Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать сопроводительное письмо для передачи документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
- «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
- «Просим информировать установленным порядком»;
- «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
- название документа нужно писать полное;
- отмечают количество экземпляров документа;
- отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Сюрприз для заявителей – физических лиц
Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.
Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.
Оформление приложений к договору
В договорах тоже можно не присваивать номер единственному приложению (как в Примерах 16 и 17). Но позже может появиться потребность изменить или детализировать условия договора, для этого стороны подпишут дополнительное соглашение к нему. И вот на этом этапе может появиться еще 1 или несколько приложений. Как тогда быть? Старое приложение (которое было при подписании договора) осталось без номера. Новому приложению тогда давать № 2, а старому присваивать № 1 (описывая эту «акробатику» в допсоглашении)? Или старое оставить без номера, а новому присвоить № 1? Теоретически оба варианта возможны. Но практически каждый из них порождает лишнюю путаницу. Поэтому в договорах рекомендуем даже единственному приложению сразу присваивать № 1.
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 описано оформление приложений в сопроводительных письмах, организационных и распорядительных документах. Аналогичным образом оформляются приложения и к договорам, актам, планам, отчетам:
- вы можете по тексту договора сразу отмечать, что является приложением (см. Примеры 21 и 22) либо
- можете давать список приложений в одном из заключительных разделов или пунктов договора (см. Примеры 23 и 24). Перечень приложений приводится здесь в той последовательности, в которой они впервые упоминаются в тексте договора,
- а можете даже одновременно применять оба эти варианта для большей однозначности и удобства поиска информации и документов.
Как правильно написать: пошаговая инструкция по оформлению
Для того чтобы более наглядно увидеть порядок составления и показать,как оформить такого рода бумаги, представим пошаговый алгоритм и пример написания сопроводительного письма с использованием примеров:
- Составляем шапку документа. Тут необходимо указать реквизиты, как получателя, так и отправителя письма.
Пример:
«ООО «Интаер»
ИНН 8923856891, КПП 8923578984, ОКПО 3478684
17283, г. Москва, ул. Ленина, д. 45, тел. 8(495) 145-56-34
Директору ЗАО «Оптика»
С. Л. Петрову
155623, г. Москва,
ул. Восстания, д. 29».
- Указываем номер исходника, дату регистрации, а также название документа.
Пример:
«Исх. № 345 от 12 сентября 2017 года
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО».
- Далее приступаем к написанию самого текста письма.
Как обычно принято, будет правильно, если данный документ пишется на конкретного руководителя организации, поэтому начинать его следует со слов – «Уважаемый (ая)» и ФИО официального лица организации-получателя.
Начинать свое обращение можно с таких слов, как:
- «Направляем Вам…..» (в организацию, находящуюся в подчинении).
- «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
- «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).
Далее следует перечислить, какие именно документы направляются, а также, с какой целью.
При ссылке на тот или иной документ необходимо поставить его номер и дату составления.
Итак, рассмотрим конкретный пример:
«Уважаемый Сергей Леонидович!
Высылаем Вам подписанный и заверенный печатью договор поставки от 1 сентября 2017 года № 325. Просим его подписать, заверить печатью и один экземпляр направить нам в срок до 20 сентября 2017 года».
- Далее необходимо перечислить все приложения, идущие в дополнение к данному письму. Пример:
«Приложение: договор в 2-х экземплярах (всего на 7 листах)».
- Заключительная часть предполагает проставление подписи руководителя организации, а также данные о непосредственном исполнителе документа.
«Директор К.С. Иванов
Голубева И.В.
349-45-97».
Что указать в сопроводительном письме
Сопроводительное письмо – это важный документ, который прилагается к направляемой в налоговую организации налоговой декларации или другой документации. Сопроводительное письмо необходимо составлять в соответствии с рекомендованным шаблоном и включать в него определенный перечень информации.
Кто должен писать сопроводительное письмо?
Сопроводительное письмо в налоговую организацию должен написать налогоплательщик, предоставляющий декларацию или другую документацию. Это может быть руководитель предприятия, его заместитель или другой уполномоченный сотрудник организации.
Куда написать сопроводительное письмо?
Сопроводительное письмо направляется в налоговую организацию, указанную в инструкции по заполнению декларации или в другой соответствующей документации. В адресе письма нужно указать полное наименование налоговой организации, почтовый индекс и адрес.
Как написать сопроводительное письмо?
Сопроводительное письмо следует составлять на официальном бланке организации, если таковой имеется. В противном случае, можно использовать обычный белый лист бумаги формата А4. Письмо должно быть оформлено аккуратно и четко, без орфографических и пунктуационных ошибок.
Что указать в сопроводительном письме?
Тело начинается с одного из трех утверждений: отправить, послать и предоставить.
Считается, что каждый из них соответствует определенному типу получателя.
| Тип рецепта | Тип получателя |
| Положения. | Как правило, это используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящую инстанцию, организацию с более высоким статусом, чем у отправителя, например, в ССТ, пенсионный фонд или арбитражный суд. |
| Отправить по адресу. | Для отправки в организации или подчиненным, имеющим более низкий статус, чем отправитель: филиалы, офисы, отделы. |
| Отправить по адресу. | Используется для отправки сообщения организации с таким же статусом, например, партнеру, конкуренту или клиенту. |
Далее объясните цель отправки, четко указав, что получатель должен сделать с содержимым посылки и полученной информацией.
Обложка документа Вот несколько примеров формулировок, с которых можно начать письмо Образец открытия основной части письма.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
- «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
- «Просим информировать установленным порядком»;
- «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
- название документа нужно писать полное;
- отмечают количество экземпляров документа;
- отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Цели и задачи сопровода
Сопровод выполняет одновременно несколько задач:
- соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
- описываются передаваемые бумаги;
- в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
- страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.
В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:
- при ответе на запрос коммерческого предложения;
- при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
- при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.
Нужен ли документ для физических лиц
Сопроводительные письма оформляются не только субъектами предпринимательства, но и физическими лицами при их обращении в организацию с подачей документации.
На практике обычные граждане не составляют таких бумаг, в результате они часто не могут доказать факт передачи документов и их перечень, а уполномоченные лица не выполняют требование или просьбу отправителей в желаемые или регламентируемые сроки. Компаниям, которые по роду деятельности постоянно взаимодействуют с гражданами и получают от них письменные уведомления, рекомендуется разработать форму документа сопровождения и требовать его заполнения к каждой поданной бумаге. Такое решение позволит представителям учреждения оперативно предоставлять информацию по устному запросу с указанием присвоенного индекса по ходу решения вопроса, отображенного в письме.
ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива);
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).
■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.
К обязательным реквизитам бланка относятся:
• ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
• наименование организации;
• справочные данные об организации.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.
Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).
НДФЛ при продаже квартиры: что еще нужно знать
Если вам все же нужно задекларировать доход от продажи квартиры, то необходимо помнить об одном важном моменте – о размере дохода.
Так вот, по общему правилу, если доход окажется ниже 0,7 от кадастровой стоимости продаваемого объекта, установленной на 1 января года, в котором зарегистрирован переход права собственности, то для налоговых целей доход будет приниматься равным именно 0,7 от кадастровой стоимости ().
Например, вы продаете квартиру в 2019 году. В договоре купли-продажи отражена продажная стоимость квартиры в размере 1 млн руб., а ее кадастровая стоимость по состоянию на 01.01.2019 установлена в размере 3 млн руб.
Соответственно, чтобы избежать налоговых проблем (доначисления налога, а также начисление пеней и штрафа), вы должны будете подать в ИФНС 3-НДФЛ за 2019 год с отраженной суммой дохода от продажи квартиры в размере 2,1 млн руб. (3 млн руб. х 0,7). Однако региональные власти вправе уменьшить размер коэффициента, применяемого к кадастровой стоимости, вплоть до нуля ().
ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива);
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).
■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.
К обязательным реквизитам бланка относятся:
• ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
• наименование организации;
• справочные данные об организации.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.
Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).
Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:
- кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
- определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
- указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
- при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
- довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
Сопроводительное письмо к договору, образец
Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт» 115162, Москва, улица Шаболовка, дом 11, офис 12 инн 7711111122, кпп 77114115122, ОГРН 5071115541317
№ отчета 12 от 12. 04. 2018, Филиал 1 ООО, «Стандарт»
№ 305023, г. Курск, ул.
Дальнейшие действия в отношении договора.
Вам будет направлена копия договора № от 19 сентября 2018 г., 45 с телестатьей для переноса процесса подписания. Юридическая служба рассмотрела Договор на соответствие. Текст согласован и может быть подписан.
После получения прототипа, копию подписанного договора необходимо направить в юридический отдел управляющей компании в течение трех дней с момента подписания.
Как правильно написать: пошаговая инструкция по оформлению
Для того чтобы более наглядно увидеть порядок составления и показать,как оформить такого рода бумаги, представим пошаговый алгоритм и пример написания сопроводительного письма с использованием примеров:
- Составляем шапку документа. Тут необходимо указать реквизиты, как получателя, так и отправителя письма.
Пример:
«ООО «Интаер»
ИНН 8923856891, КПП 8923578984, ОКПО 3478684
17283, г. Москва, ул. Ленина, д. 45, тел. 8(495) 145-56-34
Директору ЗАО «Оптика»
С. Л. Петрову
155623, г. Москва,
ул. Восстания, д. 29».
- Указываем номер исходника, дату регистрации, а также название документа.
Пример:
«Исх. № 345 от 12 сентября 2017 года
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО».
- Далее приступаем к написанию самого текста письма.
Как обычно принято, будет правильно, если данный документ пишется на конкретного руководителя организации, поэтому начинать его следует со слов – «Уважаемый (ая)» и ФИО официального лица организации-получателя.
Начинать свое обращение можно с таких слов, как:
- «Направляем Вам…..» (в организацию, находящуюся в подчинении).
- «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
- «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).
Далее следует перечислить, какие именно документы направляются, а также, с какой целью.
При ссылке на тот или иной документ необходимо поставить его номер и дату составления.
Итак, рассмотрим конкретный пример:
«Уважаемый Сергей Леонидович!
Высылаем Вам подписанный и заверенный печатью договор поставки от 1 сентября 2017 года № 325. Просим его подписать, заверить печатью и один экземпляр направить нам в срок до 20 сентября 2017 года».
- Далее необходимо перечислить все приложения, идущие в дополнение к данному письму. Пример:
«Приложение: договор в 2-х экземплярах (всего на 7 листах)».
- Заключительная часть предполагает проставление подписи руководителя организации, а также данные о непосредственном исполнителе документа.
«Директор К.С. Иванов
Голубева И.В.
349-45-97».
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
- «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
- «Просим информировать установленным порядком»;
- «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
- название документа нужно писать полное;
- отмечают количество экземпляров документа;
- отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
- Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
- Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
- Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
- Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.