Путевые листы и транспортные накладные переводят в электронный вид

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевые листы и транспортные накладные переводят в электронный вид». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Чтобы обмениваться перевозочными документами в электронном формате, нужно подключиться к ГИС ЭПД — единой федеральной информационной системе. Она обеспечивает формирование, получение, обработку, обмен и хранение электронных документов. Также контролирующие органы могут в любой момент получить оттуда информацию о перевозках.

Преимущества перехода на электронные транспортные накладные для бизнеса

У электронного формата есть как плюсы, так и минусы. Для удобства собрали их в таблицу.

Плюсы	Минусы
Быстрый обмен документами.	Расходы на подключение к ЭДО — в среднем около трех тысяч рублей в год.
Доступ к документам из любого места и с любого устройства.	Расходы на ПО для работы с электронными накладными — стоимость зависит от тарифов поставщика.
Экономия на доставке и бумаге.	Некоторые предприниматели недовольны тем, что перевозки с электронными документами стали более прозрачными.
Быстрая передача данных в налоговую и расчет НДС.
Быстрый поиск нужного документа при проверке, его корректировка.

Накладную условно можно поделить на две части.

1. Первая – товарная, — включает сведения
   • об отправителе и получателе товара,
   • объеме,
   • наименовании и т.п. параметры.

   Эта часть документа является основанием для списания груза со склада отправителя и одновременно для приходования его получателем.

2. Вторая часть – транспортная. В ней содержатся сведения
   • непосредственно о перевозке,
   • информация о компании-перевозчике и конкретном водителе,
   • марке автомобиля,
   • времени в пути и километраже,
   • товаре и т.д.

   Здесь же указывается стоимость транспортировки.

Сколько экземпляров транспортной накладной нужно составить?

10. Транспортная накладная составляется (формируется) на одну или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве.

Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной транспортной накладной.
…
В случае использования транспортной накладной как первичного учетного документа в соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» составляется четвертый экземпляр (оригинал) транспортной накладной на бумажном носителе для грузоотправителя.

Минимальное количество накладных — 3 экземпляра (для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика). Если автомобиль выполняет несколько аналогичных перевозок, то для них допускается составить одну накладную.

Четвертый экземпляр накладной может быть составлен для бухгалтерии грузоотправителя, если это необходимо.

12. В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные транспортные средства составляется (формируется) такое количество транспортных накладных, которое соответствует количеству используемых транспортных средств.

Если груз перевозится на нескольких транспортных средствах, то количество накладных должно соответствовать количеству транспортных средств. Причем каждая из накладных должна быть в 3-х экземплярах.

Как правильно оформлять ТТН по образцу

Если используется стандартизированный бланк, то для опытных сотрудников его оформление не станет чем-то затруднительным. Однако, государство в свое время разрешило не пользоваться разработанными ранее форматами первичных документов. Предприятия как хозяйствующие субъекты могут разрабатывать их сами. Транспортирующие организации и заказчики постоянно имеют дело с этими накладными. Это несколько усложняет процесс работы для последующих фигурантов.

В стандарте предполагается оформление нескольких разделов. Если налоговая инспекция будет придираться к неправильно оформленной документации и выпишет штраф, то его сумма будет варьироваться в зависимости от категории проступка. К тому же ответственность уполномоченного лица расценивается ниже и при недочетах штрафы приходят на его имя в меньшем размере, чем для целой компании.

Надо ли возвращать документ

Это такая же бумага, как акт о приемке передаче. Их нужно хранить у двух сторон сделки с подписями их представителей. Они подписываются и возвращаются, поскольку требуются для отчетности и бухучета. А также для удостоверения совершенных действий, что поможет отстаивать при необходимости свои права. Из сказанного выше понятно, что ТТ-накладная формируется в большом количестве различных вариаций. Она нужна для описания отправки и фигурантов. Всем в итоге достается свой экземпляр, на котором ранее расписались остальные действующие лица. Эта первичная документация идет в архив, а до того момента остается под контролем в бухгалтерии.

Мы рассмотрели, из каких разделов состоит и как заполняется товарно транспортная накладная. Если предприятие разработало собственный бланк, то, возможно, предстоит пояснить все его тонкости остальным участникам. Ведь многие до сих пор используют для удобства и достоверности принятый ранее стандартизированный документ.

Преимущества электронных транспортных накладных перед бумажными

Эксперимент по применению электронных транспортных накладных был проведен еще в октябре 2020 года. По его результатам удалось понять, как функционирует схема обмена сведениями.

Участники грузоперевозок получат такие преимущества:

• смогут отслеживать статус документа. Сторона, подписавшая свой титул электронной транспортной накладной, сможет отслеживать подписание каждого последующего титула;
• будет иметься идентичность экземпляров. Все стороны будут работать с одним документом, в связи с чем все экземпляры будут одинаковые;
• оплата будет производиться ускоренно — если все подписи электронные, то для оплаты не потребуется дополнительная документация. Оплата не затягивается на длительное время в связи с неверным оформлением бумажной документации, долгой доставкой или пропажей;
• получатели могут просматривать документ. Они не вносят в него информацию и не подписывают его, однако смогут его просматривать;
• появляется возможность детального описания транспортируемого груза. Можно будет отказаться от товарно-транспортной накладной ввиду того, что описание груза заменит товарный раздел накладной.

Важно при составлении соблюдать правила оформления транспортной накладной. Наличие каких-либо ошибок может сделать документ недействительным. При этом правительство внесло ряд изменений в транспортную накладную в 2023 году, которые также нужно учитывать при оформлении.

Порядок и инструкция по заполнению ТН указаны в Постановлении Правительства РФ «Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 ПДД РФ» от 21.12.2020.

Далее мы предлагаем ознакомиться с основными правилами заполнения транспортной накладной по пунктам:

• грузоотправителем заполняются пункты «Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Сопроводительные документы», «Указания грузоотправителя», «Наименование груза», «Прием груза» и часть отправителя в разделе «Дата составления и подписи сторон»;
• грузоперевозчиком заполняются пункты «Условия перевозки» (только после согласования с отправителем), «Перевозчик», «Информация о принятии заказа к исполнению», «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета», «Транспортное средство», «Прочие условия» (при их наличии) и часть перевозчика в разделе «Дата составления и подписи сторон»;
• грузополучатель заполняет пункт «Сдача груза»;
• в разделе «Прочие условия» можно указать маршрут следования, если это необходимо, также дату, номер и срок действия специального разрешения, если оно есть;
• перевозчик имеет право в разделе «Оговорки и замечания» делать пометки о состоянии груза, тары, опломбирования, изменении условий перевозки и т.д.
• в разделе «Указания грузоотправителя» нужно указать ценность груза в размере его стоимости;
• в документе не должно быть пустых полей, если отсутствуют записи в каком-либо пункте, это обозначается прочерком;
• если в разделе «Условия перевозки» нет записей, применяются те условия, которые указаны в общих правилах перевозки грузов;
• пункт о грузе должна включать сведения обо всех партиях, которые перевозятся одним и тем же транспортом;
• допускаются исправления в накладной, они обязательно должны быть заверены подписями грузоперевозчика и отправителя (обязательно указываются фамилии и инициалы подписавшихся), а рядом должны стоять слово «Исправлено» и дата исправления;
• не обязательно ставить печать, а вот подпись нужна отправителя, транспортной компании, водителя и получателя.

Преимущества и недостатки электронной транспортной накладной

В числе плюсов — сам документ проще составлять, передавать заказчику, все ошибки можно исправлять онлайн. Хранить виртуальные накладные удобнее — документы теперь просто находятся в электронном архиве. Также с электронными накладными значительно легче отслеживать перемещение груза — все этапы отражаются в системе ЭДО. При работе с электронными документами возможна более быстрая передача данных в налоговую и расчет НДС. Нельзя не сказать и об экономии на бумаге и доставке документов.

Сам Минтранс считает, что внедрение электронных транспортных документов полезно, поскольку:

• сократит издержки предпринимателей при перевозках за счет снижения показателей простоя, повышения эффективности бизнес-процессов, управляемости бизнесом, снижения трудоемкости оформления перевозочных документов;
• сократит издержки по ведению документооборота;
• упростит обмен данными между предпринимателями и госорганами, например, ФНС, которая нужные ей документы получает напрямую из системы;
• даст участникам перевозок возможность взаимодействовать в электронном виде в любое удобное время в формате «единого окна».

Также, по оценкам министерства, электронный формат снизил бы затраты на оформление грузоперевозок «классическим образом» в общей сложности на 16 млрд. рублей.

Из минусов можно отметить расходы на подключение к ЭДО, а также расходы на ПО для работы с электронными накладными.

Как видим, плюсов существенно больше.

Как происходит обмен ЭТрН?

Всё достаточно просто:

1. Грузоотправитель создаёт электронную транспортную накладную в своей учётной системе. В транспортной накладной он подписывается КЭП и передаёт её в систему ЭДО. Данные документа становятся доступными транспортной компании, водителю, а также грузополучателю.

2. Водитель принимает груз и подтверждает приёмку, подписывая документ. Подпись водителя в транспортной накладной может быть простой (ПЭП).

3. Грузополучатель принимает груз, подтверждает приёмку, подписывая документ КЭП.

4. Водитель подтверждает отгрузку, снова подписывая документ ПЭП.

5. Транспортная компания завершает оформление, подписывая документ КЭП.

Новый бланк транспортной накладной

Изменения в составе транспортной накладной:

1. Количество разделов ТН сокращено с 17 до 12. Исключённые разделы: «Прочие условия», «Оговорки и замечания перевозчика», «Информация о принятии заказа к исполнению».
2. Добавлен раздел 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) ‎в руб. (при необходимости)». Он заполняется, если ТН используется как первичный документ для учёта.

В разделе 12 нужно указать:

• стоимость услуг перевозки без налога
• ставку и сумму налога, выставленного покупателю
• стоимость услуг перевозки с учётом налога
• сведения об ответственных лицах за оформление фактов хоздеятельности со стороны перевозчика и грузоотправителя.

Важно: все строки ТН обязательны для заполнения. Исключение составляют случаи, когда в бланке есть соответствующая отметка «(при необходимости)».

— К сожалению, белорусский законодатель любит оставлять юристам неразгаданные ребусы. Одним из них стало принятие постановления № 713, когда директиву № 10 еще не отменили. Я и ряд моих коллег-юристов высказывали мнение, что директива как указ программного характера свою роль выполнила — во исполнение ее появилось постановление № 713. Соответственно, после принятия постановления нужно руководствоваться им, а не п. 1 директивы № 10 и цены можно повышать, но в рамках, установленных постановлением.

Президент также высказался на одном из совещаний, что запрета на тотальную заморозку цен не было. Запрет был на период с 6 по 20 октября. Однако несмотря на это, МАРТ в своих письмах с ответами на вопросы бизнеса, а также на встречах и консультациях вплоть до начала ноября продолжал указывать, что директива действует и цены следует формировать в четком соответствии с ней. Как это делать (особенно, если сформированная по правилам постановления № 713 цена получалась выше, чем была на 05.10.2022), МАРТ, правда, не объяснял.

И прикладывать такие обоснования к экономическим расчетам, обосновывающим сформированные ими отпускные цены. ГТК будет мониторить уровень контрактных цен на импортируемые в Беларусь товары и еженедельно сообщать информацию по ним в МАРТ.

Пока непонятно, как будет рассматриваться обоснованность контрактных цен. Ведь в зависимости от условий оплаты, размеров партий и т.д. обоснованной ценой в каждом конкретном случае не обязательно будет самая низкая цена. Критериев оценки обоснованности постановление № 713 не содержит. Думаю, что здесь, как и с производителями, оценка обоснованности будет отдана на откуп отдельных исполнителей.

Выскажите свое мнение по поводу регулирования цен на изготовление мебели, пошив одежды по индивидуальным заказам.

Это работы, на них Постановление 713 не распространяется.

Однако в разъяснениях, вышедших 2 ноября, МАРТ указывает, что если вещь по индивидуальному заказу изготавливается из материалов исполнителя и/или исполнитель является собственником изготовленной вещи, то исполнитель в терминах постановления № 713 является производителем и на него требования постановления полностью распространяются.

Поэтому в договоре подряда нужно четко предусматривать, что собственником изготовленной по индивидуальному заказу вещи является заказчик.

Что же является новыми товарами? Мы производим сумки из натуральной кожи. Каждый месяц выпускаем новые модели (новые по дизайну, по цвету и фактуре натуральной кожи). Будут ли новые модели сумок являться новыми товарами, цены на которые необходимо согласовывать?

В соответствии с примечанием к подпункту 3.4 пункта 3 ПСМ 713 под новыми потребительскими товарами понимаются:

1. новая продукция (впервые произведенная продукция), к которой относится продукция:

— впервые произведенная изготовителем;

— не имеющая аналогов на территории Республики Беларусь;

— впервые произведенная изготовителем и не имеющая аналогов на территории Республики Беларусь;

2. новый вид продукции — продукция, уже производимая ранее изготовителем, но получившая новое обозначение или новое определение (наименование), которая подвергалась значительной степени технологических изменений и (или) изменению классификационного кода единой Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза на уровне любого из первых четырех знаков, произошедшее в результате переработки (обработки).

Что такое товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная (ТТН) – это первичный учетный документ, изначально предназначавшийся для учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Простыми словами, товарно-транспортная накладная – это документ, который определяет взаимоотношению между продавцом и покупателем (контрагентами по договору), с помощью которого осуществляется учет транспортных коммерческих перевозок.

Постановление Правительства РФ от 21 декабря 2020 г.: С 1 января 2021 года утверждены новые правила грузовых перевозок со сроком действия до 2027 года и действует новая ТТН по форме «1Т». Такое изменение позволит отследить движение денежных средств при оплате услуг по транспортировке и уменьшить количество посредников, принимающих участие в одной операции по доставке груза.

Первая часть формы предусматривает внесение следующей информации:

• Объёмы груза;
• Наименование товара;
• Параметры и характеристики продукции;
• Информация об отправителе и грузополучателе.

За счёт этой части применяемая при грузоперевозках ТТН даёт основания, чтобы списать отправляемый груз со склада грузоотправителя, а также подтвердить прибытие к получателю. Потому эту часть документа называют товарной. Вторая часть уже является транспортной. Здесь вносится информация следующая информация:

• Информация о перевозке;
• Транспортной компании;
• Водителе;
• Марке используемого автомобиля;
• Километраже доставки;
• Времени перевозки;
• Товаре и пр.

Правила оформления и порядок работы с бланком

Так как ТТН является важным для бухгалтерского учета документом, при его оформлении и заполнении необходимо четко соблюсти все требования и использовать ТТН образец.

Также, есть возможность формировать товарно-транспортную накладную при помощи специализированной бухгалтерской программы или заполнить онлайн. Так проще, так как заполненный бланк шаблон автоматически сформируется после заполнения всех данных.

Для передачи электронных перевозочных документов (транспортной накладной, заказ-наряда) потребуется заключить соглашение об оказании таких услуг с оператором.

Несмотря на введение понятия «электронная транспортная накладная» данные в Налоговую инспекцию и Министерство транспорта необходимо по-прежнему передавать на бумаге. Электронный документооборот с государственными структурами будет доступен только с 2022 года.

Обновленная форма транспортной накладной состоит из заголовка и разделов (17), заполнение каждого из них не является обязательным условием. Одним из уточнением 2021 года — отсутствие пустых строк, если какие-то строки не требуют заполнения, то в них обязательно ставятся прочерки.

Похожие записи:

• Очень важные изменения с 2023 года по ОСАГО и страхованию
• Учет операций по договорам ОСАГО и КАСКО в «1С:Бухгалтерии 8»
• Как увеличить размер алиментов — какие основания и что для этого нужно?