;
4. Имеет встроенные часы, работающие в режиме реального времени;
5. Проверяет контрольные числа регистрационного номера ККТ;
6. Оборудована функционалом, предусматривающим печать фискальных документов (данная функция может отсутствовать при расчетах, осуществляемых через Интернет);
7. Умеет формировать фискальные документы в электронном виде и передавать их любому фискальному оператору, а также принимать подтверждения от оператора;
8. Выдает информацию о нарушении процедуры обмена данными с фискальным оператором и прочих неполадках и неисправностях самой ККТ;
9. Обеспечивает прием информации о сумме платежа от терминала, передающего распоряжения в банк (устройства эквайринга);
10. Не допускает формирование чека (БСО) или корректирующего чека (БСО), содержащего больше одного признака расчета;
11. Обеспечивает печать двумерного QR-кода на чеке (БСО);
12. Формирует отчет о текущем состоянии расчетов в любой момент для предъявления проверяющему инспектору;
13. Обеспечивает поиск любого документа по номеру из фискальной памяти, его распечатку или передачу в электронной форме;
14. Исполняет протоколы обмена информацией.

ИП же могут забирать наличные деньги из кассы в любой момент и в любом количестве, главное, не допускать просрочки по уплате налогов и взносов. Если ИП применяет кассовые документы, выдачу из кассы сумм на собственные нужды необходимо оформить расходным ордером.

Способ 4. Договор займа

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:

Операция			Сумма, руб.
Возврат подотчета (фиктивный)
Выдача займа (фиктивная)
Ежемесячный НДФЛ по доходам директора в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, письмо Минфина от 27.06.2016 № 03-04-06/37295)			= (700 000 × 2/3 × 10% [ставка рефинансирования]) / 365 × 30 (количество дней в месяце) × 35% (ставка НДФЛ)
Уплата НДФЛ за месяц

Способ 5. Личные расходы директора

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:

Операция			Сумма, руб.
Отражение расходов на основании авансового отчета	10, 20, 26, 41, 44, 91

Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.

Совет : тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.

Воспользуйтесь электронным чеком

Для того чтобы воспользоваться электронным чеком, нужно:

1. Связаться с организацией, у которой была осуществлена покупка, и запросить электронный чек.
2. Предоставить все необходимые данные, чтобы организация смогла идентифицировать вашу покупку.
3. Удостовериться, что организация предоставила вам электронный чек в удобном для вас формате (например, на сайте организации или по электронной почте).

Преимущества электронного чека:

• Надежная служба хранения данных. Электронные чеки сохраняются в базе данных организации и могут быть легко восстановлены.
• Удобство использования. Электронные чеки могут быть легко распечатаны или сохранены в электронном виде для последующего использования.
• Экологичность. Использование электронного чека помогает сократить потребление бумаги и защищает окружающую среду.

Таким образом, если подотчетное лицо потеряло кассовый чек, рекомендуется воспользоваться электронным чеком. Это удобный и надежный способ восстановить документ, необходимый для документооборота и бухгалтерии.

Подайте заявление в полицию

Если вы потеряли кассовый чек и у вас возникли подозрения, что он может быть использован в мошеннических целях, вам следует незамедлительно обратиться в полицию. Заявление в полицию поможет оформить вашу ситуацию и защитить ваши права.

В заявлении в полицию следует указать все известные детали о похищении кассового чека, такие как место и время потери, сумма покупки, магазин или организация, где была совершена покупка. Также необходимо предоставить все возможные доказательства, такие как фотографии чека или записи видеонаблюдения.

После подачи заявления в полицию, вам могут потребоваться дополнительные справки или документы для разрешения вашего дела. Полицией будут проведены соответствующие расследования, и если будет найден виновник, возможно, будут применены соответствующие меры наказания.

Обратите внимание, что подача заявления в полицию является важным шагом в защите ваших прав и может помочь предотвратить дальнейшие мошеннические действия.

Бумажные чеки с электронной подписью

В 2024 году, в соответствии с действующим законодательством, можно принимать бумажные кассовые чеки с электронной подписью. Такие чеки имеют следующие особенности:

Особенности	Описание
Электронная подпись	Бумажные чеки должны содержать электронную подпись, что гарантирует их подлинность и целостность.
Уникальный идентификатор	Каждый чек должен иметь уникальный идентификатор, который позволяет однозначно идентифицировать его.
Дата и время	Чек должен содержать информацию о дате и времени его выдачи, чтобы иметь возможность учесть его при подотчете.
Сумма	Важным параметром является сумма, указанная в чеке. Она должна соответствовать фактическим расходам подотчетника.
Информация о магазине	Бумажные чеки с электронной подписью должны содержать информацию о магазине или организации, выдавшей чек.
Система налогообложения	Важно учитывать, что бумажные чеки с электронной подписью могут приниматься только по системе налогообложения, предусмотренной законом.

Таким образом, при подотчете в 2024 году можно принимать бумажные чеки, которые содержат электронную подпись и соответствуют указанным выше требованиям.

Похожие записи:

• Ответы о налоге на коммерческую недвижимость
• Какие пособия и выплаты от государства положены на третьего ребенка
• Положено ли многодетной семье выплаты 2024 100000 тысяч