Как платить НДФЛ и сдавать расчёты 6-НДФЛ в 2023 году — разъяснения ФНС

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как платить НДФЛ и сдавать расчёты 6-НДФЛ в 2023 году — разъяснения ФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

По общему правилу в расчете 6-НДФЛ информацию об отпускных нужно отразить в том периоде, в котором они выплачены. Исключение — если вы выплатили отпускные в последний месяц квартала и его последний день приходится на выходной (нерабочий) день. Тогда срок перечисления НДФЛ по отпускным наступит в следующем периоде. Датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты. Поэтому в расчете отразите только выплаченные отпускные, а отпускные, которые начислены, но не выплачены, указывать не нужно.

В большинстве случаев этот срок приходится на следующий рабочий день после получения дохода, однако, для отпускных и пособий сделано исключение.

Сотрудник уволился. Компания выдала ему зарплату только через несколько дней после увольнения.

При увольнении дата получения дохода в виде зарплаты — последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ). На эту дату компания исчисляет НДФЛ. Не важно, когда компания выдаст деньги. В строку 020 раздела 1 расчёта доходы включайте в том периоде, когда начислили. Но удержать НДФЛ компания сможет только при выплате.

Если компания не удержала НДФЛ в отчётном периоде. Отразите доход в строке 020, а исчисленный налог в строке 040. Удержанный налог не показывайте в строке 070, а также в разделе 2 расчета за полугодие (письмо ФНС России от 16.05.16 № БС-4-11/8609).

Если компания удержала НДФЛ в отчётном периоде. Отразите доход в строке 020, исчисленный НДФЛ — в строке 040, а удержанный — в строке 070. Выплаты отразите в разделе 2. В строке 100 запишите день увольнения работника. В строке 110 — дату выплаты, в строке 120 — следующий рабочий день.

На примере.

В марте уволились несколько работников, доходы которых компания отразила в расчёте 6-НДФЛ за первый квартал.

Раздел 1 расчёта компания заполняет нарастающим итогом (п. 3.1 Порядка, утв. приказом ФНС России от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@). В том числе строку 060, где считает количество «физиков», которые получили доход в отчётном периоде. Поэтому даже если работники уволились в прошлом квартале и больше не получали доходов, их нужно посчитать в строке 060 расчёта за полугодие.

На примере

В расчёте за первый квартал компания отразила доходы 15 «физиков». В строке 020 записала 600 000 руб., в строке 040 и 070 исчисленный и удержанный НДФЛ с этой суммы — 78 000 руб. (600 000 руб. × 13%). В конце первого квартала 5 сотрудников уволились и больше не получали доходов от компании. За апрель, май и июнь компания выплачивала доходы 10 оставшимся сотрудникам — 450 000 руб., исчислила и удержала НДФЛ — 58 500 руб. (450 000 руб. × 13%).

Доходы и НДФЛ компания отразила нарастающим итогом. В строке 020 — 1 050 000 руб. (600 000 + 450 000), в строках 040 и 070 — 136 500 руб. (78 000 + 58 500). В строке 060 компания посчитала всех «физиков», которым начисляла и выплачивала доходы в течение полугодия. В первом квартале доходы получили 15 работников, во втором 10 сотрудников из этих же 15 человек. Второй раз «физиков» компания не учитывала, но отразила в расчёте уволенных. Раздел 1 расчёта компания заполнила, как в образце 91.

Такие отпускные нужно включить в разд. 2 в периоде их выплаты, а в разд. 1 расчета 6-НДФЛ уже в следующем периоде. Например, если отпускные выплачены в декабре и 31 декабря является выходным днем, в разд. 2 их нужно включить за этот год, а в разд. 1 – в I квартале следующего года.

В разд. 1 нужно отразить:

• в поле 020 – удержанный (в том числе с отпускных) налог, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
• в поле 021 – последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если он выпадает на выходной (нерабочий) день, то укажите рабочий день, следующий за ним;
• в поле 022 – общую сумму удержанного (в том числе с отпускных) налога, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.

В разд. 2 нужно:

• в поле 110 включить сумму отпускных в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
• в поле 112 включить сумму отпускных в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам (контрактам) по всем физлицам с начала года;
• в поле 120 отразить общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе в виде отпускных;
• в поле 140 указать НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с отпускных;
• в поле 160 указать общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с отпускных.

При заполнении расчета за налоговый период сведения об отпускных и соответствующем НДФЛ отражаются также в справке о доходах и суммах налога физлица. Как правило, они приводятся в составе обобщенных данных в разд. 2 справки и в Приложении к ней.

Датой фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности является день его выплаты. Поэтому в расчете 6-НДФЛ отражают только выплаченное пособие. Пособие, начисленное в одном отчетном периоде, а выплаченное в следующем, отражается в расчете за следующий период.

Как правило, сведения об оплаченном больничном и налоге, удержанном с него и перечисленном в бюджет, отражаются в расчете 6-НДФЛ за тот период, в котором оплачен больничный.

Исключение составляет ситуация, когда больничный оплачен в последнем месяце отчетного периода и последний день этого месяца – выходной (нерабочий) день. В данном случае уплатить налог в бюджет необходимо не позднее первого рабочего дня следующего отчетного периода. Сведения о пособии и удержанном из него НДФЛ нужно отразить:

• в разд. 2 расчета за тот отчетный период, в котором оплачен больничный;
• в разд. 1 расчета за следующий отчетный период;
• в справке о доходах и суммах налога физлица (при заполнении расчета за налоговый период).

В разд. 1 нужно отразить (п. п. 3.1, 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

• в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с больничного;
• в поле 021 – последний день месяца, в котором оплачен больничный. Если он выпадает на выходной (нерабочий) день, то укажите рабочий день, следующий за ним;
• в поле 022 – общую сумму удержанного (в том числе с больничного) НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.

В разд. 2 следует:

• в поле 110 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
• в поле 112 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам (контрактам) по всем физлицам с начала года;
• в поле 120 указать общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе в виде пособия;
• в поле 140 отразить НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с больничного;
• в поле 160 отразить общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с больничного.

При отражении больничных в расчете руководствуйтесь общими правилами заполнения расчета.

Инструкция по заполнению отчета

Разберем пример, как заполнить 6-НДФЛ при увольнении сотрудника последним днем квартала (перечислении НДФЛ в последний рабочий день отчетного квартала).

Допустим, сотрудник организации уволился в конце июня. Ему выплатили:

• зарплату за июнь — 68 636,36 руб.;
• компенсацию отпускных — 50 971,87 руб.

С этих сумм удержали НДФЛ — 15 549 руб.

Для таких условий инструкция, как заполнить 6-НДФЛ при увольнении, проста:

1. НДФЛ, удержанный и перечисленный в бюджет, покажите в разделе 1. В строке 021 покажите срок перечисления налога — следующий рабочий день после выплаты сумм при увольнении. А в строке 022 — подоходный налог с сумм, выплаченных при расторжении трудового договора.
2. Начисленные доходы отразите в разделе 2 расчета. В строке 110 зафиксируйте общую сумму увольнительных выплат, в строке 119 — выплаты по трудовому договору. Исчисленный налог впишите в строку 140, удержанный — в строку 160.

Дата получения дохода и перечисления налога по уволенному работнику

Вопросы при заполнении ф.-6 НДФЛ по уволенным сотрудникам возникают зачастую в связи с тем, что сроки перечисления подоходного налога по ним не всегда совпадают со временем перечисления этого платежа по работающим сотрудникам. День увольнения работника является днем получения дохода и отражается по строке 100 отчетности.

В соответствии с ТК РФ обязанностью работодателя является выплата всех причитающихся сумм сотруднику в день его увольнения. Если по какой-либо причине сотрудник не явился на работу в день увольнения, то крайним днем расчета является следующий день. Налог на доходы по уволенному работнику удерживается в день его увольнения и получения расчета.

Номер строки в отчете	Сведения
100	Дата увольнения работника (отражается день получения им дохода)
110	Следует указать дату, когда были осуществлены все выплаты
120	Срок перечисления налога – следующий за днем, указанным по строке 110. Если следующий день был выходным, значит надо указать первый рабочий день

В разделе 1 пишем:

• строка 021 – крайний срок отправки налога;
• 022 – НДФЛ, который начислен.

В разделе 2 отражаются сводные по всем физлицам суммы начисленного дохода, а также налога нарастающим итогом с начала отчетного периода.

• 100 – ставка;
• 110 – сумма дохода физлица;
• 112 – сумма дохода по трудовым соглашениям;
• 140 – сумма начисленного налога;
• 160 – сумма удержанного налога.

То есть, если заработок сотрудники получили 31 числа, фиксируем ее в разделе 1 за первый квартал текущего года:

• строка 021 – 01.04.2021;
• 022 – НДФЛ с зарплаты за март текущего года.

В разделе 2 за первый квартал этого года зарплата за март и НДФЛ указываются так (по нужной ставке):

• 110 – общая сумма дохода за январь-март;
• 112 – сумма дохода за первые три месяца года по трудовым договорам;
• 140 – сумма НДФЛ за три месяца;
• 160 – сумма налога, который удержали за январь-март.

Если платили 01.04.2021:

1) за первый квартал

• в разделе 1 по этим выплатам ничего не пишем;

• в разделе 2:

  • 110 – совокупный доход январь-март;

  • 112 – сумма дохода, который начислен за эти месяцы по трудовым соглашениям;

  • 140 – НДФЛ (три месяца);

  • 160 – сумма НДФЛ (налог с зарплаты за март не входит), который удержан за три месяца.

2) за полгода:

• в разделе 1:

  • 021 – 02.04.2021;

  • 022 – НДФЛ с зарплаты за март 2021-го.

• в разделе 2:

  • 110 – общий доход январь-июнь;

  • 112 – общий доход за полгода по трудовым соглашениям;

  • 140 – НДФЛ (полгода);

  • 160 – НДФЛ, который удержан за шесть месяцев.

Заполнение формы 6-НДФЛ: Расчёты с уволенными (даты и суммы)

1. Компания рассчиталась с сотрудником в день увольнения
2. Компания рассчиталась с сотрудником за день до увольнения
3. Компания при увольнении удержала отпускные
4. Компания выдала зарплату уволенному работнику с опозданием
5. Компания в день увольнения выдала зарплату и пособие
6.

Компания при увольнении выплатила выходное пособие
7. Компания рассчиталась с уволенным сотрудником в последний день отчётного периода
8. Несколько сотрудников уволились в первом квартале
9. Сотрудник ушёл в отпуск с последующим увольнением
10.

Сотрудник ездил в командировку перед увольнением

Компания рассчиталась с сотрудником в день увольнения — выдала зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск.

При увольнении сотрудник получает доход в виде зарплаты в последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Компенсация неиспользованных дней отпуска — это не зарплата. Дата получения дохода — день выплаты. Поскольку компания рассчиталась с сотрудником в последний рабочий день, даты в строке 100 совпадают. Налог с обеих выплат нужно удержать в этот же день.

Компенсация неиспользованного отпуска — это не отпускные. Крайний срок перечисления НДФЛ с этой суммы — день, следующий за выплатой, как и по зарплате. Все три даты в строках 100–120 совпадают. А значит, компенсацию и зарплату отразите в одном блоке строк 100–140.

На примере.

Сотрудник уволился 16 июня. В этот день компания выдала ему зарплату за июнь — 28 000 руб., удержала с нее НДФЛ — 3640 руб. (28 000 руб. × 13%). Также компания перечислила компенсацию отпуска — 18 000 руб., удержала НДФЛ — 2340 руб. (18 000 руб. × 13%).

Дата получения дохода по зарплате — последний рабочий день. То есть 16 июня. По компенсации отпуска — день выплаты. Тоже 16 июня. Крайний срок перечисления — 17 июня. Даты в строках 100–120 совпадают, поэтому компания отразила их вместе. Сумма доходов — 46 000 руб. (28 000 + 18 000), НДФЛ — 5980 руб.

(3640 + 2340). Раздел 2 компания заполнила, как в образце 84.

Компания в день увольнения выдала зарплату и пособие

Сотрудник принёс больничный лист, а через несколько дней уволился. Компания выдала работнику зарплату и пособие по болезни в один день.

При увольнении сотрудник получает доход в виде зарплаты в последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ). По пособиям дата получения дохода — день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Поскольку компания выдала пособие и зарплату в день увольнения, даты в строках 100 совпадают. Налог компания удерживает в день выплаты. Но НДФЛ с зарплаты нужно перечислить не позднее следующего дня. А с пособия — не позднее последнего дня месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ). Даты в строках 120 не совпадают. Значит, выплаты заполняйте в двух разных блоках строк 100–140.

На примере

Сотрудник уволился 24 мая. В этот день компания выдала работнику зарплату за май — 29 000 руб., НДФЛ — 3770 руб. (29 000 руб. × 13%) и пособие по болезни — 9000 руб., НДФЛ — 1170 руб. (9000 руб. × 13%). Дата получения дохода и удержания НДФЛ по обеим выплатам — 24.05.2016. Крайний срок перечисления налога с зарплаты — 25.05.2016, с пособия — 31.05.2016. Компания заполнила выплаты в разных блоках строк 100–140, как в образце 88.

Сотрудник ездил в командировку перед увольнением

Компания выплачивает суточные больше лимита в 700 и 2500 рублей. Сотрудник увольняется в месяце, когда руководитель утвердил авансовый отчёт по командировке.

От НДФЛ освобождены суточные в пределах лимита — 700 рублей за каждый день поездки по России и 2500 рублей — за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если компания выдала больше, работник получил доход. Дата получения такого дохода — последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчёт (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

При увольнении компания определяет задолженность по командировкам. Если сотрудник что-то должен, работодатель требует вернуть аванс или, наоборот, возмещает перерасход. Значит, на дату увольнения компания может определить доход по командировке (сверхлимитные суточные) и исчислить НДФЛ.

Удержать налог можно с окончательного расчёта. Хотя из кодекса такой порядок не следует, его поддерживают опрошенные нами налоговики. В строке 100 по доходам в виде сверхлимитных суточных все равно запишите последний день месяца, в котором руководитель утвердил отчёт. Дата удержания будет раньше, но проблем из-за этого быть не должно.

Сотрудник 4 мая вернулся из командировки. За каждый день поездки по России он получил 1700 руб. Командировка длилась 6 дней. В этом же месяце руководитель утвердил авансовый отчет, а 23 мая работник уволился.

Зарплата. 23 мая компания выдала сотруднику расчёт при увольнении — 32 000 руб., НДФЛ — 4160 руб. (32 000 руб. × 13%). Дата получения дохода — 23.05.2016.

Суточные. Компания рассчитала доход в виде сверхлимитных суточных — 6000 руб. ((1700 руб. — 700 руб.) × 6 дн.). НДФЛ с этой суммы — 780 руб. (6000 руб. × 13%). Дата получения дохода в виде суточных — 31.05.2016, но компания удержала налог из зарплаты — 23 мая. В итоге работник получил на руки 27 060 руб. (32 000 — 4160 — 780). Раздел 2 компания заполнила, как в образце 93.

Что понимать под выходным пособием при увольнении

Выходное пособие — денежная сумма, выплачиваемая работодателем в случае расторжения с работником трудового договора:

1. По ст. 178 НК РФ:
   • при ликвидации фирмы или сокращении штатов;
   • при отказе работника в переводе на другую должность в соответствии с медицинским заключением или по причине отсутствия у работодателя других подходящих должностей;
   • в случае призыва работника в армию или на альтернативную службу;
   • в случае восстановления другого работника на должность, которую занимает человек;
   • при отказе работника переезжать вместе с фирмой в другую местность;
   • в случае признания работника нетрудоспособным по медицинскому заключению;
   • при отказе работника от выполнения трудовых функций по причине изменения условий договора.
2. По ст. 84 ТК РФ — в случае, если трудовой договор составлен с нарушениями, которые допущены работодателем.
3. По ст. 296 — при ликвидации или сокращении, если работник занят на сезонной работе.
4. По ст. 318 — при ликвидации или сокращении, если работа ведется на Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях.
5. По ст. 327.7 ТК РФ — при увольнении иностранца в связи с истечением действия разрешительных документов на работу в России.

Похожие записи:

• Документы, подтверждающие родство
• Налог на выигрыш в лотерею в России
• Инфаркт миокарда: дают инвалидность или нет, качество жизни и трудоспособность