Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Среднесписочная численность работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Федеральный закон от 31.07.2020 № 266-ФЗ начал действовать 31 июля 2020 года. Он принципиально обновил «упрощенку». Но основные изменения вступят в силу только с 1 января 2021 года – с нового налогового периода по УСНО.
Поправки к главе 26.2 НК РФ.
Как сказано в пояснительной записке к соответствующему законопроекту, рассматриваемые новшества разработаны на основании п. 1.4 разд. 4.1 Паспорта федерального проекта «Улучшение условий ведения предпринимательской деятельности», являющегося частью национального проекта «Малое и среднее предпринимательство и поддержка индивидуальной предпринимательской инициативы», которым предусмотрено мероприятие по законодательному закреплению переходного налогового режима для субъектов малого и среднего предпринимательства, утративших право на применение УСНО в случае превышения максимального уровня выручки и (или) среднесписочной численности работников.
Средняя численность работников: как рассчитать?
ССЧ за месяц считается как сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца (в том числе праздничные и выходные дни), делённая на количество календарных дней месяца.
Как посчитать среднесписочную численность работников за год? Аналогично — сумма ССЧ за каждый месяц, делённая на 12 (число месяцев в году).
Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
Для расчёта среднесписочной численности сотрудников за отчётный период нужно сначала найти этот показатель за каждый месяц. Для этого считают списочную численность всех работников, которые числились в компании на каждый день месяца. При этом необходимо:
- включить сотрудников в отпусках, на больничных и в командировках и пр.;
- приравнять ССЧ в праздники и выходные к численности сотрудников в предыдущий рабочий день.
В списочной численности не учитываются внешние совместители, подрядчики и исполнители по договорам ГПХ, сотрудники на обучении с отрывом от производства, собственники без зарплаты и другие категории.
Некоторые работники списочной численности не учитываются при расчёте среднесписочной, в том числе лица в декрете и отпусках по уходу за ребёнком (кроме работающих неполный день) и работники в отпуске без сохранения зарплаты, полученном для поступления в образовательную организацию или для обучения.
Сотрудников, которые работают неполный день, следует учитывать пропорционально отработанному времени. Есть два исключения, которые учитываются как целые единицы:
- сотрудники, которым сокращённое рабочее время положено по закону, например, несовершеннолетние, сотрудники с опасными условиями труда и пр.;
- сотрудники, работавшие неполное время по инициативе работодателя.
Считаем списочный состав за месяц
Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».
Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.
Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:
На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек. Итого:
- с 1 по 10 января – 10 чел.
- с 11 по 29 января – 25 чел.
- с 30 по 31 января – 20 чел.
Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем – 20 человек.
Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц с несколькими рабочими днями, надо применить другой алгоритм. Например, ООО зарегистрировано 10 марта 2023 года, на работу по трудовому договору были приняты 25 человек, до конца марта списочный состав не менялся. Как быть в этом случае?
В Указаниях приводится такая формула: «Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц, определяется путем деления суммы численности списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце».
Группы работников, не включаемые в расчет списочного состава
Трудящиеся, не включенные в ССР, формируют несписочный состав работников (НСР). Это перечень нанятых лиц, не отражаемых в статформах.
Действующие нормы определяют, что специалист может включаться либо в одну, либо в другую категорию, но не в обе сразу.
Не включаются в списочный состав работники:
- единоразово нанятые на работу по соглашению ГПХ;
- трудоустроенные в качестве внешних совместителей;
Внутренние совместители, оформленные на две должности внутри хозсубъекта, включаются в ССР.
- делегированные в другую компанию без сохранения зарплаты;
- делегированные компанией для получения образования с отрывом от работы;
Исключаются из ССР, но не формируют НСР уволившиеся в положенный по закону срок, до его истечения или в одностороннем порядке, без извещения администрации.
С чего начинать расчет
Прежде чем приступать к определению среднесписочной численности работников предприятия за год, нужно из данных исключить тех лиц, информация по которым не включается в расчет. Это:
-
сотрудницы, пребывающие в отпуске по беременности и родам, или усыновившие новорожденного ребенка прямо из роддома, а также оформившие отпуск по уходу за ребенком;
-
работники, взявшие дополнительный неоплачиваемый отпуск в связи с учебой в образовательном заведении, и сотрудники, взявшие неоплачиваемый отпуск для поступления в ВУЗ или средне-специальное учебное заведение;
-
внешние совместители;
-
лица, работавшие по договорам ГПХ;
-
учредители, не получающие заработную плату;
-
сотрудники, направленные на работу за границу;
-
работники, отправленные на учебу с отрывом от производства (получающие стипендию от организации), или переведенные временно в другую организацию без сохранения зарплаты.
Расчет ССЧ работников
Порядок расчета Среднесписочной численности работников регулируется пунктами 76 – 79.11 Приказа Росстата от 24.11.2021 N 832 «Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения N П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», N П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», N П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», N П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», N П-5(м) «Основные сведения о деятельности организации»:
76. Среднесписочная численность работников за месяц (графа 2, строки с 02 по 11) исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца (с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.
Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.
Работник, последним днем работы которого является пятница (день увольнения, указанный в приказе), исключается из расчета среднесписочной численности со следующего дня, то есть с субботы.
Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении действия трудового договора (контракта).
Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.
77. Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например, на последнее число отчетного периода.
Показатель может быть заполнен с одним десятичным знаком.
В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.
В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Исходя из этого в списочную численность целыми единицами включаются, в частности, работники:
1) фактически явившиеся на работу, включая и тех, которые не работали по причине простоя;
2) находившиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата в данной организации, включая работников, находившихся в краткосрочных служебных командировках за границей;
3) не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);
4) не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;
5) принятые на работу на неполное рабочее время, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием. В списочной численности указанные работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы, включая нерабочие дни недели, обусловленные при приеме на работу (пункт 79.3 настоящих Указаний).
Примечание. К этой группе не относятся отдельные категории работников, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, в частности: работники в возрасте до 18 лет; работники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда; женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка, женщины, работающие в сельской местности; женщины, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях; работники, являющиеся инвалидами I и II групп;
6) принятые на работу с испытательным сроком;
7) заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работы на дому (надомники). В списочной и среднесписочной численности работников надомники учитываются за каждый календарный день как целые единицы;
8) сотрудники, имеющие специальные звания;
9) направленные с отрывом от работы в образовательные организации для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата;
10) временно принятые на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;
11) работающие в организациях в период производственной практики студенты и учащиеся образовательных организаций, если они зачислены на рабочие места (должности);
12) обучающиеся в образовательных организациях, аспирантурах, находящиеся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;
13) обучающиеся в образовательных организациях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также работники, поступающие в образовательные организации, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством Российской Федерации (пункт 79.1 настоящих Указаний);
14) находившиеся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором и трудовым договором, включая находившихся в отпуске с последующим увольнением;
15) имевшие выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;
16) получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
17) находившиеся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением ребенка со дня рождения усыновленного ребенка, а также в отпуске по уходу за ребенком (пункт 79.1 настоящих Указаний);
18) принятые для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком и другое), за которыми в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;
19) находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы независимо от длительности отпуска;
20) находившиеся в простоях по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника, а также в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя;
21) принимавшие участие в забастовках;
22) работавшие вахтовым методом. Если организации не имеют обособленных подразделений на территории другого субъекта Российской Федерации, где производятся вахтовые работы, то работники, выполнявшие работы вахтовым методом, учитываются в отчете организации, с которой заключены трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера;
23) иностранные граждане, работавшие в организациях, расположенных на территории России;
24) совершившие прогулы;
25) находившиеся под следствием до решения суда;
26) беременные женщины, освобожденные от работы до предоставления другой работы, исключающей воздействие неблагоприятных производственных факторов;
27) освобожденные от работы в дни прохождения медицинского осмотра и диспансеризации, сдачи крови и ее компонентов и предоставленные в связи с этим дни отдыха.
78. Не включаются в списочную численность работники:
1) принятые на работу по совместительству из других организаций;
Учет внешних совместителей ведется отдельно.
Существуют разные нормативы численности персонала. Среди них нормы выработки, нормы обслуживания и т. д. Чтобы найти, сколько человек требуется для реализации определенной трудовой функции, употребляются расчеты на основании численности труда персонала.
Опора на нормативы позволяет планировать количество и состав сотрудников компании, что практически приводит к уровню продуктивности, который соответствует техническим характеристикам фирмы.
Приведем несколько вариантов расчета.
Способ 1. В согласовании с нормами выработки. Они определяются как объем работы (к примеру, число готовой продукции), который команда (либо сотрудник с достаточной квалификацией) обязана выполнить в соответствии с имеющимися организационными критериями на единицу рабочего времени.
Способ 2. В соответствии с нормативом численности. Основой для этого расчета является фиксированное количество сотрудников с определенной квалификацией, требуемое для решения управленческих либо промышленных задач. Главным недочетом использования этого норматива является не очень высокая точность характеристик. Это связано с тем, что при определении стандартов количества сотрудников учитываются лишь обычные объемы. Чем сложнее реальный рабочий процесс, чем больше он отклоняется от типового. Поэтому точность расчета уменьшается.
Способ 3. В согласовании с нормами времени. Здесь нужно учитывать количество времени, которое затрачивается на реализацию единицы промышленного процесса работником либо командой.
Способ 4. В согласовании с нормативами обслуживания. В этих расчетах основой является количество единиц промышленного оборудования (к примеру, станков, голов животных), которое группа служащих должна обрабатывать в течение определенного времени. Это правило практически такое же, как и для сотрудников, которые выполняют функции услуг. Нередко при подсчете количества работников в организации (как обычного, так и нормативного) показатели численности персонала являются дробными и требуют округления. Полученные значения употребляются в качестве доводов для принятия разных управленческих решений в области кадровой политики.
Сотрудники, работающие неполный день
Иногда ССЧ работников предприятия приходится рассчитывать пропорционально отработанного времени. Это происходит в следующих случаях:
- когда с работником трудовой договор заключен на неполное рабочее время;
- если работник с личного согласия переводится на неполную занятость;
Такими работниками могут быть:
- несовершеннолетние до 18-ти лет;
- кормящие женщины, которым предусмотрены перерывы для кормления ребенка;
- сотрудники, работающие на вредных условиях труда;
- если работники переведены на неполное рабочее время по распоряжению администрации без личного письменного согласия;
В случае если на предприятии имеются вышеперечисленные работники, при расчете ССЧ они учитываются целыми единицами.
Численность сотрудников для применения УСН считается вместе с штатными совместителями и внештатниками, работающими по гражданско-правовым договорам
Минфин России разъяснил, что показатель «средняя численность работников организации» предусматривает учет работников в целом по организации, без распределения по видам деятельности и формам договоров (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 7 декабря 2016 г. № 03-11-06/2/72772 «Об определении показателя «средняя численность работников организации» при применении УСН»).
В рассмотренном примере государственное автономное учреждение хочет перейти на УСН. Однако для этого необходимо, чтобы среднее количество сотрудников не превышало 100 человек (подп. 15 п. 3 ст. 346.12 Налогового кодекса). В данном случае необходимо учитывать среднюю численность работников в целом по организации, а не только в штате.
- среднесписочную численность работников;
- среднюю численность внешних совместителей;
- среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Напомним, что среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например, на последнее число отчетного периода. В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации (п. 79-81 Указаний).
Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля – по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.
Среднесписочная численность работников работников за квартал, полугодие, девять месяцев или год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы в конкретном периоде и деления полученной суммы на 3, 6, 9 и 12 соответственно (п. 81.5-81.7 Указаний).
Минфин сообщил, какое предельное число работников может быть у предпринимателя, совмещающего УСН и ПСН
Индивидуальный предприниматель, совмещающий два спецрежима — УСН и патентную систему налогообложения — вправе иметь до 100 наемных работников. Но при этом численность наемных работников, занятых в деятельности, переведенной на ПСН, не должна превышать 15 человек. Об этом проинформировал Минфин России в письме от 20.03.15 № 03-11-11/15437.
Как известно, индивидуальные предприниматели, которые применяют УСН или ПСН, обязаны соблюдать определенные ограничения по количеству наемных работников. Так, на УСН не могут переходить организации и ИП, если средняя численность работников за налоговый (отчетный) период превышает 100 человек (подп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ). А средняя численность наемных работников при ПСН не должна превышать за налоговый период 15 человек (п. 5 ст. 346.43 НК РФ).
Также авторы письма напоминают, что налоговым периодом для указанных спецрежимов признается календарный год. Но если патент выдан на срок менее календарного года, то налоговым периодом признается срок, на который выдан патент (пункты 1 и 2 статьи 346.49 Кодекса). То есть продолжительность налогового периода, за который определяется ограничение в виде средней численности работников для ПСН и для УСН может быть разной. В связи с этим предприниматель, совмещающий эти налоговые режимы, должен вести раздельный учет средней численности работников как в целях применения ПСН, так и в целях применения УСН.
Проанализировав нормы, устанавливающие ограничения по числу работников, специалисты Минфина пришли к следующему выводу. При совмещении УСН и ПСН предприниматель вправе иметь наемных работников, средняя численность которых в течение налогового периода не превышает 100 человек. Но при этом средняя численность сотрудников по всем видам «патентной» деятельности не должна превышать 15 человек. К слову, такой же лимит численности работников должны соблюдать предприниматели, совмещающие ЕНВД и ПСН (письмо Минфина от 22.08.14 № 03-11-11/42180; см. «Минфин разъяснил, какое количество наемных работников может быть у ИП, совмещающего «вмененку» и ПСН»).
Напомним, что в среднюю численность работников включаются:
- среднесписочная численность работников;
- средняя численность внешних совместителей;
- средняя численность работников, выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера (п. 77 Указаний по заполнению форм федерального статнаблюдения, утвержденных приказом Росстата от 28.10.13 № 428).
При этом в среднесписочную (и, соответственно, в среднюю) численность не включаются работники, находившиеся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком (п. 81.1 Указаний).
При подсчете ССЧ руководствуйтесь указаниями, приведенными в Приказе Росстата № 772 от 22.11.2017 (далее — Указания):
- Учитывайте только тех сотрудников, для которых это место работы является основным.
Внешние совместители и работающие по гражданско-правовым договорам в их число не входят. Внутренних совместителей учитывайте только как основных работников.
- Для расчета ССЧ за год нужно вначале определить среднюю численность сотрудников за каждый месяц.
Она считается путем суммирования численности сотрудников за каждый календарный день.
- Если в течение месяца количество работников менялось, подсчитайте среднее арифметическое число.
Например, с 1 по 21 ноября у ИП работали 10 чел., а с 22 по 30 – 8 чел. Тогда ССЧ за ноябрь составит 9,4 (10 чел. х 21 дн.) + (8 чел. х 9 дн.) : 30 дн.), а с учетом округления — 9 чел.
- В ССЧ за месяц включите всех сотрудников с полной занятостью, которые числятся у вас на каждый конкретный день, в том числе находящихся в отпуске или на больничном.
ССЧ в выходные и праздники равна численности в предыдущий рабочий день (п. 76 Указаний). Если работник уволился в пятницу, его нужно включить в ССЧ за последующие выходные.
- Из подсчета исключают работников, которые находятся в декрете, в отпуске по уходу за ребенком и неоплачиваемом учебном отпуске.
Если во время отпуска по уходу за ребенком сотрудник работает неполный день, его тоже учитывают в ССЧ.
- Всех неполностью занятых подсчитывают по отдельной формуле пропорционально отработанному времени (п. 79.3 Указаний).
Что такое среднесписочная численность
Это статистический параметр, который может не совпадать с фактическим количеством трудоустроенных у предпринимателя лиц. Его рассчитывают по специальной формуле. Фактически это среднее арифметическое значение по всем работающим лицам за определенный отрезок времени. Для отчета таким отрезком обычно является календарный год, то есть 12 месяцев. Среднесписочная численность работников ИП с сотрудниками необходима также для определения права применять упрощенные системы налогообложения. В частности, УСН и ЕНВД, где существуют такие ограничения. При этом среднесписочная численность работников при открытии ИП всегда равна нулю. Самого предпринимателя, который фактически является владельцем бизнеса и не получает заработную плату, учитывать в этом случае не нужно. Таким образом, ответ на распространенный вопрос, входит ли ИП в среднесписочную численность работников, является отрицательным. Кроме этого, существует еще целый ряд сотрудников, которых также нельзя включать в расчет.
Как рассчитать среднесписочную численность работников за отчетный период?
Ведение бухгалтерской отчетности – дело хлопотное и непростое. Особенно это касается владельцев небольших предприятий, которые занимаются ведением бухучета самостоятельно, не прибегая к помощи профессионалов.
Ежегодно необходимо подавать заполненные отчетности в различные государственные службы, в первую очередь – в налоговую. Необходимо всегда успевать в срок, да еще и предоставлять отчетности без малейших ошибок. В противном случае можно получить немаленький штраф.
Однако на самом деле ведение бухгалтерской отчетности не представляет особых проблем и сложностей для того, кто полностью разобрался в ее принципах и правилах. И сегодня мы постараемся максимально доступно объяснить один из аспектов бухучета, а именно расчет среднесписочной численности работников предприятия.
Это достаточно важный показатель, который включается в обязательном порядке практически во все годовые отчеты компаний. Он необходим налоговым службам для проведения – как выборочной проверки работников, так и общего контроля за деятельностью предприятия. Среднесписочная численность сотрудников показывает среднее число работников за какой-либо отчетный период.
Как правило, за отчетный период принимается один месяц либо один год. Причем расчет среднесписочной численности сотрудников за год основывается на месячном расчете. Поэтому в любом случае необходимо овладеть навыком расчета для обоих из этих отчетных периодов.
Расчеты подкрепляются соответствующей правовой базой, которая позволит руководителям и бухгалтерам решать определенные спорные вопросы, например:
- учитывается ли в расчетах сотрудник, отправленный на работу за границу;
- учитываются ли при расчете среднесписочной численности рабочие на простое;
- нужно ли принимать во внимание сотрудников на испытательном сроке.