Как правильно оформить приказ об увольнении сотрудника

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить приказ об увольнении сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Приказ о прекращении трудового договора содержит персональные данные – информацию, доступ к которой ограничен законом¹³. В связи с этим он относится к документам с ограничением доступа к нему третьих лиц. При заполнении приказа в правом верхнем углу может проставляться гриф ограничения доступа к документу¹⁴. Виды используемых грифов устанавливаются в локальном нормативном акте, они содержат разные ограничительные надписи: «Коммерческая тайна», «ДСП» и др. Рекомендуем закрепить в Положении об обработке персональных данных возможность использования на документах, содержащих персональные данные работников, грифа с ограничительной надписью «Конфиденциально».

Наименование организации – автора документа

В унифицированной форме № Т-8¹⁰ данный реквизит указан одним из первых (см. «2» в Примере 1). Рекомендуем начинать с него и в самостоятельно разработанной форме, т.к. наименование работодателя позволяет сразу определить, с кем конкретно работник состоял в трудовых отношениях, – чей это приказ.

Правильное заполнение данного реквизита в определенной мере влияет на судьбу работника, особенно при выходе на пенсию и возникновении спора по страховому стажу. Ошибка в наименовании или его отсутствие может поставить под сомнение период работы у конкретного работодателя и привести к обнулению отдельных периодов стажа при слабости других доказательств трудовых отношений¹¹.

В приказе указывается полное и сокращенное (при наличии) наименования, установленные на дату издания приказа (если приказ заполняется работодателем – индивидуальным предпринимателем, то делается указание на этот факт и указываются Ф.И.О. предпринимателя). При этом заполняемые данные в форме приказа не должны отличаться от таковых в ЕГРЮЛ (или ЕГРИП для ИП).

Если сокращенное наименование организации отличается от полного только общепринятой аббревиатурой организационно-правовой формы, то его указывать не обязательно (например, наличие сокращения «ООО “Василек”» рядом с «Общество с ограниченной ответственностью “Василек”» не информативно, см. Пример 3). А вот если есть уникальное сокращение самого наименования организации, то указывать его необходимо, тогда, например, рядом с «Акционерное общество “Центр маркетинговых исследований рынков Азии” в скобках появится «АО “ЦМИРА”», Примеры 1-2).

В какой срок работник должен предупредить об увольнении по собственному желанию

Работник должен предупредить вас об увольнении по собственному желанию, как правило, не менее чем за две недели до увольнения (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Иной срок предупреждения установлен, в частности:

— для работников в период испытания — не позднее чем за три дня (ч. 4 ст. 71 ТК РФ);
— для руководителя организации — не менее одного месяца (ст. 280 ТК РФ);
— для работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев, — за три календарных дня (ч. 1 ст. 292 ТК РФ);
— для сезонных работников — за три календарных дня (ч. 1 ст. 296 ТК РФ).

Указанные сроки нужно исчислять со следующего дня после того, как к вам поступило заявление работника об увольнении (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Для этого рекомендуем зафиксировать дату получения заявления, например, в журнале регистрации заявлений работников.

Время отпуска или болезни не прерывает течение этих сроков. На это время может приходиться и дата увольнения. Это следует из ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 80 ТК РФ, Письма Роструда от 05.09.2006 N 1551-6.

Учтите, что в течение указанных сроков работник может передумать увольняться и отозвать заявление об увольнении (ч. 4 ст. 80 ТК РФ).

Можно ли уволить работника, который направил заявление об увольнении по почте

Да, можно, если работник направил вам заявление об увольнении по обычной почте, например заказным письмом (Письмо Роструда от 05.09.2006 N 1551-6). А если работник прислал вам заявление по электронной почте, принять такое заявление можно не всегда. Поэтому учтите следующее.

Вы должны оформить увольнение на основании заявления, полученного по электронной почте, если его направит дистанционный работник и заявление подписано усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 4, 6 ст. 312.1 ТК РФ).

Полагаем, что недистанционный работник тоже может направить вам заявление по электронной почте, если подпишет его усиленной квалифицированной электронной подписью. В этом случае оно приравнивается к собственноручно подписанному документу на бумажном носителе согласно ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи. Однако официальных разъяснений по этому вопросу нет и судебная практика неоднозначна, поэтому рекомендуем попросить такого работника написать заявление на бумажном носителе.

Ключевая информация внесена, бланк практически заполнен. Чтобы документ обрел юридическую силу, он должен быть заверен подписью руководителя организации. После подписания бумаги руководителем, ее нужно передать увольняющемуся работнику, чтобы тот ознакомился с указанной в ней информацией и также заверил ее подписью. Если что-то из указанной в документе информации по мнению сотрудника не будет соответствовать действительности, то подпись он может не ставить, выражая свое несогласие также посредством обращения в судебные инстанции.

Приказ составляется в двух экземплярах. Один из них предается сотрудникам бухгалтерии, производящим необходимые финансовые расчеты, а второй остается в архиве предприятия.

Обратите внимание! Если во время работы на предприятии на сотрудника возлагалась материальная ответственность, то к приказу по форме Т-8 необходимо приложить бумагу, подтверждающую отсутствие претензий материального характера со стороны руководства.

Если трудящийся захочет получить на руки копии документов, так или иначе связанных с его производственной деятельностью, будь то приказ о переводе или трудоустройстве и т.д. – неважно, работодатель должен будет выполнить просьбу (составленную в письменном виде) в течение трех дней с момента ее изъявления. При этом все копии документов обязательно должны быть заверены.

Всегда ли нужно использовать установленную форму Т-8?

Бланк приказа об увольнении сотрудника по собственному желанию по форме Т-8 был утвержден в официальном порядке достаточно давно, еще в 2004 году. В этот же момент уполномоченными органами была введена и дополнительная форма – Т-8а. Разница между двумя данными документами заключается в следующем: наиболее популярный вариант Т-8 заполняется в случае увольнения из организации одного сотрудника. Если же говорить о форме Т-8а – она потребуется в том случае, если из компании по собственному желанию увольняется сразу несколько подчиненных.

До наступления 2013 года применение двух вышеуказанных форм являлось обязательным требованием. То есть работодатель всегда должен был использовать именно официально установленный бланк. Однако в 2013 году в данные правила были внесены изменения. Теперь эти формы распоряжений перестали быть обязательными для применения. В частности, работодателям была предоставлена полноценная возможность создать собственную форму по своему усмотрению.

Составленный бланк, в свою очередь, должен быть утвержден в официальном порядке внутри организации. Главное, чтобы готовый документ учитывал следующие основные требования:

1. Обязательное наличие всех стандартных реквизитов документа, а именно – его регистрационный номер, наименование, текущую дату составления.
2. Наличие сведений об организации, в которой происходит формирование данного документа. Сюда можно отнести полное наименование юридического лица либо индивидуального предпринимателя, юридические и фактические адреса учреждения и контактную информацию.
3. Описание документа. Если речь идет о распоряжении об увольнении, обязательно нужно это указать.
4. Наличие дополнительной информации, которая будет иметь прямое отношение к будущей процедуре разрыва профессиональных отношений. Сюда, например, можно отнести сведения относительно выплаты служащему выходного пособия и т.д.
5. Сведения о сотруднике, который увольняется из организации по собственному желанию – ФИО подчиненного, наименование занимаемой должности, табельный номер и т.д.
6. Информацию о других лицах, на которых возлагаются официальные обязательства по выполнению положений созданного документа. Сюда можно отнести, например, руководителя отдела кадров, главного бухгалтера и иных служащих, которые будут принимать непосредственное участие в процедуре увольнения. Каждое лицо, фамилия которого указана в созданном распоряжении, должно подтвердить факт отсутствия у него каких-либо возражений личной подписью.

На каком основании издается указ об увольнении?

Трудовое законодательство обязывает работника, желающего расторгнуть трудовой договор, предупредить об этом работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели. Эта норма закреплена в статье 80 ТК. В ряде случаев могут быть установлены иные сроки кодексом или федеральными законами.

Работодатель вправе сократить срок двухнедельной отработки. В это время работник не обязан находиться по месту работы, он может уйти по листку нетрудоспособности, использовать остатки очередного отпуска и т.д. Сроки при этом не изменяются.

Форма заявления на увольнение может быть произвольной. Документ допустимо написать от руки, напечатать с использованием офисной техники или заполнить на бланке, который может использоваться в отделе кадров. Важными условиями являются:

• собственноручная подпись заявителя и дата;
• четкая формулировка, передающая желание гражданина уволиться и понимаемая однозначно;
• обязательно присутствие даты, которая станет для работника последним днем работы в этой организации.

Способы передачи заявления могут быть только двух видов:

• лично в канцелярию организации;
• почтовым направлением с уведомлением.

Образец приказа об увольнении по собственному желанию

Приказ о прекращении трудового договора — это распорядительный документ организации, которым оформляется увольнение работника. Использовать унифицированную форму или нет, решает работодатель.

Законодательство не требует от организаций пользоваться унифицированными формами приказов и распоряжений в кадровой сфере. Компании вправе разработать собственный бланк приказа об увольнении и заполнять его в соответствии с установленными во внутренних актах правилами. Такие индивидуальные шаблоны должны содержать всю важную для идентификации события данные: в нашем случае:

• о работодателе и работнике;
• об основании расторжения трудового договора;
• о дате прекращения договора.

Если в вашей организации нет отдельных бланков, для распоряжения о прекращении сотрудничества подойдет форма № Т-8, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В нее уже включены все обязательные пункты, которые требует закон.

Если намерения работника изменились, и он пожелал продолжить работу, а приказ уже подписан и зарегистрирован, то документ подлежит отмене. Принятие такого решения следует правильно оформить.

Отмена приказа производится путем издания другого приказа – об отмене первого. Его форма произвольна, законодатель не устанавливает обязательного шаблона, предоставляя работодателю право составить документ самостоятельно.

Текст должен включать:

• наименование фирмы, предприятия или предпринимателя, являющегося работодателем;
• номер в журнале регистрации и дату оформления документа;
• наименование и суть данного акта (в качестве наименования указывается «приказ … об отмене приказа»);
• реквизиты отменяемого распоряжения (наименование, номер и дату издания);
• основания оформления данного акта;
• указания сотрудникам, работа которых связана с отменой приказа;
• подпись руководителя.

Возврат накопленных отгулов

Отношения с начальством в течение всего периода трудовой деятельности в компании могут складываться по-разному. Часто сотрудник откликается на устную просьбу выйти на работу в выходной или задержаться вечером подольше. Компенсировать такой трудовой энтузиазм обычно обещают отгулом в любое время. Хорошо, если к моменту, когда увольнение по собственному желанию уже не за горами, все свободные дни предоставлены работнику. Труднее договориться об их возврате, когда заявление уже написано и стало неприятным сюрпризом для работодателя. Хуже этой ситуации может быть только вариант, когда сверхурочная работа никак не оформлялась и не фиксировалась в приказах и табелях учета рабочего времени. В таком случае доказать свою правоту и нечестность руководства у работника вряд ли получится. Даже если найти свидетелей того, что он трудился ненормированно, у сотрудника не будет на руках приказа о том, что его об этом просил начальник. Официально оформленные отгулы, не воплощенные в дни отдыха до даты расчета, должны быть превращены в компенсационные выплаты при увольнении по собственному желанию.

Распространенные ошибки по теме “Приказ об увольнении по собственному желанию”

Ошибка: Сотрудник, молодой человек, не принадлежащий к льготным категориям лиц, подает заявление об увольнении по собственному желанию и требует немедленно представить ему приказ о расторжении трудового договора.

Заявление об увольнении по собственному желанию должно быть подано непосредственно работодателю или в отдел кадров заранее — за 2 недели до предполагаемой даты ухода с работы. Поскольку существует такое требование, как отработка 14 дней перед увольнением. От отработки освобождены только отдельные категории сотрудников — пенсионеры по возрасту, беременные женщины, граждане, ухаживающие за несовершеннолетними детьми, инвалидами, а также переезжающие в другой регион жены военнослужащих и лица, которым переезд в другую местность требуется срочно по причине ухудшения состояния здоровья из-за неблагоприятного климата.

Ошибка: Руководитель предприятия полагает, что он обязан применять унифицированную форму приказа об увольнении по собственному желанию (Т-8).

На самом деле, это не обязательно. Закон позволяет фирмам разрабатывать свои собственные бланки, а также писать приказы в свободной форме. Однако, при этом важно указать в документе обязательные реквизиты. К таковым относятся полное наименование предприятия, ФИО уходящего с работы сотрудника, основание для увольнения (норма Трудового кодекса), подпись руководителя или уполномоченного на заверение подобных документов сотрудника организации, личная подпись сотрудника (или пояснения, почему подпись получить не удалось).

На что обратить внимание

Обязательный двухнедельный срок, предусмотренный кодексом, может быть изменен, если это оговорено федеральным законом. Отсчет времени начинается со дня, следующего за днем принятия руководством компании заявления на увольнение сотрудника.

Если обе стороны не против, договорные отношения могут быть расторгнуты и до истечения двухнедельного срока.

Таким образом, у увольняющегося есть две недели на то, чтобы передумать и забрать документ. Если этого не происходит, руководитель готовит соответствующий приказ по форме Т-8 (если работник один) или Т-8а (если уходят несколько сотрудников). Основание для данного приказа — личное заявление работника или несколько документов от увольняющихся, в которых необходимо обязательно проставить дату составления.

Как заполнить приказ?

Принципы оформления распоряжений по личному составу организации едины для любых случаев: приема на работу, кадровых перемещений, увольнения и т.д. Перечислим обязательные реквизиты для приказа об увольнении и уточним, какая формулировка должна присутствовать в основании:

• полное и сокращенное наименование организации;
• слово «Приказ», его номер и дата составления. Обязательное уточнение, что это документ о прекращении (расторжении) трудового договора;
• указание реквизитов контракта, который подлежит расторжению;
• формулировка «уволить» и дата последнего дня работы увольняемого. В строке «Прекратить действие трудового договора» заполняется если с работником был заключен срочный договор, в этой строке нужно указать дату его заключения;
• полные сведения о работнике с указанием его ФИО, табельного номера, отдела и занимаемой должности;
• в основании для расторжения договора обязательно изложение информации о том, что оно происходит по инициативе работника со ссылкой на Трудовой кодекс, в частности п.3 ст.77;
• затем указывается основание для издания приказа с реквизитами личного заявления гражданина;
• завершают документ подписи руководителя, увольняемого работника с датой ознакомления, а также согласование с профсоюзной ячейкой.

После издания распоряжения о расторжении трудового договора его реквизиты являются основанием для оформления соответствующей записи в трудовой книжке увольняемого.

Сколько хранится приказ

Составленный приказ регистрируется в специальной регистрационной книге (журнале) для кадровой документации. Далее необходимо обеспечить его сохранность в течение определенного срока, установленного архивной документацией. Для кадровой документации, в том числе приказа об увольнении, действует срок хранения 75 лет.

Чтобы обеспечить сохранность документа на протяжении такого длительного временного периода, следует грамотно организовать условия хранения, создать благоприятные климатические условия, воздух в помещении не должен быть влажным. Само место должно обладать высоким уровнем безопасности и защищенности как от доступа третьих лиц, так и от воздействия таких непредвиденных ситуаций, как наводнение, пожар. Идеально, если приказы будут храниться в металлических, несгораемых и герметичных ящиках, сейфах с замком.

Как используется приказ

---

Бухгалтерия или финансовый отдел обязаны использовать приказ для расчета с сотрудником. Для правильно начисления и удержания используется следующая информация:

• личные данные сотрудника, его табельный номер и структурное подразделение;
• сроки выплаты – необходимо рассчитать денежное вознаграждение на дату увольнения, и выплатить всю сумму не позднее последнего дня работы;
• количество дней оставшегося отпуска – если работодатель принял решения о выплате компенсации в денежной форме за неиспользованный отпуск, количество календарных дней в приказе будет учитываться для расчета выплат.

Если сотрудник увольняется без двухнедельной отработки, либо с сокращением этого промежутка времени, финансовому отделу придется учитывать сокращенный срок на все расчеты и удержания.

Кадровая служба использует приказ для оформления личного дела сотрудника, а также правильного заполнения трудовой книжки. В трудовой книжке фиксируются следующие данные, соответствующие приказу начальника:

• дата и номер приказа;
• статья ТК РФ, на которую нужно сделать ссылку в записи;
• основание увольнения – по собственному желанию сотрудника.

Похожие записи:

• Налог с продажи квартиры — 2022: инструкция по НДФЛ
• Решение об установлении отцовства и взыскании алиментов
• Корпоративная пенсия в Роснефти