Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.
Какие документы лучше сохранить!
Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:
- документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
- финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.
Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);
- первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ).
Порядок проведения процедуры
Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.
Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.
Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.
Правила по составлению акта об уничтожении документов
Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.
- Вначале документа указывается название организации.
- Отдельно вписывается состав комиссии.
- В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.
Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).
Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.
Восстановление бумажных документов
Насколько надежны методы уничтожения, можно ли восстановить то, что, казалось бы, уже полностью утрачено? Опыт показывает, что можно, и в ряде случаев — довольно успешно.
Восстановление документов — всегда достаточно длительный, трудоемкий и недешевый процесс, поэтому к нему прибегают только при наличии веских оснований. Такими основаниями могут быть, например, важность соответствующих материалов для судебного разбирательства или расследования, их культурно-историческая ценность, или простой экономический расчет, что восстановление документов обойдется дешевле, чем получение их заново.
Методы восстановления зависят от вида полученных повреждений или использованного способа уничтожения. Большое значение имеют как финансовые, так и технические возможности организации.
Условия уничтожения документов
Работникам бухгалтерии и другим ответственным за работу с документами сотрудникам предприятия нельзя утилизировать бумаги по собственному желанию. Архивные дела могут быть уничтожены только в трёх случаях:
- при истечении срока их хранения;
- при потере актуальности и практического значения;
- при порче документов.
Порядок утилизации бумаг
Для уничтожения архивной и потерявшей актуальность документации не требуется привлечение сторонних лиц или организаций. Можно провести уничтожение документов с истёкшими сроками хранения самостоятельно. Для этого необходимо:
- создать комиссию, которая будет принимать решение об уничтожении документов;
- подготовить акт о необходимости утилизации документов;
- провести утилизацию и привести в порядок оставшиеся на хранении архивные документы;
- составить дополнительный акт с фиксацией совершённых действий.
Утилизация документов
Закон прямо не указывает, как утилизировать документы с истёкшим сроком хранения. Комиссия самостоятельно выбирает приемлемый порядок уничтожения старых дел. Вариантов может быть несколько:
- обратиться к стороннему исполнителю;
- использовать шредер (уничтожитель бумаг) и обрезки утилизировать;
- сжечь старые дела, акты и бумаги.
Последний способ избавления от документов с истекшим сроком хранения неудобен, поскольку требует специально оборудованного места, соответствующего требованиям противопожарной безопасности. Далеко не все компании могут это обеспечить, а сжигать бумаги подручными средствами далеко не безопасно и ещё к тому же может привести к санкциям контролирующих служб.
После применения шредера остаются обрезки документов, которые тоже надо как-то уничтожить. Обращение в сторонние организации чревато утечкой информации, поскольку конфиденциальные документы попадут в посторонние руки. Поэтому утилизировать документы нужно в присутствии члена комиссии или иного ответственного сотрудника.
Использовать другие способы утилизации стоит при условии, что:
- документы будут уничтожены полностью, без остатка;
- не нарушаются нормы законов;
- не наносится вред окружающей среде.
Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру. В соответствии со статьей 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет». При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги».
Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов
В соответствии со ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ) контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов РФ, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством РФ и законодательством субъектов РФ. Данные органы проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве.
Согласно ст. 27 Закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве
По государственному стандарту под уничтожением документов понимают процесс избавления от информации на бумажных носителях без возможности ее восстановления.
Документы хранятся в пределах установленных сроков в существующих нормативах и ФЗ «Об архивном деле». Основополагающим фактором для проведения утилизирующих работ считается завершение периода сохранения бумаг, за исключением форс-мажорных ситуаций. За организацией остается право самостоятельного выбора доступного способа ликвидации материалов.
В правовые акты правильной утилизации входят:
- ФЗ № 125 о создании и работе архивов;
- приказы Минкультуры (№ 1182 о сроках хранения и №558 о типовых управленческих документах);
- постановление ФКЦБ № 03-33/пс о делах акционерных организаций.
Ответственность за нарушение порядка обращения с документами
На основании ст. 27 Закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.
В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
— на граждан — от 100 до 300 руб.;
— на должностных лиц — от 300 до 500 руб.
Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение требований о хранении документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным. Это карается наложением административного штрафа:
— на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
— на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.
Неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влекут аналогичные размеры штрафа.
Ответственность за неправильное хранение документов предусмотрена не только административным законодательством. Налоговый кодекс тоже содержит нормы, предусматривающие такую ответственность. В частности, на основании ст. 120 НК РФ за отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета, как и за уничтожение до истечения сроков их хранения, организация может быть наказана штрафом в размере 10 000 руб. За повторное подобное нарушение норм законодательства штраф увеличивается до 30 000 руб.
Если благодаря необеспечению сохранности документов произошло занижение налоговой базы, организация может быть оштрафована на 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
Акт на уничтожение документов, машина или аппарат для уничтожения документов, приказ об уничтожении
Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.
В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.
Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек.
Методы уничтожения документов
Необходимость в уничтожении может возникнуть по разным причинам – в частности, в связи с истечением установленного законодательством срока хранения документов.
Рассмотрим наиболее распространенные способы – сжигание документов, закапывание, шредирование, химическую обработку.
Весьма высокой надежностью обладает такой способ, как сжигание. В нашей стране он начал применяться довольно давно – приблизительно с середины XVIII века. Несомненными преимуществами сжигания документов является относительная простота, гарантия уничтожения при применении промышленных установок, а также возможность уничтожения как малых, так и больших объемов документации.
Существуют, однако, и недостатки: сжигание документов возможно лишь в специально оборудованном помещении и с помощью сложного оборудования, требуется тщательный контроль прогорания документов в стопках. Кроме того, сжигание документов создает определенную экологическую угрозу. Уничтожение документов описываемым способом возможно только после получения разрешения в организации, уполномоченной осуществлять экологический контроль.
Закапывание документов – метод, который к настоящему моменту устарел; между тем, некоторое время назад он был весьма популярен, особенно в зарубежных странах.
Документы вместе с прочим мусором вывозились на свалку, где закапывались.
Ряд судебных решений, обязавших лиц, которые использовали такой способ уничтожения, выкопать и представить документы суду, резко сократил практику закапывания. Опыт показал: закопанные документы, как правило, хорошо сохраняются на протяжении длительного времени, поэтому с точки зрения надежности закапывание заметно проигрывает другим способам, например,сжиганию документов.
Оптимальным способом уничтожения бумаг, который полностью отвечает требованиям действующего законодательства, является шредирование.
Выполняемое в промышленных масштабах профессионалами, использующими специализированное оборудование, оно позволяет надежно уничтожить любые объемы документов, отличаясь при этом экологической чистотой и ценовой доступностью. Преимущества шредирования обусловили то, что этот способ часто предпочитается другим, в частности, сжиганию документов.
Химическая обработка – способ уничтожения документов, являющийся дополнительным по отношению к шредированию и применяющийся в качестве меры особой защиты.
Суть метода заключается в разрушении структуры носителя (бумаги) под влиянием химически агрессивных сред; по степени надежности способ сравним со сжиганием документов, поскольку бумага разрушается полностью. Между тем, в силу дороговизны, длительности и сложности процесса широкого распространения химическая обработка не получила.
Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
Оформляем акты на уничтожение документов
В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации1 дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения (свыше 10 лет) должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков. Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации. Именно этот порядок мы разбирали в предыдущем номере журнала, рассматривая второй этап проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), которые:
- могут быть подвергнуты частичной обработке (сшиванию на 3 отверстия и уточнению заголовков) и
- могут учитываться в процессе хранения по номенклатуре дел подразделения.
Остаются также дела и документы предыдущих лет, сроки хранения которых истекли к 1 января текущего года и в связи с этим подлежащие выделению к уничтожению в установленном порядке.
Следует заметить, что документы, возникшие в деятельности структурного подразделения, являются служебными документами, принадлежащими учредителю организации / работодателю, поэтому просто так и в неорганизованном порядке сотрудники подразделения не имеют права совершать с документами никаких несанкционированных действий, тем более уничтожать их. В связи с этим часто встречается практика, при которой лишние экземпляры, копии, черновики, проекты, представляющие собой даже «россыпь» документов и их проектов, включаются в годовой акт о выделении документов к уничтожению, если в течение года исполнители не подвергали их своевременному шредированию в рамках политики «чистого стола».
Порядок выделения не подлежащих хранению документов к уничтожению установлен в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила).
Эти Правила процедуру выделения документов к уничтожению регламентируют следующим образом:
- строго связывают ее с ежегодным проведением второго этапа экспертизы ценности документов, когда документы готовятся к передаче в архив организации;
- устанавливают, что дела с истекшими сроками хранения, но имеющие в номенклатуре дел отметку ЭПК, подлежат предварительному полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения и только после такого просмотра выделяются к уничтожению и включаются в акт (в акте отметка ЭПК не оформляется);
- каждое структурное подразделение одновременно с описями дел структурного подразделения оформляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который должен быть составлен по форме приложения 21 к Правилам, подписан руководителем подразделения (как и описи) и передан в службу делопроизводства. Обратите внимание: в п. 4.11 Правил акты структурных подразделений названы предложениями к сводному акту организации о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Сводный акт составляется службой делопроизводства. А предложения структурных подразделений к нему Правила потом хранить почему-то не обязывают;
- служба делопроизводства составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, тоже по форме, содержащейся в приложении 21 к Правилам;
- служба делопроизводства организует заседание экспертной комиссии (ЭК) организации и представляет на ее рассмотрение одновременно и сводные описи дел, и сводный акт о выделении к уничтожению. После заседания ЭК оформляются грифы согласования на экземплярах описей и акте (ссылку на дату и номер протокола ЭК – см. о в Примере 2);
- если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи дел направляются на рассмотрение соответствующей ЭПК (или ЭПМК, т.е. экспертно-проверочной методической комиссии);
- после согласования описей и акта на заседании ЭК организации сводные описи / годовые разделы и сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, который отвечает и за документальный фонд, и за архивный фонд.
Итак, фактически уничтожить документы, отобранные для этого по утвержденному акту, можно только:
- для организации – источника комплектования после согласования / утверждения сводных описей дел / годовых разделов на заседании ЭПК соответствующего архива;
- в организациях, которые не являются источниками комплектования, – после утверждения этих документов первым руководителем организации (см. «1» в Примере 2).
Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в приложении 21):
- и для «предложений» подразделений, и для сводного документа, составляемого службой делопроизводства;
- для выделения к уничтожению и бумажных, и электронных документов!
Зачем уничтожать бухгалтерские документы
Любая хозяйственная операция в компании в обязательном порядке должна быть документально подтверждена. Таким образом, наличие оправдательных документов и легкий доступ к ним являются непременными для каждой организации.
Чем дольше существует компания, тем больше бумаг у нее накапливается. Рано или поздно перед руководителем возникает вопрос о порядке избавления от них.
Но какие документы и в каком порядке можно ликвидировать? Давайте разберемся в этом вопросе.
После того как был завершен отчетный период, бухгалтер должен подшить бумаги и организовать их хранение в соответствии с порядком, установленным законодательными актами, а также обеспечить доступ к ним в течение пяти лет. Этот срок устанавливает закон о бухгалтерском учете.
Однако существует ряд бумаг, сохранность которых должна быть обеспечена на постоянной основе, например годовая отчетность.
Если бумаги не относятся к архивному фонду фирмы, то она может сама определить порядок их уничтожения, прописав его в локальных нормативных актах. Это возможно потому, что в законодательных актах этот аспект не уточнен.
Для хранения бумаг, не подлежащих уничтожению, можно организовать отдельный архив. Что же касается бухгалтерских бумаг, срок хранения которых составляет десять лет, то они в архив не передаются, а остаются в бухгалтерии и по прошествии времени ликвидируются.
В отношении некоторых категорий бумаг установлен индивидуальный порядок хранения и его сроки.
Часто бухгалтеры сталкиваются с тем, что в различных законодательных актах указаны разные сроки хранения для одних и тех же документов. Это может быть связано с их принадлежностью как к бухгалтерскому учету, так и к налоговому.
В этой ситуации стоит опираться на тот законодательный акт, который обозначает больший срок.