Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила регистрации кассового аппарата в налоговой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.
Интернет-регистрация в налоговой
Постановка на учет кассы включает несколько стадий. Сначала на сайте ФНС представитель компании или непосредственно ИП заполняет заявление и ставит подпись (КЭП). Если у него нет квалифицированной подписи, ее придется заказать. После этого налоговая проверяет внесенные в заявление сведения, сверяя их с реестром юридических лиц и предпринимателей. Кроме того, инспекция изучает реестр кассовой техники и фискальных носителей (ФН). После проверки кассовой технике назначается регистрационный номер.
Затем проводится фискализация. В аппарат вводятся: присвоенный номер, сведения об операторе ФД, владельце устройства. Сделать это может как сам предприниматель, так и специальные организации. Последний вариант удобнее, поскольку позволяет уберечься от ошибок и возможной смены фискального накопителя. Далее нужно проверить параметры, чтобы уточнить, насколько корректно работает ФН. На финальной стадии налоговая выдает карточку регистрации кассового аппарата. На документе обязательно должна быть электронная подпись ФНС.
Рассмотрим каждый шаг подробнее.
Кому нужно регистрировать кассу в налоговой
Список лиц определен статьей 1,1 ФЗ № 54, утвержденного 22 мая 2003 года. Согласно ему, сделать это должны все те, кто по роду деятельности обязаны использовать соответствующую машину, то есть работать в соответствии со спецреестром, полностью легально.
Внимание, если техника при этом не поставлена на учет, печатать чеки запрещено, а регулярно и своевременно передавать в ФНС актуальные данные она и вовсе не сможет. Поэтому и все продажи будут незаконными, за что предусмотрен штраф в размерах:
- 1 500 — 3 000 рублей — для индивидуальных предпринимателей;
- 5 000 — 10 000 — для организаций с ограниченной ответственностью.
Причины отказа в постановке оборудования на учет
В абсолютном большинстве случаев они заключаются в рядовых нарушениях: допустим, не выдержан порядок регистрации кассового аппарата (ККМ, ККТ) в налоговых органах или не соблюдены сроки подачи документов, или предоставлены не все бумаги. Именно поэтому стоит очень внимательно относиться к вопросам заполнения полей и проверять, что вы вписываете и подаете, прежде чем жать на кнопки.
Кроме того, в ряде ситуаций ФНС может снять прибор с учета. Это происходит при закрытии юрлица, при его переоформлении, при переходе на обслуживание в другую инспекцию (это называется «смена местонахождения»). Все подобные процедуры стандартные, проводятся достаточно быстро и не доставляют пользователям особых хлопот.
Наиболее распространенные ошибки
Согласно статистике, предприниматели чаще всего допускают следующие промахи:
- Указан не тот ОФД — это происходит, когда человеку непонятно, где регистрировать онлайн-кассу ИП или ООО, или когда он меняет оператора и в личном кабинете указывает одного, а в памяти машины — другого. В таких случаях оборудование функционирует неправильно.
- Номер или ИНН введен неверно — механическая описка (допустим, второпях вы промахнулись по клавиатуре и вместо 2 поставили 3) с самыми серьезными последствиями. Фискальный накопитель будет признан недействительным.
- Расхождение поданных данных с фактическими настройками — они не синхронизируются между собой, поэтому следует убедиться, что-то, что записано в ФН, совпадает с тем, что указано в базе ФНС.
- Слишком частая замена ОФД, адреса установки и других сведений — напоминаем, откорректировать их разрешено не более 12 раз.
На что обратить внимание при выборе модели кассового аппарата
Если руководство решило заменить контрольно-кассовую технику, то необходимо осознанно выбрать модели, которые будут максимально удобными и отвечать требованиям конкретной организации. Важные факторы, которые могут повлиять на выбор:
- «проходимость» – параметр аппарата, на который оказывает влияние количество производимых операций (например, в кассовом аппарате супермаркета нужна высокая проходимость, а для фирмы, реализующей услуги, этот параметр не имеет значения);
- максимальное количество выбиваемых чеков в день – у каждой модели есть своя рекомендованная норма, фактор связан с особенностями деятельности организации;
- скорость печати чеков – зависит от необходимого темпа обслуживания клиентов;
- возможность автоотреза чека – важна при высокой проходимости и скорости печати, практически не имеет значения при низкой нагрузке аппарата;
- порт подключения кассового аппарата – у некоторых моделей разъем порта подходит не ко всем компьютерам, лучше выбирать кассы, оснащенные USB-портом и шнуром;
- мобильность или стационарность – иногда передвижные модели очень практичны, когда нужно, например, самому поехать к важному заказчику для заключения сделки, при этом удобнее иметь в офисе еще и стационарную модель на случай прихода еще одного клиента;
- наличие модели у поставщика – при прочих равных условиях лучше выбрать более доступную модель, доставки которой не придется долго ожидать.
Перерегистрация онлайн-кассы
Перерегистрировать ККТ необходимо при каждом изменении сведений, которые указаны в регистрационной карточке — место проживания владельца, номера ФН (при его замене), при гарантийной замене кассового аппарата и т.д.
Есть два варианта перерегистрации ККТ:
- без замены ФН;
- с заменой ФН.
Шаг 3. Проходим процедуру фискализации
Фискализация – это активация кассового аппарата, простыми словами. Таким образом включается в работу фискальный накопитель. Происходит с помощью специальной программы, которая входит в пакет ПО онлайн-кассы. В зависимости от того, какая у вас модель и кто производитель, будут разные интерфейсы, но суть остаётся одинаковой для всех. Мы рассмотрим процедуру фискализации на примере ККТ от компании LIFE PAY.
- Для начала подключите контрольно-кассовую машину к компьютеру, а затем запустите программу. Утилита автоматически ищет подключенное устройство. Нажмите на кнопку «Далее» и укажите время, чтобы вовремя пройти процедуру. Дело в том, что на активацию даётся одни сутки после подачи заявления на регистрацию ККТ в налоговом органе. Затем кликните на «Зарегистрировать».
- Перед вами откроется окошко «Укажите параметры организации и ККТ». Собственно, название говорит само за себя. Но пройдёмся по всем важным пунктам.
- В строке «Наименование юр.лица или индивидуального предпринимателя» необходимо ввести полное название фирмы. Это значит, что даже ООО или ИП нужно писать в расшифрованном виде.
- «Адрес (место) расчётов» – здесь нужно указать адрес и индекс места, где устанавливается ККТ.
- При выборе версии ФФД укажите 1.05. Именно эта версия была установлена на законодательном уровне с 2019 года.
- В разделе со флажками выберите те пункты, которые подходят вашей организации. Чаще всего не требуется ставить галочки. Далее заполните оставшиеся поля: место расчёта, адрес электронной почты отправителя чека, адрес сайта ФНС, информация о кассире, ИНН кассира. Не забудьте указать признаки агента.
Важные элементы ККМ: фискальная память и ЭКЛЗ
Главное о фискальной памяти
Фискальная память – блок долговременной памяти, в котором хранится информация о совершенных операциях. Эти данные автоматически сравниваются с данными ЭКЛЗ. Если информация разнится, выявляется ошибка и устройство ремонтируют.
Ремонт производится после уведомления налоговых органов. Перед ремонтом сервисный центр обязан выдать акт УФ (унифицированная форма) КМ-2 с указанием суммы, которая сохранилась в памяти. По окончании ремонта также формируется акт КМ-2 с кассового аппарата, который подтверждает, что фискальную память не нарушили. Либо, если нарушили, то какие цифры получились после окончания.
При печати чека фискальная память получает данные из учетной системы. Если кассовый аппарат программируемый, то товар можно кодировать. Еще один вариант: воспользоваться услугами сервисного центра или заказать функцию обучения. Специалисты на примере товара покажут, как производить программирование самостоятельно.
Владелец аппарата не имеет права производить никаких действий с фискальной памятью. Если заключен договор технического обслуживания с сервисным центом, то третье лицо не может вмешиваться.
Особенности эксплуатации фискальной памяти
Изначально фискальная память на новом аппарате пустая. Данные вносят при фискализации. Если данные внесены неверно, произойдет ошибка, которую сразу можно не заметить. Она обнаружится только при повторном введении корректных данных, и фискальную память придется менять.
Объем памяти разный. В среднем устройства хватает на 4-7 лет. Если нужна замена фискальной памяти, то меняют и ЭКЛЗ, а это дорогостоящая операция, которая производится с разрешения налоговой.
Срок эксплуатации фискальной памяти зависит от объема и количества закрытых рабочих смен. Если в день закрывают по пять смен, фискальная память закончится быстрее. Если одну – то самой маленькой модели от производителя «Феликс» на 2000 фискальных смен хватит примерно на пять лет. Заменить фискальную память можно только в 2-х случаях: если остается менее 10 % емкости или устройство не работает из-за технических ошибок. Факт замены регистрируется в налоговой.
Главные факты об ЭКЛЗ
Электронная контрольная лента защищенная (ЭКЛЗ) – съемный блок памяти. Она так же, как и фискальная память, фиксирует информацию обо всех операциях, совершенных на кассовом аппарате.
Ограничения ЭКЛЗ
- Временное. Блок памяти необходимо менять раз в 13 месяцев. Если этого не сделать, то первого числа 14-го месяца он блокирует кассовый аппарат.
- По заполнению объема памяти. ЭКЛЗ рассчитана на большое число смен, а максимальная сумма превышает миллиард. В практике «Формулы Торговли» не было случая замены устройства по этому параметру даже у самых крупных клиентов.
Негарантийные случаи
Приведем пример типичных ошибок, по причине которых замену ЭКЛЗ оплачивает клиент:
- Дата. Она на кассовом аппарате может «слетать». Это происходит, например, из-за того, что техническое устройство не зарядили. Перед началом смены кассир должен проверить дату на кассе. Если этого не сделать и сразу нажать клавишу «Ввод», работа продолжится. Тем не менее, если календарь «слетел», число, месяц и год будут выставлены некорректно. Проверка из налоговой службы выявит эту ошибку, и ИП или юрлицу выпишут штраф за неверное использование.
- Вмешательство в работу кассы. Недопустимо перепрограммировать кассу самостоятельно. Любая, даже орфографическая ошибка в написании имени или фамилии, приведет к необходимости заново покупать и программировать новую ЭКЛЗ.
- Данные при фискализации. Если клиент внес некорректные данные в карточку фискализации, и их уже запрограммировали, случай также является негарантийным.
Требования к кассовым аппаратам
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» требования к контрольно-кассовой технике, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством Российской Федерации.
Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники и применяемая пользователями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должна:
- иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
- обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
- обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- эксплуатироваться в фискальном режиме;
- регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- быть исправной;
- обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
- соответствовать образцу, представленному в момент внесения сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;
- иметь паспорт установленного образца;
- иметь идентификационный знак установленного образца;
- иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;
- иметь знак «Сервисное обслуживание» установленного образца.
Интернет-регистрация в налоговой
Постановка на учет кассы включает несколько стадий. Сначала на сайте ФНС представитель компании или непосредственно ИП заполняет заявление и ставит подпись (КЭП). Если у него нет квалифицированной подписи, ее придется заказать. После этого налоговая проверяет внесенные в заявление сведения, сверяя их с реестром юридических лиц и предпринимателей. Кроме того, инспекция изучает реестр кассовой техники и фискальных носителей (ФН). После проверки кассовой технике назначается регистрационный номер.
Затем проводится фискализация. В аппарат вводятся: присвоенный номер, сведения об операторе ФД, владельце устройства. Сделать это может как сам предприниматель, так и специальные организации. Последний вариант удобнее, поскольку позволяет уберечься от ошибок и возможной смены фискального накопителя. Далее нужно проверить параметры, чтобы уточнить, насколько корректно работает ФН. На финальной стадии налоговая выдает карточку регистрации кассового аппарата. На документе обязательно должна быть электронная подпись ФНС.
Рассмотрим каждый шаг подробнее.
Когда регистрация кассы в личном кабинете ФНС считается оконченной?
Регистрация считается оконченной, когда от ИФНС получена карточка регистрации ККТ.
Но можно ли сразу работать на кассе после получения карточки регистрации?
Когда карточка регистрации получена, необходимо подключить ККТ к Оператору Фискальных Данных.
Для этого сначала касса подключается к ПК. Настраиваются порты передачи данных. Пробивается первый чек, информация о котором поступает через ОФД в ИФНС.
Фактически регистрация кассы произошла раньше, но работать на ККТ в рамках нового закона возможно только теперь.
Если соединение кассы с ОФД настроено не верно, данные в ОФД не передаются. Так, по истечении 30 календарных дней, если ошибка настройки не устранена, фискальный накопитель автоматически блокируется, соответственно, блокируется и касса. Для восстановления работы ФН необходимо устранить причины блокировки.
Как видно из вышеописанного, регистрация кассы является далеко не последним шагом к работе с кассовым аппаратом по 54-ФЗ.
Как работают новые онлайн кассы?
Принцип работы контрольно-кассовой машины оснащённой фискальным накопителем и передачей данных заключается в следующем:
- вся информация о проведённых платежах поступает посреднику (ОФД);
- осуществляется подтверждение принятия денежного платежа;
- кассовый чек оснащается признаком, без которого его формирование невозможно;
- присвоение фискального признака выполняется за две секунды. Благодаря такой скорости в процессе обслуживания клиентов очереди не создаются;
- все данные от оператора перелаются в налоговую, где происходит систематизированное хранение информации в накопительном формате;
- чек в бумажном варианте выдаётся покупателю (он содержит все основные реквизиты);
- передача чека в электронном виде осуществляется на почту клиента (если это кассовый аппарат для интернет-магазина).