Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая дисциплина и как ее правильно вести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В этом случае нужно ориентироваться на судебную практику. Изначально компанию ИФНС оштрафовала за неприменение ККТ. Затем компания обжаловала решение, и три инстанции ей отказали и посчитали решение ИФНС верным.
Какая ответственность продавца, когда чек пробит, однако номер фискального накопителя не соответствует сведениям карточки регистрации?
Далее компания обратилась в Верховный суд и объявила, что при наличии нарушения ее можно было привлечь к ответственности по ч. 4 ст. 14.5 КоАП за неприменение ККТ с нарушениями. Однако факта нарушения не было, поскольку заявитель своевременно направил в ИФНС заявление о перерегистрации онлайн-кассы.
Верховный суд ознакомился с доводами компании, а затем отменил предыдущее решение и передал дело на дополнительное рассмотрение.
Соответственно, каждое дело требуется изучать в отдельности и знакомиться со всеми обстоятельствами дела. Однако штрафных санкций можно избежать, когда все действия выполняются в соответствии с законодательством.
Расчеты с покупателями при использовании контрольно-кассовой техники
Расчеты с покупателями могут осуществляться в наличной или безналичной форме.
При осуществлении расчетов кассир обязан:
- получить от покупателей (клиентов) деньги за товары или оказанные услуги согласно сумме, называемой покупателем (клиентом), обозначенной в прейскуранте на оказываемые услуги, ценнике на продаваемый товар;
- четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента);
- напечатать чек с использованием ККТ;
- назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).
Юридические коллизии после выхода закона 54-ФЗ
Согласно п.1 ст.1 закона 54-ФЗ работа с ККТ регламентируется лишь этим документом и НПА, принятыми на его основе. До его выхода кассовые работники при организации своей работы руководствовались Типовыми правилами эксплуатации ККТ, утвержденными Минфином ещё 30.08.1993г.
Сейчас эти правила утратили свою юридическую силу, но не актуальность. Хотя они технически устарели, их можно взять за основу при составлении внутреннего документа, регламентирующего организацию работы кассира. Рекомендуется использовать те тезисы правил, которые согласуются с законом 54-ФЗ.
Также работа персонала с кассовыми аппаратами разъясняется в письме Центробанка №51 от 18.08.1993г. Этот юридический документ нелегитимен, но будет полезен кассирам для понимания процедур использования денежных средств онлайн-кассы. Письмо Центробанка также можно с пользой применить при составлении правил работы с ККТ.
Открытие смены на онлайн-кассе
Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.
Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.
Основные трудовые обязанности кассира
Каждый сотрудник должен выполнять свои обязанности в соответствии с трудовым договором, должностной инструкцией и общими правилами работы с ККТ. В перечень обязанностей, связанных с обслуживанием в кассовой зоне, относится:
- Проведение денежных операций и выдача чеков каждому покупателю;
- Прием наличных средств и выдача сдачи;
- Точное определение подлинности купюр;
- Проведение оплаты с помощью электронных средств (например, банковских или кредитных карт);
- Контроль и учет наличных купюр в денежном ящике;
- Ведение кассовой отчетности, оформление документов;
- Инкассация денег и их передача инкассатору.
Кассир постоянно контактирует с клиентами, контролирует процесс оплаты товаров и услуг, а также применяет оборудование в кассовой зоне. Чтобы поддерживать высокую скорость и уровень качества обслуживания посетителей, сотрудник должен в совершенстве владеть навыками управления кассовой техникой и хорошо ориентироваться во всех доступных функциях.
Для начала работы на кассе потребуется открыть смену и создать отчет, который в автоматическом режиме отправится оператору фискальных данных. Документ о закрытии смены может быть сформирован в течение 24 часов, том числе на следующий рабочий день. Если не успеть вовремя закрыть текущую смену, то ФН перестанет формировать фискальный признак в чеке, и все расчетные операции станут незаконными.
Вместе с закрытием смены необходимо сформировать документ с данными о состоянии счетчиков, в котором должна содержаться следующая информация:
- Суммы, проведенные через кассу безналичным и наличным путем;
- Число операций прихода, расхода, возврата и сумма по каждой из них;
- Состояние обмена данными с ОФД.
Нужен ли журнал кассира-операциониста?
Журнал кассира-операциониста является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты.
До ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению. С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.
Согласно письма Минфина от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 журнал не является обязательным к заполнению, так как данные, вносимые в него, присутствуют в отчетах, передаваемых ОФД.
Однако, согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н представители налоговой службы обязаны заверять журналы кассира-операциониста при возникновении подобной необходимости.
Кроме того, наличие подобного вида учета денежных средств рекомендовано п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.
Исходя из информации, указанной выше применение журнала кассира-операциониста (при условии работы с онлайн-ККТ) не установлено законодательно. Однако, также не запрещает ведение журнала предпринимателями в целях контроля выручки.
Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы
В течение рабочей смены могут возникать различные ситуации, в том числе и препятствующие работе кассовой техники.
- Отсутствует сеть интернет. Отсутствие интернета не принесет серьезных проблем. Операции, несмотря на отключение интернета, будут записываться на фискальный накопитель. ОФД получит информацию после восстановления работоспособности сети. Проблема с доступом к сети интернет должна быть решена не позднее чем через 30 суток, в противном случае онлайн-ККТ автоматически заблокируется.
- Отключение электроэнергии. Ситуация предполагает невозможность проведения операций по онлайн-кассе, соответственно в случае обесточивания магазина продажи следует прекратить. Проводить продажи можно только в крайнем случае. Например, прохожему стало плохо, и срочно нужна вода. В этом случае не стоит, ссылаясь на 54-ФЗ, закрывать двери магазина перед бледным покупателем, лучше все же совершить продажу, а после восстановления работы электросети оформить чек коррекции.
- Обрыв чековой ленты. Для устранения данной проблемы кассовому работнику необходимо заменить ленту самостоятельно, если это входит в его зону ответственности.
- Отсутствие связи между компьютером и онлайн-кассой. В случае возникновения подобной проблемы необходимо разобраться в её причине, т.е. визуально оценить обстановку и попробовать найти причину поломки. Например, причиной может служить отошедший кабель, в этом случае кассир в силах исправить ситуацию самостоятельно. Если же на первый взгляд проблема не видна, кассовому работнику не стоит самостоятельно искать проблему, лучше вызвать специалиста, ответственного за техническую исправность оборудования.
Когда часть обязательных реквизитов в чеке может отсутствовать
Положения ст. 4.7 предусматривают ситуации, когда в чеке может отсутствовать часть обязательных реквизитов.
Так, например, платежным агентам разрешается не указывать в чеке ставку и размер НДС (п. 3 ст. 4.7).
А пользователям, использующим кассовую технику в отдаленных местностях, можно некоторые реквизиты не указывать в чеке (п. 2 ст. 4.7):
На бумажном чеке может отсутствовать часть реквизитов, обязательная для электронного. Состав реквизитов для разных форм чека ФНС утвердила в приказе от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.
Например, реквизиты «номер смены», и «номер чека за смену» обязательны только для электронного чека (причем только для форматов фискальных документов начиная с версии 1.05).
Адрес сайта ФНС нужно включать в чек при передаче документа в ОФД электронным способом (если ранее его оператору не передавали). А для печатной формы чека этот реквизит не обязателен (письмо ФНС от 02.04.2021 № АБ-4-20/4418).
ОФД Такском : гарантируем безопасную передачу данных чеков в ФНС по зашифрованному каналу связи.
Дополнительные реквизиты чека
В некоторых случаях положения ст. 4.7 предусматривают дополнительные обязательные реквизиты чека. Так, согласно п. 3 платежные агенты (субагенты), которые ведут деятельность по приему платежей у граждан, должны указывать в чеке:
Если чек был сформирован при расчетах между юрлицами и ИП, то в нем сверх основных обязательных реквизитов должны быть указаны (п. 6.1. ст. 4.7):
Важно: эти реквизиты должны быть в чеке даже тогда, когда покупка оформляется через подотчетное лицо по доверенности.
По собственной инициативе компании и ИП вправе добавлять в чеки необязательные реквизиты. Например, рекламные тексты: сведения об акциях, скидках и другую подобную информацию. Это не является нарушением и не влияет на корректность документа.
Подотчетные деньги — это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужды.
Для выдачи денег формируется расходный кассовый ордер (РКО) на основании письменного заявления подотчётного лица, составленного в произвольной форме. В заявлении указывается сумма, срок, на который выдаются деньги, дата и подпись руководителя.
В течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выдавались подотчётные деньги, или выхода на работу сотрудник обязан предъявить бухгалтеру (при его отсутствии — руководителю) авансовый отчёт вместе с документами, подтверждающими произведённые расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).
Если сотрудник потратил личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление.
Если у сотрудника остались на руках подотчетные деньги, то он возвращает их обратно в кассу. Оформляется ПКО.
ВАЖНЫЙ МОМЕНТ: нельзя выдавать работнику наличные деньги в подотчёт, если он уже имеет непогашенную задолженность по ранее полученной подотчётной сумме денег. То есть работник вначале должен отчитаться по ранее полученным деньгам и только потом может взять снова деньги в подотчёт.
Руководитель (или ИП) сам решает на какой срок выдавать деньги, законом этот период не ограничивается. Главное, в заявлении подотчётного лица этот срок должен быть чётко указан, а руководитель даёт своё согласие посредством подписи.
Деньги под отчёт можно перечислять и на банковские зарплатные карты сотрудников.
Разграничение прав доступа к операциям
Все современные фронт-офисные системы умеют разграничивать права доступа к операциям. Обычно персонал градируют на роли:
— «кассира» — в его обязанности входит формирование товарной части чека (сканирование товара) и наличный или безналичный расчет с покупателем. В конце смены ему необходимо сдать ту сумму, которая, по данным кассовой программы, находится в денежном ящике.
— «старшего кассира» или «администратора» — он выполняет операции, оставляющие лазейки для недобросовестного кассира. Это:
- сторнирование (отмена товарной позиции) в формируемом чеке (до того, как он был закрыт);
- возврат — если покупатель по какой-то причине хочет вернуть товар;
- отложенный чек — эта операция производится в тот момент, когда необходимо временно отложить оформление покупки (например, кассир уже отсканировал товары, и перешел в режим оплаты, а покупатель обнаружил, что забыл кошелек в машине). В таком случае, чтобы не задерживать других покупателей, чек аннулируется с возможностью последующего восстановления. Однако отложенные и невостребованные чеки окончательно упраздняются при закрытии смены и информация о них нигде не сохраняется. Этим пользуются некоторые недобросовестные кассиры — принимая оплату, они не восстанавливают чек, а деньги за покупку кладут в свой карман.
Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций
Налоговые инспекторы вправе убедиться, что бизнес ведет учет в соответствии с законом и отражает сведения в полной мере. Для этого они устраивают проверки, причем часто без предупреждения. Лучший способ подготовиться к ним — соблюдать кассовую дисциплину регулярно.
Если налоговики найдут нарушения, бизнес накажут:
- компании штрафуют на суммы 40-50 тысяч рублей;
- предпринимателей — на 4-5 тысяч рублей.
Налоговики уполномочены затребовать у бизнеса любые кассовые документы. Предоставить их нужно за один рабочий день, иначе бизнес снова оштрафуют:
- компании — на 5-10 тысяч рублей;
- ИП — на 1,5-3 тысячи рублей.
Выдача чека покупателю
После того, как кассир обозначил итоговую сумму, а клиент ее оплатил, касса распечатает чек о покупке. Точно как при работе с аппаратами старого образца, нужно взять напечатанный чек и вместе со сдачей передать ее клиенту. При оплате заказов в интернет-магазине, чек пересылается по предоставленной клиентом электронной почте. Иногда этим занимаются ОФД, получая от владельца кассы контакты клиентов.
Инструкция по работе с онлайн-кассами гласит, что покупатель может попросить у продавца электронный чек следующими способами:
- Пересылкой цифровой копии на имейл;
- Отправкой текстового подтверждения на мобильный номер телефона;
- Через App-интерфейс в мобильном ФНС, в котором продавец, сканируя QR-код, формирует чековую копию.
Отработав положенное количество часов, кассир должен сдать выручку инкассатору или старшему по смене. Схема работы с онлайн кассой в 1С пошагово предусматривает следующий алгоритм закрытия смены:
- Печать отчета о закрытии в течение первых двадцати четырех часов после открытия. По истечении суток аппарат сам прекратит печатать чеки, и нужно будет закрыть его, а потом произвести повторную процедуру открытия;
- Автоматическое направление отчета ОФД, с информацией о кассире, количестве чеков, в том числе – недошедших до оператора;
- Сдача выручки с пересчетом старшему кассиру или инкассатору;
- Печать отчета о показателях счетчиков на всех кассах в конце дня.