Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности оформления электронной трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.
Плюсы электронной трудовой книжки
У ЭТК есть преимущества перед бумажной трудовой:
Быстрый доступ к сведениям. Выписку из трудовой можно за пару минут получить через личный кабинет на Госуслугах. Не надо обращаться к работодателю, писать заявление на выдачу копии и ждать до трех дней.
Удалённое оформление пенсии. ПФР сможет оформить пенсию, не требуя личного посещения и дополнительных документов.
Проще получать пособия и другие соцвыплаты от государства. С ЭТК любые госорганы смогут получить нужные данные от пенсионного фонда, не придётся приносить для оформления выплат заверенную копию трудовой.
В ЭТК меньше ошибок. Форма СЗВ-ТД, которую будут заполнять работодатели для внесения данных в книжку, одинакова для всех. Поэтому кадровики не смогут проявить самодеятельность в оформлении книжки.
ЭТК удобнее для приёма на удалённую работу. При трудоустройстве нужно отправить работодателю выписку из книжки, которую можно получить на Госуслугах вместо сканированных страниц бумажной трудовой книжки.
Электронную книжку невозможно потерять или испортить в отличие от бумажной. Можно не переживать, если случится пожар или потоп: многолетний стаж не потеряется, проблем при оформлении пенсии не возникнет.
— Перейти на ЭТК можно в любой момент, подав заявление нынешнему работодателю, но обратно перейти на бумажную уже нельзя.
— При противоречии записей в электронной и бумажной трудовой неясно, каким сведениям будет отдаваться приоритет. То есть если в бумажной книжке есть какие-то данные, которых нет в электронной, вам, возможно, придётся дополнительно подтверждать их правдивость. Например, брать справку у работодателя, который записал данные о вашем стаже на бумаге, но не отправил сведения в ПФР.
— После подачи заявления о переходе на ЭТК работодатель вносит запись о переходе в бумажную книжку и отдаёт её на хранение сотруднику. Выбрасывать её не нужно — это источник сведений о вашей трудовой деятельности до 2020 года, который продолжает сохранять свою силу.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это не оцифрованная бумажная книжечка с записями о местах работы, так называется новый способ хранения сведений о работниках. Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, официально термин звучит как «сведения о трудовой деятельности», ни в каких нормативных актах понятие «электронная трудовая книжка» не встречается. Работодатель обязан передавать сведения о работниках в Пенсионный фонд России по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД), которые будут храниться в ПФР в специальной электронной системе учета.
В электронной форме будет содержаться информация о самом работнике, местах его работы и должностях (профессии, специальности), датах приема на работу, а также перевода или увольнения, о квалификации (разряд, категория и т.д.), причинах прекращения трудового договора и др. То есть практически все те же данные, что и в бумажной трудовой. Однако сведения о награждениях за успехи в работе в электронный вариант не вносятся, так как форма СЗВ-ТД не содержит такого раздела.
Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
У электронного учета сведений о трудовой деятельности немало плюсов как для работников, так и для работодателей:
-
Вести учет в электронной форме для работодателя проще, чем заполнять бумажные ТК.
-
В ЭТК проще скорректировать ошибочные записи о работе.
-
Если бумажная ТК будет утеряна, а организация, в которой работал сотрудник, закроется, заниматься восстановлением сведений о работе не придется, так как они хранятся в электронной системе. Работник в любой момент может запросить информацию о своей работе в личном кабинете на сайте ПФР или портале госуслуг.
-
Можно дистанционно запрашивать информацию из ЭТК и получать ее в электронном виде.
-
Трудовая книжка в электронном виде не потеряется.
-
Переход на ЭТК снизит расходы работодателя и работника, сопряженные с трудоустройством.
-
Можно использовать данные электронной трудовой книжки для получения госуслуг.
-
Используя данные лицевого счета, можно дистанционно оформить пенсию и обойтись при этом без подтверждающих документов.
-
Для сотрудников, работающих удаленно, с ЭТК возможно дистанционное трудоустройство, так как нет нужды ехать в отдел кадров с бумажной ТК.
-
Пенсионный фонд России гарантирует, что система хранения данных высоконадежна и риск потери информации исключен.
Однако, если для работников ведение ЭТК дает лишь преимущества, работодатели могут столкнуться с некоторыми неудобствами:
-
Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую, придется делать двойную работу — и отправлять сведения в электронном виде, и заполнять бумажную ТК.
-
Необходимо изменить все нормативные акты в организации, где упоминается трудовая книжка.
-
Проблемы могут добавить и жесткие сроки сдачи отчетности при приеме на работу сотрудника или его увольнении — сдать сведения требуется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
-
А в случае, если работодатель своевременно не направит сотрудникам уведомления о данном нововведении или не успеет внести поправки во внутренние документы, он может быть оштрафован Рострудом.
Что нужно знать об электронных трудовых работникам
Подробно о сути изменений до 31 октября 2020 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:
- Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
- Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
- Те, кто впервые устроится на работу с 2023 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2020 году бумажную трудовую еще могут оформить.
- При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
- Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Как работнику получить сведения о его трудовой деятельности?
Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).
Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.
Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.
Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.
Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:
- в МФЦ;
- в ПФ РФ;
- на портале госуслуг.
Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Как получить выписку?
Выписка может потребоваться работнику для подтверждения факта наличия работы и дохода на текущий момент.
Как правило, подобные сведения гражданину нужны в следующих случаях:
- для трудоустройства на новое место работы — для подтверждения своего опыта и стажа;
- для получения различных пособий, социальных льгот — предъявляются в соцзащиту;
- для получения кредитов — предъявляются в банки;
- для оформления визы — подаются в визовые центры, консульства;
- для оформления опекунства или усыновления — подается в орган опеки и попечительства;
- прочие случаи, когда нужно подтвердить свою трудовую деятельность, например, в суд.
Раньше, когда велись только бумажные трудовые книжки, подобная выписка заказывалась сотрудником у работодателя в кадровой службе — писалось заявление, на основании которого выдавались нужные сведения. Документ оформлялся в свободном виде и отражал все записи книжки, заверялся подписью ответственного кадрового работника.
Как перейти на использование электронной трудовой книжки?
1. Оформить соглашение с ПФР в системе сдачи отчетности
Если отчетность отправляется через 1С-Отчетность, нужно:
- Настроить учетную запись: 1С-Отчетность – Настройки – Настройки обмена с контролирующими органами – Расширенные настройки – Настройки обмена с ФНС, ПФР и Росстатом – Входим в учетную запись – Настроить автоматически сейчас.
- При первом заполнении отчета будет предложено создание Заявления – Создаем и отправляем. Отправить заявление можно только с 03.02.2020.
2. Уведомить работников о введении электронных трудовых книжек
Для этого следует издать соответствующий документ (например, уведомление) и ознакомить с ним всех работников. Каждый работник, ознакомившийся с текстом уведомления, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно.
3. Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки
Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в СЗВ-ТД.
Рекомендуем Вам отложить сбор заявлений и отправку этих данных в ПФР до 4 квартала этого года. Остается много вопросов по этому поводу. Скорее всего, по этим вопросам будут даны дополнительные разъяснения.
| Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки | Заявление о переходе на электронную трудовую книжку | Сотрудник не подал заявление | |
|---|---|---|---|
| Форма Заявления |
Произвольная форма |
Произвольная форма |
Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями, до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты |
| Ведение бумажной трудовой книжки | Продолжает вести бумажную трудовую книжку | Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. В бумажной трудовой книжке необходимо сделать запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности с 2021 г. | Продолжает вести бумажную трудовую книжку |
| Ведение электронной трудовой книжки | Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку | ЭТК ведутся с даты подачи заявления | Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку |
Суть электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка работника, сокращенно ЭТК, — документ, который включает в себя основную информацию о сотрудниках компаний. Все эти сведения хранятся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:
- Полное имя, дата рождения, номер свидетельства СНИЛС.
- Место, где человек работает.
- Специальность на рабочем месте, уровень квалификации, вид деятельности, которую осуществляет сотрудник.
- Дата, когда сотрудник был принят на работу, перемещения в отделах и должностях, а также причины изменений.
- Если работник, на чье имя заводится электронная трудовая книжка, является совместителем, отображаются данные о совмещении профессии.
- Повышение квалификации и получение новой специальности также находит здесь свое отражение.
- Если сотрудник имеет запрет на ведение определенных видов деятельности, это указывается в ЭТК.
- Опыт работы на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему.
- Указываются места работы до 2020 года, отображаются сведения о работодателях в этот период.
Что такое электронная трудовая книжка?
Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
Кто может видеть электронную трудовую книжку:
-
ПФР;
-
работодатель;
-
работник.
Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.
Как и где посмотреть электронную книжку может работник:
-
обратиться непосредственно в ПФР
-
заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;
-
запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.
Соглашение с ПФР и программа формирования СЗВ-ТД
Срочно напишите заявление! СЗВ-ТД электронной трудовой не отправить без нового соглашения с ПФР
Не позднее 17 февраля работодатели, у которых были кадровые движения, должны сдать новый отчет в Пенсионный фонд .
Но ПФР запустил новую информационную систему федерального уровня. И в ней необходимо зарегистрироваться, даже если вы раньше подписывали соглашение с ПФР об электронном документообороте. Иначе отчет не будет принят в Пенсионном фонде.
Чтобы зарегистрироваться, надо направить Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Оно должно быть подписано лично страхователем. Учтите, что рассмотрение заявления в ПФР занимает до двух рабочих дней.
Сделать это можно в электронном виде — через ту же систему, с помощью которой вы сдаёте отчётность. Заявление нужно заверить квалифицированной электронной подписью. Выданной на имя руководителя организации.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка — это электронный документ, который имеется только в цифровом формате.
Для чего это нужно? Трудовые книжки, представляющие собой классические бумажные носители трудовой активности человека, доставляют много хлопот и финансовых затрат при их использовании.
- Во-первых, трудовые книжки должны заполняться с учетом строгих требований. Синей ручкой, с синей печатью, от руки.
- Во-вторых, люди, теряющие трудовые книжки получают очень много проблем с их восстановлением, сбором информации о предыдущих местах работы. А сколько проблем, если фирма, где трудился человек, давно закрылась и нет никого, кто мог бы выдать справку о том, что человек несколько лет официально и честно трудился у этой фирмы.
- В-третьих, сами работодатели несут убытки на ведение учета работников на предприятии путем классических трудовых книжек, что тоже совершенно не выгодно и неудобно. Например, в пенсионном фонде, специалисты вынуждены вручную вносить данные в каждую трудовую книжку. А ведь почерк у всех людей разный, приходится каждый раз разбирать понятный — непонятный шрифт. Где-то за долгие годы чернила в трудовой книжке растекаются, тускнеют, текст становится неразборчивым. То же происходит и с печатями. В общем, данный вид трудового учета уходит в прошлое.
Новая форма старого документа
Идею перевести данные трудовой книжки в электронный формат законодатель реализовал в ряде правовых актов. В ТК РФ добавлена статья 66.1, полностью посвященная электронной трудовой книжке (законом ФЗ-439 от 16/12/19). Сам по себе ФЗ-439 содержит нормы, обеспечивающие законодательный переход к ЭТК и их использование. КоАП позволяет применять нормы ст. 15.33.2: штрафы за непредоставление, просрочки или ошибки в новой отчетности ПФР. Она введена поправками в ФЗ-27 от 01/04/96 г.
Электронная трудовая книжка определенной формы, физического носителя не имеет. Это цифровой документ, сведения из которого можно вывести в файл или на бумагу. Они обозначаются термином «Сведения о трудовой деятельности». Базу будет формировать работодатель, передавая данные в ПФР. Состав данных практически идентичен бумажному формату:
- сведения о работнике;
- сведения о фирме;
- дата, когда он принят, уволен или имел место перевод;
- вид события;
- реквизиты документа-основания;
- сведения о должности, специальности, профессии, квалификации, подразделении;
- вид поручаемой работы;
- при увольнении — причины этого события.
Можно сказать, что сведения о трудовой деятельности, выдаваемые работнику и есть новая электронная трудовая книжка (форма СТД-Р либо СТД-ПФР), предоставляемая, соответственно, работодателем либо пенсионным фондом. Они утверждены приказом Минтруда №23н от 20/01/20 г., в котором содержатся также и образцы форм.
Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
У электронного учета сведений о трудовой деятельности немало плюсов как для работников, так и для работодателей:
- Вести учет в электронной форме для работодателя проще, чем заполнять бумажные ТК.
- В ЭТК проще скорректировать ошибочные записи о работе.
- Если бумажная ТК будет утеряна, а организация, в которой работал сотрудник, закроется, заниматься восстановлением сведений о работе не придется, так как они хранятся в электронной системе. Работник в любой момент может запросить информацию о своей работе в личном кабинете на сайте ПФР или портале госуслуг.
- Можно дистанционно запрашивать информацию из ЭТК и получать ее в электронном виде.
- Трудовая книжка в электронном виде не потеряется.
- Переход на ЭТК снизит расходы работодателя и работника, сопряженные с трудоустройством.
- Можно использовать данные электронной трудовой книжки для получения госуслуг.
- Используя данные лицевого счета, можно дистанционно оформить пенсию и обойтись при этом без подтверждающих документов.
- Для сотрудников, работающих удаленно, с ЭТК возможно дистанционное трудоустройство, так как нет нужды ехать в отдел кадров с бумажной ТК.
- Пенсионный фонд России гарантирует, что система хранения данных высоконадежна и риск потери информации исключен.
Однако, если для работников ведение ЭТК дает лишь преимущества, работодатели могут столкнуться с некоторыми неудобствами:
- Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую, придется делать двойную работу — и отправлять сведения в электронном виде, и заполнять бумажную ТК.
- Необходимо изменить все нормативные акты в организации, где упоминается трудовая книжка.
- Проблемы могут добавить и жесткие сроки сдачи отчетности при приеме на работу сотрудника или его увольнении — сдать сведения требуется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
- А в случае, если работодатель своевременно не направит сотрудникам уведомления о данном нововведении или не успеет внести поправки во внутренние документы, он может быть оштрафован Рострудом.
Документы при увольнении и трудоустройстве по ЭТК
При увольнении в 2021 году лица, выбравшего электронный вариант ведения трудовой книжки, в качестве документа, отражающего факт работы, он получит от работодателя документ, составленный по форме СТД-Р и содержащий сведения о трудовой деятельности за период работы у этого работодателя (ст. 66.1 ТК РФ). Сформирован этот документ может быть как на бумаге, так и в электронном виде. Выбор вида документа остается за работником.
При дальнейшем трудоустройстве форма СТД-Р предъявляется новому работодателю вместе с трудовой книжкой, отражающей места работы, предшествующие последнему месту труда (ст. 65 ТК РФ). Предъявление трудовой книжки для лиц, начавших свою трудовую деятельность до 2021 года, будет обязательным, так как только из нее работодатель сможет узнать:
- где именно, в какой должности (по какой профессии) и как долго работал работник до наступления 2021 года;
- какова величина его страхового стажа для целей исчисления платежей по больничному листу.
Трудовую книжку после ознакомления с ней и внесения сведений из нее в личную карточку работника, работодатель обязан вернуть этому работнику, не делая в ней каких-либо записей.
Заменить трудовую книжку могут сведения о трудовой деятельности, выданные ПФР, поскольку в формируемый фондом документ (он составляется по форме СТД-ПФР) должны войти данные о работодателях и периодах труда у них, собранные на индивидуальном лицевом счете будущего пенсионера за весь период ведения им трудовой деятельности (Приказ Минтруда России от 17.09.2020 № 618н). Сведения, составленные по форме СТД-ПФР, можно получить не только в самом Пенсионном фонде, но также в МФЦ и через единый портал госуслуг (ст. 66.1 ТК РФ) и сделать это, находясь на удалении от региона последнего места работы. Документ, оформленный по данным ПФР, останется у работодателя.