Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какой срок действия путевого листа?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Путевые листы 2022: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Как оформить путевой лист на месяц
Бланк многодневного путевого листа компания должна разработать самостоятельно и утвердить приказом об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Главное предусмотреть в нем обязательные реквизиты, которые перечислены ниже.
- Наименование и реквизиты организации. Запишите в бланке реквизиты компании — ИНН, КПП и другие данные.
- Наименование и номер документа. Укажите, на какое именно транспортное средство оформляете документ. Например, «путевой лист легкового автомобиля». На каждом документе ставьте штамп или печать, если она есть в организации.
- Сведения о сроке действия документа. Сведения включают дату, в течение которой можно использовать документ, если он составлен на один день. Если вы заполняете путевой лист на 1 месяц, укажите на нем первую и последнюю дату месяца, в течение которого будете использовать этот бланк.
- Сведения о собственнике (владельце транспортного средства). Если собственником является организация, то укажите наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Если предприниматель – ФИО, почтовый адрес и номер телефона.
-
Сведения о транспортном средстве. Включают в себя:
- тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства. Если грузовой автомобиль используете с прицепом, полуприцепом – модель этого прицепа или полуприцепа;
- государственный регистрационный знак транспортного средства, прицепа, полуприцепа;
- показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.
- Сведения о водителе. Запишите ФИО водителя, дату и время проведения предрейсового и послерейсового его осмотра.
Обязательная информация путевого листа
Приказом Минтранса №152 отражаются реквизиты, которые обязательны к заполнению, т.е. должны присутствовать на самостоятельно разработанных путевых листах. Так, в листе должны быть отражены такие реквизиты:
Реквизит Отражаемая информация Наименование документа, номер, дата выдачи и срок действия банк – соответствующее ТС номер – по журналу учета
срок – в зависимости от времени, дальности и вида работы
Собственник (владелец) ТС наименование юридический адрес, телефон, а также: Юр.лица – ЕГРЮЛ
ИП – ЕГРИП
Информация о ТС тип, модель, наличие прицепа или полуприцепа госзнак ТС и прицепа
показания одометра
дату и время выезда и въезда
дату и время ТО
Сведения о водителе ФИО дата и время медосмотра
Дополнительные сведения С учетом особенностей и специфики перевозок При условии, что водитель-ИП использует свое ТС, путевой лист подтвердит затраты ГСМ.
Согласно статье 3 Федерального закона N 9196-ФЗ одним из основных принципов обеспечения безопасности дорожного движения является приоритет жизни и здоровья граждан, участвующих в дорожном движении, над экономическими результатами хозяйственной деятельности.
Путевой лист на месяц: как оформить многодневный путевой лист
Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Законодатели предусмотрели, что оформить документ можно на любой срок не более одного месяца. Так что можно выписывать путевой лист на месяц, 10 дней, неделю либо несколько дней. (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).
Выписать путевой лист на месяц можно, если компания направила работника на служебном транспорте в длительную командировку. В остальных случаях путевые листы оформляйте с той с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Образец путевого листа на 2020 год и правила заполнения бланка, в статье.
Оформление путевого листа на месяц
При использовании путевых листов с целью оформления поездок служебного транспорта следует создавать документы на каждый день. Однако законодательством разрешено формировать их и на более продолжительный срок — до 1 месяца. Соответственно, хозяйствующий субъект может выписывать путевки на любой период в пределах одного месяца — день, неделю, десять дней или целый месяц, но не более того.
- номер листа и его наименование. Нумерация путевых листов ведется в хронологическом порядке, начиная с 1 января каждого календарного года. В качестве наименования необходимо указать, на какой именно вид транспортного средства оформляется документ (легковой или грузовой автомобиль, кран, трактор и т.д.);
- период действия путевого листа. Если путевой лист оформляется на период больше одного дня, в том числе и на месяц, то необходимо указать начальную и конечную дату действия документа;
- информация о владельце автомобиля, в том числе если он является юридическим лицом — наименование, адрес, телефон, ОГРН, если ИП — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП;
- информация о транспортном средстве — тип и модель транспортного средства, использование с прицепом или без, государственный номер, показания километража, а также дата и время при выезде и заезде;
- данные водителя — ФИО, сведения о проведенном медосмотре сотрудника.
Письмо Министерства транспорта РФ от 4 апреля 2019 г. № Д3-514-ПГ
Департамент государственной политики в области автомобильного и городского пассажирского транспорта Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Департамент) рассмотрел Ваше обращение от 7 марта 2019 г. № 43967 и в рамках своей компетенции сообщает.
Федеральным законом от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Федеральный закон № 196-ФЗ) установлена обязанность проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств как одно из требований обеспечения безопасности дорожного движения. Согласно пункту 7 статьи 23 Федерального закона № 196-ФЗ обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся в порядке и на условиях, предусмотренных Федеральным законом от 21 ноября 2011 г № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон 323-ФЗ).
Согласно пункту 3 статьи 23 Федерального закона № 196-ФЗ обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб.
В соответствии с пунктом 7 статьи 46 Федерального закона № 323-ФЗ и пунктом 5.2.54 Положения о Министерстве здравоохранения Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. № 608, приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н (зарегистрирован Минюстом России 16 апреля 2015 г., регистрационный № 36866) утвержден Порядок проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров (далее — Порядок проведения медицинских осмотров), в соответствии с которым предсменные, предрейсовые медицинские осмотры проводятся перед началом рабочего дня (смены, рейса) в целях выявления признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения.
В соответствии с Порядком проведения медицинских осмотров по результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр.
Пунктом 2 статьи 20 Федерального закона № 196-ФЗ установлена обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки пассажиров на основании договора перевозки или договора фрахтования (или) грузов на основании договора перевозки (коммерческие перевозки), а также осуществляющих перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров (перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями), организовывать и проводить предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.
В части проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств контролер должен руководствоваться приказом Минтранса России от 8 августа 2018 г. № 296 «Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств» (далее — Порядок).
Пунктом 12 Порядка установлено, что в случае, если при контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в пунктах 10-11 Порядка, в путевом листе ставится отметка «контроль технического состояния транспортного средства пройден» и подпись с указанием фамилии и инициалов контролера, проводившего контроль, даты и времени его проведения. Выпуск транспортного средства на линию без отметки о прохождении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств и подписи контролера не допускается.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — приказ Минтранса России № 152).
В соответствии с приказом Минтранса России № 152 обязательными реквизитами путевого листа являются:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
В соответствии с пунктом 10 приказа Минтранса России № 152 (в редакции приказа Минтранса России от 21.12.2018 № 467) путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
Таким образом, действующая редакция приказа Минтранса России № 152 разграничивает необходимость оформления путевого листа на рабочий день либо время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня.
Ранее, приказом Минтранса России № 152 был установлен срок, на который оформляется путевой лист (на один день или срок, не превышающий одного месяца). В действующей редакции данного приказа срок действия путевого листа не регламентирован.
Одновременно с этим, пунктом 4 приказа Минтранса России № 152 определяется срок действия путевого листа, в течение которого путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
Таким образом, по мнению Департамента, оформление путевого листа заключается в создании нового путевого листа либо в проставлении в уже созданном путевом листе следующих его обязательных реквизитов:
показания одометра транспортного средства при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее — парковка);
дата и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.
Оформление путевого листа посредством проставления в уже созданном путевом листе вышеуказанных обязательных реквизитов возможно при условии сохранения остальных реквизитов путевого листа неизменными.
При этом в соответствии с требованиями приказа Минтранса России № 152 установлено, что:
даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя;
даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя;
даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов;
дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
Пунктом 9 приказа Минтранса России № 152 установлено, что путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
В соответствии с приказом Минтранса России № 152 даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов, дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Вместе с тем путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с парковки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителей, а также предрейсовом или предсменном контроле технического состояния транспортных средств. Обязанность проведения предрейсового медицинского осмотра водителя и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств до его возвращения из рейса на парковку законодательством Российской Федерации не установлена.
Одновременно сообщаем, что на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
Таким образом, приказом Минтранса России № 152 не установлен запрет на оформление одного путевого листа на нескольких водителей.
Однако, по мнению Департамента, в данном случае должна быть обеспечена идентификация отметок медицинского работника, проводившего предрейсовый (послерейсовый) медицинский осмотр, в части их отнесения к каждому водителю транспортного средства. Необходимо учитывать, что в самостоятельно разработанной форме путевого листа должны быть указаны обязательные реквизиты, которые приведены в приказе Минтранса России № 152.
Заместитель директора Департамента
государственной политики в области
автомобильного и городского
пассажирского транспортаВ.В. Луговенко
Для чего нужен путевой лист
В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.
Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка обязательна. А если сотрудник добирается до основного места работы на личной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи не идет.
Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:
- фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
- регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
- определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
- подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
- позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.
Простыми словами, путевой лист заполняют не только чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка используется для порядка в организации: чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.
Форма путевого листа: обязательные реквизиты
Со вступлением в силу закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» использование унифицированных форм первичных документов перестало быть обязательным. Предприятие может разработать и применять собственные образцы, но в них должны отражаться все необходимые данные.
Бланк путевого листа содержит следующую информацию:
- Наименование организации, владеющей транспортным средством.
- Сведения об автомобиле, в том числе отметка о технической исправности.
- Данные водителя, а также отметка о том, что он допущен к управлению автомобилем по состоянию здоровья.
- Показатели работы машины и водителя. Сюда включаются пробег, время в поездке и прочее.
При использовании унифицированной формы нужно заполнять строки для отметок медицинского работника перед рейсом и после него. При оказании транспортных услуг потребуется еще строка для подписи механика, подтверждающая, что машина исправна.
Путевой лист легкового автомобиля – образец и бланк 2021 года
Еще несколько лет назад путевку можно было выписывать на несколько смен и рабочих дней. Теперь делать этого нельзя. Новые правила обязывают организации оформлять лист на каждую рабочую смену. В том случае, если предполагается совершение рейса, длительность которого превышает одну смену, то путевка оформляется именно на рейс. Также бывают ситуации, когда шоферу нужно совершать короткие поездки на протяжении дня. В этом случае документ оформляется вначале смены, соответственно, перед первой поездкой.
Таким образом, в 2021 году путевой лист не может действовать дольше самого рейса. Это правило относится не только к легковым автомобилям, но и ко всем остальным транспортным средствам. Конечно, для многих мелких компаний, в штате которых нет специального сотрудника, ежедневное оформление путевок становится настоящей проблемой. Но поделать с этим ничего нельзя, и оформление должно проводиться каждый день. Хотя в тех ситуациях, когда планируется длительная поездка, занимающая несколько дней, путевка оформляется один раз перед ее началом.
*Приказ Минтранса России от 11 сентября 2021 года номером 368 вводится в действие в 2021 году.
Формы путевых листов не изменились, усложнилось их заполнение. В соответствии с приказом Минтранса № 368 от 11 сентября 2021года «Об утверждении обязательных реквизитов и порядке заполнения путевых листов».
На какой срок оформляется путевой лист
Тут все напрямую зависит от номера формы путевого листа. Так форма № 3 — только на срок не более одного рабочего дня или одной рабочей смены.
Однако более длительный срок может быть оформлен только в случае отправления водителя в командировку. Это обозначено в постановлении № 78. а вот постановление № 152 прописывает оформление путевого листа на срок до месяца.
Отсюда можно сделать вывод, что предприятие не занимающееся перевозками любых форматов имеет право оформлять путевой лист в пределах одного календарного месяца.
Важно! В случае действия период годности путевого листа, транспортное средство эксплуатируется посменно разными водителями — выписывается разные путевые листы на каждого из них.
В КоАП РФ указано, какой полагается штраф за отсутствие путевого листа. Сумма взыскания начинается от 500 рублей. Иногда сотрудник ГИБДД может ограничиться простым взысканием. При этом наказание может последовать не только за отсутствие документа, но и за ошибки в его оформлении.
Законодательством четко определено, какой штраф за отсутствие путевого листа может быть наложен:
- Если ответственность за транспортное средство несет водитель, то ему может быть выписано предписание исправить недочеты либо выпишут штраф в сумме 500 рублей.
- Если же ответственность за автомобиль наложена на должностное лицо фирмы, то наказание за несоблюдение норм законодательства будет намного строже. В этом случае полагается штраф в сумме 20 тыс. рублей.
- Если у водителей машин, принадлежащих юридическому лицу, отсутствует путевой лист, штраф на организацию может достигать 100 тыс. рублей.
Частный предпринимать, который оформил ИП, несет полную ответственность. Даже не являясь юридическим лицом, он может быть наказан по всей строгости закона.
Штраф за отсутствие путевого листа у таксиста
Строгого соблюдения всех законов требуют перевозки пассажиров. Без грамотно заполненного путевого листа предприниматель или его нанятый сотрудник не может выходить на линию. Если же перевозки все же осуществлялись, то сложно потом подтвердить объем выполненной работы. Бумага должна выписываться в начале рабочего дня диспетчером. Далее водитель самостоятельно заполняет документ. Именно на основе таких записей рассчитывается зарплата и сверяется выручка.
Строгих требований к бланку для путевого листа у таксистов нет. Можно использовать собственную разработку или воспользоваться типовой. Главное, чтобы реквизиты соответствовали всем нормам.
Штраф за отсутствие путевого листа у таксиста налагается на ответственное лицо. Поэтому чаще всего сумма составляет 20 тыс. рублей. Диспетчеры не имеют права выпускать на линию автомобили без этого документа. При этом срок путевки никак не регламентируется. Обычно бумага выдается на одну смену. Но документ выписывается на конкретного человека, а не на машину. Это связано с тем, что автомобилем в течение дня могут пользоваться несколько сотрудников, а учет следует вести по каждому водителю.
Основные правила оформления
Путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, который организация использует в своей деятельности. Это в равной степени относится как к собственному транспорту компании, так и к арендованным автомобилям.
Кроме того, путевой лист оформляется и в том случае, если работник использует собственный автомобиль в служебных целях. Для получения компенсации за использование собственного автотранспорта сотрудник кроме прочих документов должен представлять в бухгалтерию и путевые листы. Об этом говорится в письме МНС России от 02.07.04 № 04-2-06/419.
Обычно путевой лист выдаётся только на один день или смену. После окончания рабочего дня оформленный должным образом путевой лист сдаётся в бухгалтерию организации. Бухгалтер должен подшить его в специальную папку и хранить не менее пяти лет.
Выписывать путевой лист на неделю или на месяц не рекомендуется. Исключением является случай, когда водитель направляется в командировку, длительность которой превышает одни сутки (смену). Однако существуют прецеденты, когда судьи вставали на сторону организаций, которые составляли путевые листы один раз в месяц. В качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.04.04 по делу № А56–22408/03. Правда, в этом решении судьи отметили, что составление путевого листа не за день или за смену, а за более длительный промежуток времени возможно в том случае, если путевой лист не является основанием для расчёта заработной платы водителям, а предназначен в первую очередь для учёта операций, связанных с перевозками, и оформления операций с третьими лицами.
Главное финансовое ведомство теперь также придерживается той точки зрения, что путевой лист “может выписываться с такой регулярностью, чтобы на его основании возможно было судить об обоснованности произведённого расхода”. Иначе говоря, чиновники считают, что не будет считаться нарушением, если организация сможет организовать учёт отработанного водителем времени и израсходованного горючего по путевым листам, оформленным не на каждый день, а на более длительный срок (письмо Минфина России от 16.03.06 № 03-03-04/ 2/77).
Для тех, кто оформляет путевые листы по унифицированной форме, напомним, что в ней не должно быть незаполненных реквизитов. Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководитель организации, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в заполнении этого документа. Если путевой лист будет составлен с нарушениями, то включить затраты на приобретение горючего в состав расходов в целях налогообложения прибыли нельзя.
Периодичность составления путевых листов
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (Порядок и Приказ N 152). Приказ применяется в том числе юридическими лицами и ИП, эксплуатирующими легковые автомобили.
Положения о сроке действия путевого листа приведены в п. 10 Приказа N 152. До 01.03.2019 редакция данной нормы выглядела следующим образом: «Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца».
Приказом Минтранса России от 21.12.2018 N 467 (далее — Приказ N 467) в Приказ N 152 были внесены изменения, вступившие в силу с 01.03.2019. В частности, исключено ограничение срока, на который оформляется путевой лист. По новым правилам путевой лист должен быть составлен:-
до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены или рабочего дня, или
-
до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
При этом касаемо возможности составления путевого листа в целом на месяц при условии выполнения рейсов каждый день мнения контролирующих органов и судов всегда носили противоречивый характер.
С одной стороны, существовала позиция, что путевой лист выдается только на один день или смену. Например, в письме от 28.09.2018 N 03-01/21740-ИС Минтранс России указал, что путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с места его постоянной стоянки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства. Следовательно, путевой лист может выдаваться на срок более одного дня и вплоть до месяца только в тех случаях, когда водитель направляется в длительные рейсы, не предполагающие его ежедневного возвращения к месту постоянной стоянки. Смотрите также письмо Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, постановления АС Волго-Вятского округа от 27.11.2017 N Ф01-5193/17, АС Поволжского округа от 02.12.2016 N Ф06-15152/16.
С другой стороны, высказывалась позиция, что путевой лист нетранспортной компании может быть оформлен на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (смотрите, например, письмо Минфина РФ от 30.11.2012 N 03-03-07/51). Путевые листы составляются с такой частотой, чтобы по ним можно было судить об обоснованности расходов. Если оформление путевого листа на неделю (месяц, квартал) позволяет организовать учет времени работы транспорта и водителя, расхода ГСМ, то составленный с такой периодичностью путевой лист может подтверждать расходы при налогообложении прибыли. Смотрите по этому поводу письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, постановления АС Северо-Западного округа от 19.05.2017 N Ф07-2695/17, ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2013 N Ф04-3922/13, ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 N А56-10236/2007, ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 по делу N А38-4082/2008-17-282.
Сроки оформления путевых листов
С 1 марта 2019 г. Минтранс РФ внес поправки (приказ от 21.12.2018 № 467), согласно которым путевой лист уже нельзя выписывать больше, чем на месяц. Их теперь нужно делать перед каждым рейсом, если он продлится дольше рабочего дня или смены. Однако все еще разрешается оформлять один путевой лист, если в рамках одной рабочей смены водитель успевает выполнить несколько рейсов.
Оформлять путевые листы продолжительностью более одного дня можно только тогда, когда водителя отправляют в многодневный рейс. Такой рейс может продлиться даже дольше месяца.
Как было: ранее путевые листы разрешали оформлять на любой срок в рамках месяца. Хотя и раньше Минтранс РФ рекомендовал выписывать их на каждый рейс.
Похожие записи: